MÓDULO DE AUSENCIAS Y / O PERMISOS ________________________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""*****""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Permite controlar el proceso de ausentismo que se presenta por los trabajadores de la empresa; ya sea remunerado o no. 1. CONFIGURACIÓN. * Clases de ausencias. * Definición de envíos. * Registro de envíos. * Instalación de archivos. 2. TRANSACCIONES. * Registro de ausencias. * Permisos colectivos. * Generación a nomina. 3. INFORMES. * Informes de ausencias. EJEMPLO: La empresa XYZ crea una nueva clase de ausencia por motivo de suspensión con el código 01. Dicha ausencia esta ligado al concepto 043. no pagada que resta al contrato. El horario de la ausencia es el diurno. Pierde el dominical y resta al salario básico. Ejemplo: insertar la clase de ausencia de suspensión así: Ausencia: digitar el código 01 Descripción: suspensión Concepto: escoger el concepto 043 Forma pago: No pagada Resta al contrato: seleccionar que si Horario: Diurno: Pierde dominical: seleccionar que si con mas de 8 horas Resta del básico: seleccionar que si con mas de 1 horas INGRESAR POR TRANSACCIONES REGISTRO DE AUSENCIAS Empleado: seleccionar el empleado Arango Hernández Juan o (el empleado que exista en la nomina ) Ausencia: seleccionar la ausencia 01 Fecha inicio: 7.01.2002 Fecha final: 7.01.2002 Horas:8 horas Área:0002(o seleccione el área en que pertenece su empleado) Departamento:: 006 Generación a nomina Nomina: : seleccionar la nomina Qc ip(o en la que han venido trabajando en le cual esa persona exista) Periodo:2002.01.1 Envío: Ap Dar clic en generación a nomina Entrar en los computadores que es el modulo de liquidación y liquidar a la persona que tiene la a ausencia y permiso • Permisos colectivos : Para hacer este ejercicio debe de existir mas de una persona en la nomina Tipo de permiso: Seleccionar el 01. Fecha de salida:.7.01.2002 # de :8 Horas Indicar Forma de clasificación : por nomina Prioridad:1 Desde: qc ip Hasta: qc ip dar clic en aceptar , dar clic en continuar Seleccionar el dispositivo por pantalla Entrar en los computadores que es el modulo de liquidación y liquidar a las persona que tiene la a ausencia y permiso ______________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" CLASES DE AUSENCIA """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Procedimiento - Co2:BrwAPT Ruta: Sistema de Clases de Ausencia/Registro/Clases de Ausencias. Esta ventana permite el ingreso de todas las ausencias existentes, y que son manejadas por la empresa para ser identificadas en el momento de que algún empleado presente faltas en uno o mas días de trabajo. Ejemplo de Ausencia: * Por Licencia no Remunerada. * Falta sin Justificar. Las Ausencias son indicadas en el sistema por: - Código de Ausencia. - Descripción de Ausencia. - Forma de pago; entre otros. Para observar el registro de Clases de Ausencia, ver el procedimiento: Co2:FrmAPT Realizó Diana Del Río Semana del 21 al 25 de Julio ______________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" DEFINICIÓN DE ENVIOS """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Procedimiento - Tlgen: EnvioModulo Ruta: nombre de módulo/Registro/Definición de Envíos. Este proceso sirve para asignarle a cada módulo de la nómina un identificador que le permite a esta determinar cómo y qué módulo generó o registró a las novedades de nómina. Esta opción se encuentra en todos los módulos de la nómina por Configuración | Definición de Envíos. Teniendo en cuenta que existen dos clases de Envíos: Los que pertenecen a un módulo y los manuales. 1. Los que pertenecen a Módulo : Cada módulo tiene su identificador de envío o lotes, que se definen por Configuración, Tablas de Referencia y éste debe decir que SI pertenece a módulo y además si tiene alguna política o proceso es porque tiene alguna función especial. Estos Envíos se pueden extraer en el caso tal de que se necesiten generar nuevas novedades que no fueron tenidas en cuenta en el momento oportuno. Para extraer un envío, cada módulo posee una opción o botón que indica dicho proceso y tenga encuentra la siguiente advertencia: ¡ADVERTENCIA! Este envío al ser extraído borra el archivo NVN, entonces se tendrían que generar nuevamente el envío del módulo. 2. Los envíos Manuales: Los que se utilizan para grabar novedades y que son creados por el usuario. Tiene la característica de no pertenecer a ningún módulo. Estos Envíos NO se pueden extraer, ya que no hay forma de recuperarlos. En caso de realizar dicha extracción debe ingresar nuevamente todos los datos de la Novedad, para que éste quede completo. Para observar el registro de Definición de Envíos, ver el procedimiento: Nom: FrmENV MODIFICÓ DIANA DEL RIO SEMANA DEL 21 AL 25 DE JULIO. 22/09/03 Pedro Chadid 07/07/04 ______________________________________________________ """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" REGISTRO DE ENVIOS """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Procedimiento - Nom: BrwENV Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Definición de Envíos. - Sistema de Ausencias/Registro/Registro de Envíos. Por esta opción se definen todos y cada uno de los identificadores de los Envíos de los Módulos del sistema. Los envíos se utilizan en cada uno de los módulos para identificar que módulo genera las Novedades de Nómina, esto con el fin de agilizar en el cabo de un mal envío en que módulo se debe hacer la corrección. ¿CÓMO CREAR NUEVOS ENVÍOS DE NOVEDADES DE NÓMINA CUANDO ESTOS SE AGOTAN? Esto indica que se copó el archivo que contiene el envío de las novedades de Nómina. Se debe hacer lo siguiente: 1. Cambiar el valor del envío, así: Se debe ir al Módulo de Procesos Auxiliares Escoger la opción: Consecutivos de Nómina En el envío tnnv cambiar el número actual por CEROS. 2. Crear un nuevo envío, así: Se debe ir al Módulo de Procesos Auxiliares Escoger la opción: Consecutivos de Nómina Oprimir el botón , y agregue en la pantalla Registro de Consecutivos de Nómina los siguientes datos: Módulo: Anotar el nombre del módulo que se encargará de llevar los envíos de Nómina. Consecutivo: Anotar el número donde se inicia el nuevo envío, o dejarlo en cero como lo trae la pantalla. Para observar el registro de Envíos, ver el procedimiento: Nom:FrmENV Modificado por Pedro Chadid 220604 ______________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" AUSENCIAS POR EMPLEADO """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Procedimiento - Tnap:BrwAPE Ruta: Sistema de Ausencias/Transacción/Registro de Ausencias. Esta ventana permite el ingreso al sistema de los empleados que han tenido ausencias laborales. Después de haber realizado el debido registro, se pueden apreciar en la pantalla datos como: * Consecutivo de Ausencias. * Tipo de Ausencia que adquirió el empleado. Ejemplo: FS Falta sin Justificar. * Lapso de tiempo en el cual estuvo ausente el empleado. * Departamento laboral al cual pertenece dicho empleado. Ejemplo: Producción. Nota: Todos los empleados con permisos colectivos van a ser enviados a esta pantalla. Para observar el registro de Ausencias, ver el procedimiento: Tnap:FrmAPE MODIFICÓ DIANA DEL RIO SEMANA DEL 21 AL 25 DE JULIO. ______________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" REGISTRO DE AUSENCIAS POR EMPLEADO """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Procedimiento - Tnap:FrmAPE Ruta: Sistema de Ausencias/Transacción/Registro de Ausencias/Insertar. Por esta opción se genera el registro de los empleados que en algún momento han presentado Ausencia de trabajo. Empleado: Seleccionar la persona que presentó la Ausencia de trabajo, y que va a hacer registrada en el sistema. Ausencia: Seleccionar el tipo de Ausencia que justifica al empleado. Ejemplo: * Remunerado Cita Médica. - Indicar el lapso de tiempo en el que el empleado estuvo ausente de su trabajo. Horas: Denotar el tiempo en horas en el que el empleado estuvo ausente. Área: Seleccionar el Área o Sección de la empresa en la que se desempeña el empleado. Ejemplo: * Área de Mercadeo. Departamento: Seleccionar a que Departamento pertenece su área de trabajo. Ejemplo: * General Asociados. MODIFICÓ DIANA DEL RIO SEMANA DEL 21 AL 25 DE JULIO. ______________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" PERMISOS COLECTIVOS """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Procedimiento - Mlap:WinColectivas Ruta: Sistema de Ausencias/Transacciones/Permisos Colectivos. Esta ventana permite seleccionar e indicar la clasificación de permisos colectivos ó individuales que se presentan en la empresa. Para realizar el proceso de permisos de empleados se debe generar las siguientes operaciones: 1. Tipo de permiso: Seleccionar el tipo de permiso que el empleado o el grupo de empleados requieren. Ejemplo: Licencia no Remunerada. En las empresas sindicalistas o donde hay sindicatos se pueden dar permisos de días, donde el empleador decide sin es o no remunerado. Ejemplo: Para asistir a algún congreso. 2. Fecha de Salida: Denotar la fecha exacta del permiso de la salida, e indicar e indicar el número de horas o de días permitidos, según el caso. 3. Indicar Forma de Clasificación. Como se había dicho antes, para aprobar o generar los permisos colectivos, se debe indicar la clasificación para la cual va a hacer generada dicho permiso. Estas formas son: * Área * Centro de Costo * Departamento * Grupo * Nómina * Oficio * Relación Laboral * Relación Sindical * Subgrupo * Tipo de contrato * Ubicación * Empleado En el momento de seleccionar una de las formas de clasificación para iniciar el proceso, el sistema llama la pantalla que pertenece a la selección elegida. Ejemplo: Se va a generar un permiso por áreas de la empresa para asistir a una capacitación del régimen laboral; en el momento de seleccionar la clasificación por área; indico cual área de la empresa asistirá a dicha capacitación. Ejemplo: Administrativa. Después de haber hecho las operaciones puede continuar con el proceso. Para ver el proceso de Empleados con Permisos Colectivos, ver el procedimiento: Mlap:WinSlcEmp Nota. Los permisos pueden o no ser remunerados, según lo decida el empleador. REALIZÓ DIANA DEL RIO SEMANA DEL 21 AL 25 DE JULIO ______________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" GENERACIÓN A NOMINA """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Procedimiento - Tlgen:WinNovedades Ruta: nombre del módulo/Transacciones/Generación a Nómina. Esta ventana permite enviar los movimientos realizados en el período a la nómina. Nómina: Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina a la que se le generará dichas novedades. Período: Seleccionar el período de nómina en el cual se liquidarán. Envío: Es un identificador que le permite a la nómina determinar cómo y qué módulo generó o registró novedades de nómina. Este debe estar asociado a cada módulo. Toma el NVN en exclusiva?: Si se marca esta opción indica que ningún otro usuario que esté trabajando en la nómina puede acceder a dicho archivo. Luego oprima el botón seleccione donde va a listar la información generada en "Seleccionar Destino del Informe" y espere que la barra de procesos termine el proceso con éxito para que aparezcan los botones de rectificación: Consulta de novedades generadas : En esta pantalla se muestran el listado de los empleados a los que se les genero novedades que han sido enviadas a la nómina. Informes de novedades generadas : En esta opción se pueden listar todas las novedades generadas que fueron enviadas a la nómina en la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" Exportación remota : Con esta opción se puede generar las novedades a un disquete para ser importadas en otro equipo. Extracción de novedades : Con esta opción se puede devolver el proceso de generación de las novedades, ésta generalmente es utilizada cuando se desea devolver las ya generadas, adicionar más novedades y volverlas a enviar a nómina Para el caso del módulo de préstamos debe seleccionar las Novedades de Préstamos a Generar : Completas : Genera todos los préstamos ingresados al módulo con sus cuotas. Sólo Compromisos : Genera a la nómina las cuotas o los compromisos de los préstamos. Nota: En el módulo de reemplazos transitorios se utiliza cuando se realiza un reemplazo de un cargo superior al que se esta desempeñando en la actualidad y el pago correspondiente al empleado debe ser el valor respectivo del cargo que reemplazando. ¿CÓMO VISUALIZO LA GENERACIÓN DE INCAPACIDADES? Se crea una variable de usuario por : Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario y allí oprima el botón Nombre de la Variable: INC:DEBUG. Descripción: Visualizar Incapacidades Tipo: Numérica Dato: '0' - No visualiza; '1' - Visualiza Con esta variable se visualiza como el sistema ha calculado una incapacidad. MODIFICÓ DIANA DEL RIO SEMANA DEL 21 AL 25 DE JULIO. 170903 Pedro Chadid 07/07/04 ______________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" INFORMES DE AUSENCIAS """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Procedimiento - Tnap:WinRPT Ruta: Sistema de Ausencias/Informes/Informes de Ausencias. Por esta opción, se generan los informes correspondientes al Módulo de Ausencias y/o Permisos, los cuales se realizan por tipos de Ausencias. Completando la siguiente información: Clase de Ausencia: Seleccionar el tipo de Ausencia y/o permiso al cual quiero referir el informe. Informe por: Los informes de Ausencias se generan por departamento o por Area, seleccionar según sea el caso. < Desde > < Hasta > Seleccionar el rango de Departamentos o de Áreas que quiero tomar para el informe. Fecha: Seleccionar desde y hasta que fecha quiere que el sistema busque los datos para generar el informe. Después de diligenciados los campos, puede continuar con el informe. MODIFICADO POR DIANA DEL RIO SEMANA DEL 21 AL 25 DE JULIO. ______________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" SELECCIÓN DE CAMPOS PARA AUSENTISMO """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" Procedimiento - Tnap:WinClaAp Ruta: Sistema de Ausencias/Informes/Clasificados. Por esta opción el sistema permite generar informes por modo de clasificación, el informe se genera según el grupo clasificado; y el sistema tomará todos los tipo de Ausencias que se hallan generado en el periodo que se indicó. Salto de Página por Rompimiento: Seleccionar la opción si se requiere que le informe clasifique los grupos por páginas. Ejemplo: Indico que el informe se genere para todas las Áreas de la empresa, pero necesito que me haga una clasificación de áreas por páginas es decir, en el momento de terminar los registros del Área Administrativa, salte a otra página para comenzar los registros del Área Financiera. Fecha: Seleccionar desde y hasta que fecha, se quiere que el sistema rastree los registros para generar el informe. Formas de Clasificación. * Área * Centro de Costo * Departamento * Grupo * Nómina * Oficio * Relación Laboral * Relación Sindical * Subgrupo * Tipo de contrato * Ubicación * Empleado Después de haber asignado la clasificación, puede continuar con el informe. REALIZÓ DIANA DEL RIO SEMANA DEL 21 AL 25 DE JULIO.