REGISTRO DE EMPLEADOS.DOC Campos Relevantes Datos de la Empresa - Subsidio En esta pantalla se asocia la Caja de Compensación Familiar al Empleado Nivel Este campo se habilita se puede utilizar si necesito que un concepto me lo pague a unos trabajadores y a otros no, por Ej: Tengo una empresa donde a determinados pensionados no se les descuenta seguridad Social, como existe la condición de a unos si y a otros no; entonces en el Registro de empleados en el campo nivel creo un nivel y lo relaciono a las persona a las que no les voy a descontar salud. En el concepto creo una variable de Origen con dato N que tenga el argumento NV (NIVEL), En las nóminas este campo no esta habilitado, entonces debo ir a Administración - Estructura Administrativa- Insertar( El sistema por defecto me trae referencia centro de costos debo expandir la flecha y buscar el campo que quiero habilitar) Relación Laboral y Relación Sindical De este campo leen conceptos que tienen restricción en el pago, como por Ej. el subsidio de transporte, que se le paga a los de Ley 50 y a los de Salario Integral no, si el sistema me paga o descuenta un concepto mal una de las posibles causas puede ser: Dentro de la parametrización del concepto existe la variable N_Pag Dato S y el la relación y el Argumento están ligados a la relación laboral si este dato esta mal asignado en el registro de empleados el sistema me liquida mal el concepto. Jornada Si tengo empleados que laboren medio tiempo la jornada debe ser parcial y el numero de horas por jornada si es quincenal el 60 y si es mensual es 120, de este campo leen la política de calculo de horas extras si el sistema me paga este concepto en un trabajador medio tiempo uno de los campos a revisar es este Procedimiento En este campo se asigna al trabajador el procedimiento al que pertenece y el % de retención si es procedimiento 2 . Si el valor de retención no coincide un campo a revisar es este. Estado En el momento de liquidar definitivamente a un trabajador el sistema de actualiza estos campos. Este campo se puede actualizar por el registro de Empleados o por Módulos de nómina/Proceso Auxiliares/Moderación primera liquidación. Es global si es la primera liquidación que hago después de migrar empleados y corro el primer paralelo y me esta pagando días desde la fecha de ingreso. Variables del trabajador En los campos de disminución de vivienda y educación se registran los valores de deducción; si la nómina es quincenal o mensual el valor que se debe registrar siempre es el del mes completo. Novedades Si requiero inactivar a un trabajador sin hacer la liquidación definitiva y requiero que la autoliquidación me asuma el retiro, ingreso por la opción Novedades selecciono el periodo de Autoliquidación que debo afectar y retiro al empleado, el sistema me trae los campos de retiro y fecha de retiro. Este campo no debe ser manipulado de manera desordenada, es decir si retiro a un empleado por esta opción no debo reingresarlo y retirarlo de manera indiscriminada, porque el sistema me guarda la novedad para seguridad y en el momento de correr Autoliquidación se me pueden presentar errores en los días de liquidación y en las bases. Datos complementarios múltiples retiros o por registro de seguridad social novedades. Estado Si esta en R el trabajador se encuentra inactivo, para la liquidación de nomina Primera Liquidación La Primera Liquidación si esta en 1 me liquida los periodos completos si es quincenal o mensual y proporcionales a las fechas de ingreso. Si esta en blanco el sistema me liquida desde la fecha de ingreso del trabajador, lo que quiere decir que si debo pagar el salario de un trabajador que ingreso el mes anterior al que estoy liquidando el trabajador debe estar en Estado en blanco. Datos Complementarios Historia Salarial En las nóminas que manejan flexible el tipo de salario es Flexible, se debe diligenciar el campo del % de desalarización y el plus y llamar la agrupación matriculada en la plantilla de beneficios En las nóminas de salario normal se selecciona el tipo de nómina normal, cuando se carga el dato del salario primero se diligencia el campo del salario por periodo y el sistema automáticamente carga el valor por hora. Si hay un cambio de salario este se debe hacer insertando el nuevo salario, no cambiando el actual, porque de lo contrario el sistema no guardara el histórico de salario. Si la nomina paga en dólares, el valor que se registra en esta plantilla es en dólares y se activa la opción de otra moneda en el campo moneda se selecciona dólar y la política es la LQH01. Seguridad Social En esta pantalla se deben registrar las entidades de Salud, Pensión, y ARP a las que el trabajador se encuentran afiliado. Traslado entre entidades: Esta novedad debe ser registrada posteriormente a el pago de la prenomina. Procedimiento: Selecciono el periodo de Autoliquidación en que debo registrar la novedad, oprimo e el botón de traslado - Selecciono la fecha a partir de la cual se va a efectuar el traslado. El sistema inmediatamente cabía el registro a la entidad a la que se hace el traslado ej: Se hace el traslado de Famisanar a Coomeva el sistema cambia el registro a Coomeva; es por esta razón que las novedades de traslado e deben hacer después de haber pagado la nómina porque de lo contrario el sistema en la prenomina hace el descuento por cometa y no por Famisanar. Si estoy ingresando a un empleado el registro de Seguridad Social debo matricular la entidad no insertar el dato, porque de lo contrario la autoliquidación no me sume el ingreso. Para que en la Autoliquidación me liquide el valor de la UPC Debo ingresar a Registro de Empleados- Datos Complementarios - Seguridad - En el registro de la EPS en el campo de Upc registro el mismo valor que esta matriculado en la Asociación y es el valor que mensualmente aporta el trabajador a la EPS ¿COMO DESACTIVAR TEMPORALMENTE A UN EMPLEDO DE LA NOMINA? 1. Marque el empleado que desea retirar temporalmente, luego oprima el botón: Cambiar; Otra opción seria Marcar el empleado y oprimir el botón: Datos complementarios y busque allí datos del empleado, cualquiera de estas dos opciones lo llevara a la pantalla Registro del empleado. Luego oprima el botón datos del pago. En esta pantalla encontrara en la parte inferior derecha el Estado del empleado dentro de la nomina. Para activarlo temporalmente de la nomina Oprima los Botones CTR+F10 y en la pantalla posterior oprima YES; Ubíquese en el recuadro Estado y digite "R", Para indicar que el empleado esta retirado temporalmente de la nomina. Luego se hace el proceso normal de retiro de empleados por la opción de Novedades el empleado marcado. Para ingresarlo nuevamente a la nomina, siga el proceso anterior y en la opción Estado, dejar el recuadro en blanco. ¿COMO SE RETIRA UN EMPLEADO DE LA NOMINA QUE ESTA MAL MATRICULADO? Este caso solo debe ser utilizado con un empleado que no se le ha realizado ningún proceso de nomina, en caso de ser registrado y no haberlo ingresado realmente a su empresa. Para efectuar dicha operación realice los siguientes pasos: Ingrese por el modulo de Procesos Auxiliares/Depuraciones/De Empleados Seleccione el numero de identificación con el que quedo registrado en la nomina Luego oprima el botón: Depurar Al realizar esta operación, el empleado queda borrado de la base de datos y no hay forma de recuperar ninguno de ellos. Creo un consecutivo para el Ahorro, describo el Ahorro, lo asocio con el concepto por el cual se va a hacer el descuento por nomina, si la Compañía desembolsa el monto del Ahorro por la nomina, debe existir un concepto parametrizado para que cumpla con este fin, así como el concepto de intereses. MÓDULOS: Registro de Empleados