a) ¿CÓMO OPERA EL SISTEMA DE NÓMINA MIDAS? DOCUMENTO: OPERNOM1.DOC En esta sección se explican de una forma muy general cada uno de los pasos necesarios que se deben realizar para liquidar (pagar) cada una de las distintas nóminas. Estos pasos son en su orden los siguientes: 1. Realizar todas las novedades (modificaciones) de los archivos maestros y/o tablas de referencia, por ejemplo: - Ingresos, modificaciones y retiros al maestro de personal - Creación y modificación de conceptos. Modificación de tablas de impuestos y antigüedad. - Cambios salariales Y en general todas aquellas modificaciones que de una u otra forma afecten el producto final de la liquidación. Todos estos cambios se realizan por la opción de configuración del menú principal. 2. De cada uno de los módulos realizar las siguientes acciones: ? Ingresar las novedades correspondientes. ? Generación a nómina. Por ejemplo: a. Del módulo de Préstamos: Aprobar, ingresar y modificar los préstamos correspondientes al período a liquidar, esta opción lo que hace es pasar a las novedades de nómina las cuotas de los préstamos vigentes. b. Del módulo de Vacaciones: Realizar los cambios a la programación de vacaciones y confirmar la salida a vacaciones del personal. c. Del módulo de Horas Extras: Ingresar las novedades de horas extras. d. Del módulo de Prestaciones Sociales: Se liquidan las cesantías del personal y/o primas por fuera de nómina, para ello de debemos indicar la fecha de liquidación. En resumen se deben realizar las acciones correspondientes en cada uno de los módulos y ejecutar la opción de generación de novedades de nómina. La generación se debe realizar independientemente de que hayan o no ingresado novedades. 3. Terminado lo concerniente a los módulos de deben continuar con las novedades de nómina. Por medio de este proceso se ingresan al sistema novedades que no hayan sido tenidas en cuenta por los módulos. Por ejemplo: Novedades enviadas por entidades externas como cooperativas u asociaciones. Sin embargo, también se pueden modificar las novedades generales por los módulos o grabadas con anterioridad. Para hacer el ingreso de estas novedades se cuenta con dos opciones; la primera de ellas es en una forma individual y la segunda forma global, valiéndose de los criterios allí establecidos. 4. El módulo de novedades pendientes, es posible que no se hayan descontado algunos conceptos, por exceder el tope mínimo de descuentos establecidos en el sistema, aparecen las novedades pendientes las cuales deben ser incluidas dentro de las novedades normales de nómina. Por lo tanto es necesario entonces realizar el proceso de inclusión de estas g normales de nómina. En este proceso de novedades pendientes puede también ser utilizado para que se descuenten cuotas adicionales de algunos conceptos. Recordemos que como regla general si un concepto (que sea de generación automática) es reportado dentro de las novedades normales del sistema solo toma lo reportado e ignora los cálculos automáticos que se deben realizar. Así, solo es posible adicionar cuotas extras a conceptos automáticos grabándolas dentro de las novedades pendientes. 5. Antes de realizar los procesos de validación es conveniente haber realizado todos los pasos anteriores, sin embargo, es posible seguir validando las novedades de nómina periódicamente. La validación se puede realizar de dos formas; por totales de control o una auditoria general: a. Por totales de control: Para realizar esta validación es necesario haber grabado en paquetes o envios. Puesto que cada paquete o envío debe tener unos totales de control entonces estos se graban en el sistema para cada envio en particular. La validación lo único que se hace es revisar que los totales grabados en el envio correspondan a la suma de las novedades grabadas. Si estos valores no concuerdan, el sistema solamente le indica pero no realiza ninguna acción al respecto. Así, esta validación puede ser o no realizada de acuerdo a su conveniencia. b. Auditoria General: Este proceso permite realizar una validación general de las novedades de nóminas, validación que consiste básicamente en detectar no activos o no existentes en detectar: empleados no activos o no existentes, conceptos que no existen, novedades que no corresponden al período, novedades que no correspondan al proceso. Como se puede observar estos procesos de validación o auditoría son completamente opcionales, y el hecho de que no se realicen no entorpecen el proceso de liquidación. 6. Liquidación: Por medio de esta opción se realizan los procesos finales de la nómina, los cuales son en su orden: a. Liquidación b. Impresión de plantillas de pago c. Impresión de Cheques d. Cierre de nómina