MÓDULO DE NOVEDADES DE NÓMINA.DOC Permite grabar novedades de forma manual, en un periodo determinado (dependiendo de la periodicidad de su nómina, puede ser mes, quincena etc.); se pueden grabar de forma individual o colectiva. A. TRANSACCIÒN: En este apartado se efectúan las siguientes operaciones. 1. GRABACIÓN DE NOVEDADES a. Nómina: Con el Botón de búsqueda seleccione el tipo de nómina a procesar. b. Período de Proceso: Con el Botón de búsqueda escoja en los Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina y seleccione el período. c. Envío: Seleccione el envío a procesar con el Botón de búsqueda en la pantalla Consulta de Envíos Manuales Entonces se activan 4 botones para igual número de opciones: - Individual Presionando este botón se activa la ventana de Grabación de novedades. En esta seleccione el empleado y en la parte de abajo presione insertar. Llene las siguientes celdas: - Concepto, horas o valor (dependiendo del tipo de concepto), el centro de costo el sistema lo trate por defecto de acuerdo al cc al que pertenezca empleado, escoja la fecha de liquidación y presione aceptar y la novedad aparecerá de forma automática inscrita en la parte de debajo de la ventana. - Global Según criterios: Se abre la ventana Novedades según criterios: Escoja el concepto y presione generar. Luego llene los siguientes campos, Según el caso: - Si es x Días del Básico, un Valor o Factor, y los condicionamientos según el caso escoja: Turno, Departamento, Agrupación empleados, Relación laboral, tipo de contrato, Relación sindical, marque si debe tener en cuenta el concepto de la asociación y la asociación. Presione aceptar. - General: Escojo al empleado y el concepto y el valor, cantidad u horas (de acuerdo al tipo de concepto) y presiono Insertar y aparece ingresado de forma automática. - Corrección: Me permite cambiar los valores de una novedad ya generada. Me paro sobre el empleado y al parecer las novedades, me paro sobre la indicada y presiono cambiar. Corrijo y presiono aceptar. 2. EXTRACCIÓN DE NOVEDADES POR ENVÍOS Esta opción es utilizada para extraer de un período las novedades gravadas en este módulo. Tenga en cuenta la siguiente advertencia: "Verifique que otro usuario no esté Grabando Novedades" Llene los campos: a. Nómina: Seleccione de la pantalla Consulta Nóminas el código del tipo y de la clase de nómina a definir para el envío. b. Período: Seleccione de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina el año, mes y período a definir para el envío. c. Envío: Es el código del envío ya generado y el cual se traerá a la Nómina, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Envíos de Módulos. Escoja el que corresponda al módulo de novedades. d. Luego oprima el botón para que el sistema realice las operaciones pertinentes. 3. CONVERTIR MOVIMIENTO LIQUIDADO EN NOVEDADES Este proceso convierte el movimiento liquidado (de un/unos periodo/dos determinado/os) en novedades. Para diligenciar el usuario debe llenar los capos que considere necesarios de acuerdo a sus necesidades particulares. a. Escoger la/las Nómina/as y el/los Periodo/os. b. Escoger el envío (de acuerdo al módulo) c. Por cambio de tasa activa otras opciones sobre moneda y fecha para una tasa especifica. d. Genera novedades netas: Activa una celda Concepto del neto. e. Sólo conceptos de la agrupación: activa la celda agrupación. f. Según la necesidad marque estas celdas: Manejo de conceptos equivalentes, trasfiere horas (tenga en cuenta las horas) , Novedades adicionales( Marque para que las novedades pasen como adicional y el sistema calcule las novedades normales) g. Redondeo: tiene un menú con estas opciones: No, 1, 10, 100 y 1000. h. Para terminar presione aceptar. 4. MANEJO REMOTO DE NOVEDADES Esta opción es utilizada para exportar o importar todas las novedades desde o hasta el módulo de novedades desde o hasta un medio magnético (archivo plano). A. EXPORTACIÓN REMOTA: Nota: Verifique que otro usuario no esté Grabando Novedades. Complete estas opciones: a. Nómina : Selecciónela de la pantalla Consulta Nóminas. b. Período : Es el año, mes y período a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina. c. Envío : Es el código el envío de nómina que contiene las novedades, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Envíos de Módulos . d. Exportar a : Ruta y el nombre del archivo en el que se grabaran las novedades del módulo. e. Borrar anterior? : Indicar en caso de ser afirmativo, esto quiere decir, que se desea guardar en la misma ruta y con el mismo nombre el archivo de novedades de este módulo. f. Luego oprima el botón para que el sistema realice las operaciones pertinentes para la exportación de dicho archivo. B. IMPORTACIÓN REMOTA Esta opción es utilizada para traer o grabar en la nómina todas las novedades generadas en otra terminal de trabajo de Midasoft. Tenga en cuenta la siguiente advertencia y complete la información: Nota: Verifique que otro usuario no esté Grabando Novedades. Nómina: Selecciónela de la pantalla Consulta Nóminas. Período : Es el año, mes y período a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina. Seleccionar Envío a Importar? : Esta opción se marca cuando las novedades a grabar desean queden identificadas con un marcador de novedades específico. Envío : Es el código del envío del que se grabaron las novedades, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Envíos de Módulos. Importar a : La ruta y el nombre del archivo que contiene las novedades a importar. Al Envío : Es el código del envío en el cual se grabarán las novedades importadas, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Envíos de Módulos. Luego oprima el botón para que el sistema realice las operaciones pertinentes para la exportación de dicho archivo. B. CONSULTAR NOVEDADES Nómina: Escoja la Nómina con el botón de búsqueda. Período de Proceso: Seleccione el período a procesar Con el Botón de búsqueda que llama la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina. CONSULTAR : presione este botón una vez haya hecho la selección anterior. En esta ventana aparecen las novedades que hayan sido grabadas para este periodo especifico. C. INFORMES 1. INFORMES DE NOVEDADES Por esta opción se generan todos los informes pertinentes a las Novedades de Nómina. a. Nómina: Digitar el número de la nómina a generar o selecciónelo con el Botón de búsqueda. b. Período de Proceso: Escójalo con el Botón de búsqueda que llama la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina y seleccione el período a procesar. c. Tipo de Informe: Seleccione la opción de acuerdo al tipo de informe que desee obtener. Este menú tiene 10 opciones. Marque una de las siguientes: Empleado, Concepto, Envío, Departamento, Área, Centro Costo, Oficio, Ubicación, Grupo, Subgrupo. Desde y Hasta: De acuerdo al tipo de informe escoja DESDE HASTA (para filtrar dentro de las opciones) Ya sea empleados, Áreas, oficios etc. 2. DISTRIBUCIÓN DE HORAS 1-.Por medio de este proceso se pueden imprimir distintos tipos de Informes, tanto de periodos cerrados como en proceso. 2-.Se pueden obtener información de mas de un periodo, seleccionando periodo desde y el periodo hasta. 3-.Los informes columnarios permiten tener una interfase con Excel. 4-.Las múltiples opciones presentadas están orientadas a generar distintos informes. Para la ejecución de este proceso Ud. debe diligenciar de acuerdo a su criterio los siguientes campos : a. Con Agrupación de Conceptos: Marque en caso de ser afirmativo. Al ser marcado aparece el recuadro donde debe anotar el código de la agrupación a listar, puede seleccionarse de la pantalla Agrupación de Conceptos. b. Salto de Página por Rompimiento: Marque en caso de ser afirmativo. c. Ordenado por apellido: marque si desea que le salga ordenado por orden alfabético. d. Tipo de dato: menú con estas opciones: Novedades (activa casilla Valoriza) , Liquidación, Acumulados, Flexible. e. Presentación: dos opciones: Normal o columnaria (para exportar a Excel) esta última activa una celda donde se selecciona uno de la pantalla Informes Columnarios. d. Tipo de Informe: Seleccione entre las opciones la que más se acomode a sus necesidades: Completo - Resumido. e. Nómina: Digite el tipo y clase de nómina de la que desea el informe o seleccione la de la pantalla Consulta Nóminas. f. Distribuido por: Seleccione entre las opciones la que más se acomode a sus necesidades: Empleado - Concepto. g. Período: Desde/ Hasta: Anotar el período de liquidación por el cual empieza y termina el informe o secciónelos de la pantalla Consulta General de Calendarios de Procesos por Nómina H. Clasificación: Es idóneo ara obtener informes más específicos o filtrados. Haga su clasificación y presione continuar con el informe para terminar. De acuerdo a su selección: Aparecerá en pantalla el informe o se abrirá el archivo de Excel de acuerdo al columnario escogido. E. REGISTRO: 1. REGISTRO DE ENVIOS Normalmente estos envíos vienen parametrizados por defecto por el sistema. Pero si necesita ingresar uno nuevo, presione insertar y escoja estas opciones: Envío (código), Descripción, Pertenece a Módulo (marque si o no), política de generación (selecciónela) y proceso de usuario (secciónelo). 2. DEFINICIÓN DE INFORMES COLUMNARIOS Para realizar un columnario a Excel debe llenar los siguientes campos en la ventana de Definición de Informes y seguir los siguientes pasos: a. Parte Superior de la Ventana LGJ. Al presionar Insertar - Código del informe que se va a realizar, Alfanumérico de 20 espacios (Requerido) Ej: NOVE - Descripción del Informe que se va a realizar (Requerido) Ej: Retención en la Fuente Mensual - Referencia, si lo requiere la empresa (No Requerido) - En tipo de informe Columnario (Requerido) - Dll Generación, este es solo para las certificaciones de ingresos y retenciones (No requerido para este caso) - Exportar: a Excel (Requerido) Debe abrir una hoja en Excel y guardarla en el C del equipo, se recomienda llamar la hoja con el nombre del informe que se registro en la ventana de definición de informes Código (Requerido) Ej.: NOVE Nombre de hoja, se busca la dirección donde se guardo la hoja de Excel (Requerido) Ej: C:\ NOVE.xls Filtro o regla de validación, Ordenamiento y Rompimiento estos son solo para las certificaciones (No Requerido) Archivo primario, MLQ Movimiento Liquidado, MNV Novedades de Nomina, ACU Acumulados y PTOM Presupuesto. En este caso se utilizaría el MLQ Fila Inicial, en la hoja de Excel se debe diseñar lo que son los títulos y subtítulos dejando los respectivos espacios, luego de esto se mira el numero de la ultima fila o en tal caso en la que va a iniciar los datos y este será el que se va a digitar en la fila inicial (Requerido) Ej: 11 b. Parte Inferior de la Ventana CRG - Cns (Consecutivo), se digita el numero iniciado de cero a la izquierda, se recomienda dejar cinco espacios por cada uno por si mas a delante se necesita ponerle otro campo a dicho reporte (Requerido) Ej: 001-005-010-015 etc - Columna, En esta se debe escribir la letra de la columna a la cual se le van a destinar dichos datos. Ej: A-B-C-D-E-F etc. - En el Tipo de Dato hay varias opciones que nos pueden servir para crear los columnarios, veamos la descripción de cada una y para que sirven: - Agrupación: Como su nombre lo indica agrupa varios conceptos los cuales hacen base para la información que voy a poner en dicha columna. Ej: Reporte - Retención en la Fuente Mensual, una de las columnas que deben ir en este reporte es la Agrupación de los conceptos de Retención en la Fuente, Entonces se debe elegir Agrupación y se crea una que contenga el Concepto de Retención en la Fuente, en este caso seria el 2R08. - Campo: Es específicamente un campo de una tabla que ya esta creada. Se debe elegir campo y seleccionar el archivo y el campo relacionado. Ej: Archivo Relacionado MLQ y Campo Relacionado según lo que se necesite se elige de la ventana de los campos de archivos puede ser Año, Valor, Apellido, Área, Banco etc. - Función: Es similar al campo, pues estas ya están predefinidas y se selecciona información que otras tablas ya tienen en el sistema. Ej: El archivo relacionado es la tabla de donde voy a sacar dicha información y la función es específicamente que dato es el que se necesita para el informe Puede ser del EMP Información del Empleado. De este puedo sacar la siguiente información el código, Apellido / nombre, Sexo, Dirección, Barrio, Ciudad del empleado etc. - Default: Se manda un valor por defecto Fijo. Ej: Se digita 500 este valor es el que siempre va a aparecer en la columna asignada para todos los empleados por los cuales se necesita el columnario. Los campos siguientes se elaboran según lo que elija en el campo anterior (Tipo de Dato), Lo que son: la Agrupación, el Archivo y el Campo Relacionado, El Archivo Relacionado y la Función y los Defaults. Después de realizar los pasos el informe queda finalmente parametrizado.