1.ÍNDICE PARTE II Número de Página 1 - Índice 1 2 - Vinculación 2 3 - Préstamos 15 4- Embargos 47 5 - Horas extras 54 6 - Auxilios 58 7- Turnos 63 8 - Ahorros 67 9- Novedades de Nómina 71 10- Importación y Exportación de Datos 78 11 - Liquidaciones Definitivas 89 12 - Liquidaciones 104 13 - Generación Global 109 14 - Informes de Pre-Nómina 110 2. MÓDULO DE VINCULACIÓN Permite controlar el proceso de registro de empleados; en el cual se manipula la información requerida por cada tipo de contrato y la impresión de certificaciones. A. CONFIGURACIÓN. ? Definición de certificados por contrato. ??Agrupaciones de certificados. ??Documentos solicitados. ??Documentación solicitada por contrato. ??Contratos de trabajo. ??Parámetros. ??Instalación de archivos. B. VINCULACIONES. ? Ingreso de personal. ??Control de contratos. ??Asignación de consecutivos de contratos. ??Emisión de certificados. ??Subsidio familiar. C. INFORMES. ? Informe para el FIC. ??Generación de extractos. ??Boleta de cambio. DEFINICIÓN DE CERTIFICADOS POR CONTRATO: Tipo de Contrato. Se consulta por el código del tipo de contrato. Aparecen todos los tipos de contratos matriculados en el sistema. Este proceso sirve matricular todos los tipos de contratos en el sistema, por el código del tipo de contrato, la descripción del tipo de contrato, el código si el contrato es a termino fijo y el código de la agrupación de la certificación de documentos. Para ingresar, modificar y borrar los contratos de trabajo en el sistema, con los siguientes botones se realiza el cambio deseado. : Llama la pantalla Registro Contratos de Trabajo. : Llama la pantalla Registro Contratos de Trabajo Con esta opción se puede cambiar y/o corregir todo lo que se Inserto. Certificaciones. Aparecen todos las certificaciones por tipo de contrato en el sistema. Este proceso sirve matricular las certificaciones por tipo de contrato en el sistema, por el código de la certificación ó documento y la descripción de la certificación ó documento. Para ingresar, modificar y borrar las certificaciones por contrato en el sistema, con los siguientes botones se realiza el cambio deseado. : Llama la pantalla Registro Certificados por Agrupación. : Llama la pantalla Registro Certificados por Agrupación. Con esta opción se puede cambiar y/o corregir todo lo que se Inserto. ¿CÓMO SE MANEJAN LAS CERTIFICACIONES? Las Certificaciones se imprimen por Contrato de Trabajo. Para cada uno de los contratos de trabajo definidos y asignados a las personas se procede de la siguiente manera: 1. Se crea un documento en WORD como documento patrón para combinación de correspondencia. Ver (cómo se crea un Documento patrón para correspondencia). 2. Los campos de combinación se deben anotar para luego indicarlos en la creación de documentos de MIDASOFT. 3. Se crea en el sistema por Configuración, Definición de Políticas un Documento con interfase WORD. Ver (cómo se crea un Documento con interfase WORD). Hasta este momento tenemos: Contrato de trabajo que se van a manejar en MIDASOFT. Documento patrón creado en WORD. Documentos y campos de combinación creados en MIDASOFT. Personas asignadas a cada uno de los contratos de trabajo: Debemos por lo tanto: A cada contrato de trabajo asignarle una agrupación de las certificaciones que este va ha manejar. Una agrupación de certificaciones no es más que cada uno de los certificados que este tipo de contrato maneja. Supongamos que tenemos dos tipos de contrato: TF Término Fijo. TI Término Indefinido. Ahora bien Supongamos que para el contrato a término fijo (TF) se debe imprimir los siguientes certificados: Contrato de trabajo (CTTF). Adiciones pactadas a este contrato (ADF1). Certificado laboral para este tipo de contrato (CFLF). Supongamos además que para el contrato a término indefinido (TI) se deben imprimir los siguientes certificados: Contrato de trabajo (CTTI). Adiciones pactadas a este contrato (ADI1). Certificado laboral para este contrato (CFLI). Debemos proceder de la siguiente manera: En el módulo de Vinculación, Configuración, Definición de Certificados por Contrato hace lo siguiente: Nos ubicamos en el tipo a término fijo (TF). Si en campo Agrupación de Certificación no aparece ninguna agrupación definida, en el Browse (oprima el botón ) de Certificados definidos, si no aparecen certificados, por tanto realice: A. Con el Botón de Cambiar en el tipo de contrato seleccionamos una Agrupación de Certificaciones que es la que va ha indicar cuales certificados se van a manejar para este tipo de contrato, sino existe ninguna agrupación o unas agrupaciones definidas no tienen los certificados que son. Entonces con insertar en Agrupaciones vamos a crear una agrupación, en la agrupación indicamos por ejemplo (AGCF) que cual nemotécnica nos dice (Agrupación, Certificados, Contrato Término Fijo) y en descripción la que usted estime conveniente. Esta creación de agrupación también puede realizarse por Configuración, Agrupación de Certificados. B. Creada esta agrupación en el Browse de certificados le damos Insertar e ingresamos ahora si en los certificados, por ejemplo (CTTF), este certificado debe estar matriculado en Definición de Políticas como un documento con combinación WORD, esto fue realizado en el paso 3. C. Con esta misma opción ingresamos ADF1 y CFLF terminando esto, tenemos que al Contrato de trabajo Término Fijo (TF) le hemos indicado que el maneja los certificados (CTTF), ADF1 y CFLF. D. Los pasos anteriores les debemos repetir para el Contrato a Término Indefinido (TI) y de igual manera para cada uno de los Contratos de Trabajo que usted vaya a manejar. 4. Realizados cada uno de los pasos anteriores podemos entonces imprimir estos certificados, para ello: Nos vamos por Vinculación o por Registro de Empleados, Datos complementarios y tomamos la opción de Emisión de Certificados. Aparece inicialmente una Tabla de Empleados, donde seleccionamos el empleado al cual le vamos ha emitir el certificado. En este punto tenemos dos opciones de impresión: Por contrato de trabajo. Individualidad. Analicemos cada una de estas opciones: Por Contrato de Trabajo: Permite imprimir para la persona seleccionada las certificaciones asociadas a él tipo de contrato en que ella se encuentra matriculada, puede aparecer el siguiente mensaje: "Para el contrato_________ (al que ella esta asignada) no se encuentra definida ninguna agrupación. El sistema no continua y se devuelve a la pantalla anterior. Esto es debido a para este contrato no se han realizado los pasos indicados en el punto 4." Revise estos pasos para que pueda hacer correctamente la impresión de los certificados. Si a este tipo de contrato Ud. no desea incluirle agrupaciones de certificaciones entonces tome la opción de Impresión Individual. El sistema entonces le muestra las agrupaciones de certificados asignados específicamente a este tipo de contrato seleccione la agrupación e imprima las certificaciones que desee marcado y desmarcado. Individualidad: No necesita haberle asignado a los Contratos de Trabajo ninguna agrupación de certificaciones, pero si necesita haber creado agrupaciones de certificados. El sistema entonces le muestra todas las agrupaciones de certificados creados por ud. seleccione la apropiada y después marque o desmarque e imprima los certificados para esta persona que Ud. desee. 5. Al indicar la impresión de certificaciones cualquiera que sea la opción anterior que tomó, el sistema actúa de la siguiente manera: Crea el archivo de combinación de Datos, que es el archivo de Datos que Ud. le indicó al MIDASOFT el paso 3 como archivo de Datos, con la extensión.TXT en el sitio que usted le indicó en la ubicación del documento. Invoca automáticamente el procesador de texto que ud. le indicó a MIDASOFT por Parámetros del Sistema, Variables Generales, Editor de Texto. Si la ruta a que indicaba no es la correcta o el Editor de Texto no se encuentra en el path del sistema le puede aparecer el mensaje, "Editor de texto no ubicado, path no found" y el sistema no imprime absolutamente nada. Revise la ubicación y/o el path del Editor de Texto. REGISTRO CONTRATOS DE TRABAJO Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Contratos de Trabajo/Insertar1. Por esta opción se genera el registro de contratos de trabajo manejados por la empresa en el momento de contratación de un nuevo personal. Tipo de Contrato: Es el código a asignar al tipo de contrato de trabajo a matricular. No debe ser mayor de 2 caracteres. Descripción: Es el nombre del tipo de contrato de trabajo a matricular. No debe ser mayor de 30 caracteres. A Término Fijo: Se debe marcar si el contrato de trabajo es a término fijo ó no. Con SI activa el campo y con el NO lo desactiva. Agrupación de Certificaciones: Indique el código de la agrupación de certificaciones a matricular o con el botón Lookup selecciónelo de la tabla de Agrupación de Certificaciones. Una agrupación de certificaciones no es más que cada uno de los certificados que un contrato maneja y se agrupan para que la impresión se haga de una sola vez. Ejemplo : Tenemos dos tipos de contrato: * TF Término Fijo. * TI Término Indefinido. El contrato a término fijo (TF) se maneja los siguientes certificados y/o documentos : * Contrato de trabajo (CTTF). * Adiciones pactadas a este contrato (ADF1). * Certificado laboral para este tipo de contrato (CFLF). En este caso se crea una agrupación , por ej. 01 Agrupación de certificados para el contrato TF, a la cual se le matriculan cada uno de los certificados, en este caso CTTF,ADF1,CFLF. Y que el contrato a término indefinido (TI), maneje los siguientes certificados y/documentos : * Contrato de trabajo (CTTI). * Adiciones pactadas a este contrato (ADI1). * Certificado laboral para este contrato (CFLI). En este caso se crea una agrupación , por ej. 02 Agrupación de certificados para el contrato TI, a la cual se le matriculan cada uno de los certificados, en este caso CTTI,ADI1,CFLI. Cada uno de estos certificados y/o documentos deben de estar matriculados en las políticas o Reglas del negocio, tipo documento con interfase Word, por favor remítase al documento : Tpol_FRMCC001.RTF REGISTRO CERTIFICADOS POR AGRUPACIÓN Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Agrupación de Certificaciones/Insertar2. Por esta opción se genera el registro de certificados, según la agrupación seleccionada; la pantalla indica el código y descripción de la agrupación a la cual se asignaran las debidas certificaciones. Seleccionar de la pantalla los cerificados que va a matricular en dicha agrupación. AGRUPACIONES DE CERTIFICADOS Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Agrupación de Certificados. Por Agrupación ó por Descripción. Se consulta por el código de la agrupación ó por la descripción de la agrupación. Aparecen todas las agrupaciones de certificaciones en el sistema. Este proceso sirve matricular todas las agrupaciones de certificaciones en el sistema, por el código de la agrupación de certificaciones y por la descripción de la agrupación de certificaciones. Cada agrupación va a tener uno grupo de certificados pertenecientes a ella; los cuales van a ir ligados. Certificaciones. Aparecen todos los certificados por agrupación en el sistema. Este proceso sirve matricular los certificados para cada agrupación en el sistema, por el código del certificado ó documento y la descripción del certificado ó documento. REGISTRO DE AGRUPACIONES DE CERTIFICACIONES Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Agrupación de Certificaciones/Insertar1. Por esta opción se genera el registro de Agrupaciones, que van a clasificar las certificaciones para cada uno de los temas. Ejemplo: Agrupación. Certificados. Código Descripción Certificado Descripción SI Salario Integral otcon Cláusula Adicional Ctr de Trabajo Estas agrupaciones se indican en el sistema por el código y descripción. REGISTRO CERTIFICADOS POR AGRUPACIÓN Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Agrupación de Certificaciones/Insertar2. Por esta opción se genera el registro de certificados, según la agrupación seleccionada; la pantalla indica el código y descripción de la agrupación a la cual se asignaran las debidas certificaciones. Seleccionar de la pantalla los cerificados que va a matricular en dicha agrupación. DOCUMENTOS SOLICITADOS Se consulta por el código del documento solicitado. Aparecen todos los documentos solicitados matriculados en el sistema. Este proceso sirve matricular todos los documentos solicitados en el sistema, por el código del documento y la descripción del documento. Para ingresar, modificar y borrar los documentos solicitados en el sistema, con los siguientes botones se realiza el cambio deseado. Insertar: Llama la pantalla Registro de Documentos Solicitados . Cambiar: Llama la pantalla Registro de Documentos Solicitados . REGISTRO DE DOCUMENTOS SOLICITADOS Se registran todos los documentos en el sistema. Documento: Es el código a asignar al documento a matricular. No debe ser mayor de 2 carácteres. Descripción: Es el nombre del documento a matricular. No debe ser mayor de 30 caracteres. Para guardar los datos digitados oprima el botón REGISTRO DE DOCUMENTOS SOLICITADOS POR CONTRATO Se registran todas los certificados ó documentos solicitados por contrato en el sistema. Aparece el código del certificado ó documento solicitado y su descripción, al cual se le van a matricular los contratos. Tipo de Contrato : Es el código del tipo de contrato a matricular en el documento. Con el Lookup llama la pantalla Contratos de Trabajo y con el botón de , se escoge el tipo de contrato que se necesite. CONTRATOS DE TRABAJO Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Contratos de Trabajo. Este proceso permite Registrar los contratos de Trabajo y la documentación solicitada. La información se puede consultar por : Tipo de Contrato. Documentación Solicitada. Tipo de Contrato. Para matricular un contrato Ud. debe de diligenciar : -código del tipo de contrato -la descripción del tipo de contrato -Indicador de si el contrato es a termino fijo -Agrupación de la certificados asociados con este contratos. Para mas información al respecto, vea el proceso que aparece después de insertar o cambiar un contrato, Tdoc_FrmCTB001.Rtf Documentación Solicitada. Son los documentos que se deben de presentar al momento de la firma del contrato y es solo informativo. Para registrar la documentación Ud. debe de diligenciar : -Un contrato -Los documentos solicitados. Para mas información al respecto, vea el proceso que aparece después de insertar o cambiar un documento solicitado, Tdoc_FrmDOB001.Rtf PARÁMETROS La información que se llena es sobre los Parámetros del subsidio Datos de la empresa de afiliación: Como son el nombre de la caja de compensación familiar, el Nit de la caja de compensación familiar y el valor del tope máximo para el subsidio. Datos del empleador: Como son la cuidad y el numero telefónico. Para guardar los datos digitados oprima el botón EMPLEADOS Por esta opción se ingresa al sistema el registro de todos los empleados de la empresa, comenzando con los datos generales del empleado como son: Identificación (Este numero puede ser el mismo del documento de identidad o uno que la empresa le asigna al empleado por políticas de la misma), nombre y apellidos, documento de identidad, datos del contrato, datos de la nomina, variables, salario, seguridad social, etc. En esta ventana encontramos las opciones de novedades y datos complementarios. A medida que se va haciendo el registro de un nuevo empleado aparecerán automáticamente nuevas ventanas de registro, como los datos de la empresa, los datos del pago, entre otros. Existe una configuración del sistema donde se parametriza el funcionamiento o la forma como se debe liquidar la nomina. Se debe registrar el empleado con todos sus datos complementarios como son: EMP - Datos del Empleado HSL - Historia Salarial ESE - Seguridad Social OGR - Agrupación de empleados GRF - Grupo Familiar DTE - Dotación EMX - Relaciones Nómina / contratos CNV - Empleados por Convenio EMV - Variables para Empleados FEM - Fondo de Cesantías ASE - Asociaciones DOE - Documentación Requerida HLB - Historia Laboral EMD - Múltiples Relaciones EMR - Múltiples Retiros ¿COMO DESACTIVAR TEMPORALMENTE A UN EMPLEDO DE LA NOMINA? 1. Marque el empleado que desea retirar temporalmente, luego oprima el botón: Cambiar; Otra opción seria Marcar el empleado y oprimir el botón: Datos complementarios y busque allí datos del empleado, cualquiera de estas dos opciones lo llevara a la pantalla Registro del empleado. Luego oprima el botón datos del pago. En esta pantalla encontrara en la parte inferior derecha el Estado del empleado dentro de la nomina. Para activarlo temporalmente de la nomina Oprima los Botones CTR+F10 y en la pantalla posterior oprima YES; Ubíquese en el recuadro Estado y digite "R", Para indicar que el empleado esta retirado temporalmente de la nomina. Luego se hace el proceso normal de retiro de empleados por la opción de Novedades el empleado marcado. Para ingresarlo nuevamente a la nomina, siga el proceso anterior y en la opción Estado, dejar el recuadro en blanco. ¿COMO SE RETIRA UN EMPLEADO DE LA NOMINA QUE ESTÁ MAL MATRICULADO? Este caso solo debe ser utilizado con un empleado que no se le ha realizado ningún proceso de nomina, en caso de ser registrado y no haberlo ingresado realmente a su empresa. Para efectuar dicha operación realice los siguientes pasos: Ingrese por el modulo de Procesos Auxiliares/Depuraciones/De Empleados Seleccione el numero de identificación con el que quedo registrado en la nomina Luego oprima el botón: Depurar Al realizar esta operación, el empleado queda borrado de la base de datos y no hay forma de recuperar ninguno de ellos. ¿Cómo debo tener los datos del registro de un Empleado para realizar una liquidación? Datos del Empleado: Código del Empleado: ..................................................... Apellidos: ..................................................... Nombres: ..................................................... Sexo: ..................................................... Fecha de Nacimiento: ..................................................... Documento de Identidad: ..................................................... Clase de Documento: ..................................................... Expedido en: Dpto..................... Ciudad............ Ciudad de Residencia: Dpto..................... Ciudad............ Datos de la nómina: Nómina: Clase.............. Tipo.................... Relación Laboral: Reg.Ant..... Sal.Int.... Ley 50.... Fecha......... Jornada: Completa.... Parcial.... #horas.... Retención en la fuente: Procedimiento.......... %................ Datos de la Empresa: Fecha de ingreso: ..................................................... Fecha de Antigüedad: ..................................................... Tipos de Contrato: Indefinido.... Fijo.... Fecha terminación.......... Departamento: ..................................................... Centro de Costo: ..................................................... Área: ..................................................... Oficio: ..................................................... Caja de Compensación: ..................................................... Datos de Pago: Si se le paga por Consignación o por cheque y Requiere Banco Banco del Empleado: ..................................................... Banco Empresa: ..................................................... Sucursal del Banco: ..................................................... Sucursal Empresa: ..................................................... Cuenta del Banco: ..................................................... Cuenta Empresa: ..................................................... Tipo de Cuenta: Ahorro.............. Corriente........... Propiedad de la Cuenta: Propia................ Ajena................ DATOS COMPLEMENTARIOS: Historia Salarial: Fecha de aumento: ..................................................... Motivo aumento: ..................................................... Salario por período: ..................................................... Seguridad Social: Entidad Administradora: ........................ ......................... Sucursal de la Entidad: ........................ ......................... Servicio de la Entidad: ........................ ......................... ¿CÓMO HACER PARA NO MIRAR A LOS EMPLEADOS RETIRADOS EN LAS PANTALLAS DE LA NÓMINA? 1) Debe crear la variable Gral. de Usuario, así: Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario e Inserte: * Nombre de la Variable: EmpRet * Descripción: Mover los empleados retirados * Tipo de Variable: Alfanumérica * Dato: Retirados * Proceso de Liquidación: Nada 2) Si desea cambiar esta restricción en algunos procesos de la nómina, debe editar el archivo Usuarios.ini que se encuentra en la carpeta de \Midasof\ y buscar el procedimiento: * Empretpor USR = S y cambiar esta S por una N, implicando que en el procedimiento y el usuario que ingresó en el sistema pueda ver los empleados retirados. DATOS DEL EMPLEADO Se ingresa nuevamente al Registro de Empleados y se pueden modificar los datos de dicho empleado. Por esta opción se genera el registro completo de los empleados con toda la información básica e indispensable que se requiere saber de el. Empleado: Anotar el código de identificación del empleado dentro de la Empresa. Apellido: Escribir los apellidos completos del empleado. Nombre: Escribir los nombres completos del empleado. Sexo: Marcar una de las siguientes opciones: Masculino ó Femenino. Fecha de nacimiento: Anotar la fecha de nacimiento del empleado, con ayuda del botón Calendario. Documento de identidad: Anotar el número del documento de identidad del empleado y señalar además la clase y el código de la ciudad donde fue expedida. Grupo sanguíneo: Marcar la opción de acuerdo al grupo sanguíneo del empleado. Ej.: A+, A-, etc. Estado civil: Marcar de acuerdo a la opción requerida: Casado, soltero, separado, viudo, unión libre. Personas a cargo: Anotar el número de personas por las cuales el empleado se hace cargo. Libreta: Anotar el número de la libreta militar del empleado. Distrito: Anotar el distrito donde fue expedida la libreta militar del empleado. Clase: Describir la clase de libreta militar que posee el empleado. Dirección: Anotar la dirección completa donde radica el empleado. Ciudad: Anotar el código de la ciudad donde se encuentra radicado el empleado. Número de hijos: Anota la cantidad de hijos que tiene el empleado. Teléfono: Anotar el ó los números telefónicos donde se pueda localizar al empleado. Extensión: Anotar el número de la extensión telefónica donde se pueda localizar al empleado. Barrio: Anotar el código del barrio donde radica el empleado. DATOS COMPLEMENTARIOS Se deben completar todos los datos que el sistema requiere para cada empleado. Oprima cada una de las siguientes opciones: Datos del Empleado: Se ingresa nuevamente al Registro de Empleados y se pueden modificar los datos de dicho empleado. Historia Salarial: Anotar si el empleado posee algún historial en este sentido dentro de la empresa. Seguridad Social: Por esta opción, se ingresa al empleado a la entidad de Seguridad Social que desee, también lo puede retirar, cambiar, etc. y consultar novedades referentes a dicho aspecto. Agrupaciones: Por esta opción, se agrupa al empleado de acuerdo a una variable determinada. Dependientes: Por esta opción, se registran las personas que dependen del empleado. Dotación: Se ingresan los implementos necesarios de trabajo para el empleado de acuerdo a su oficio. Variables de Usuario: Se consulta y se ingresan variables para el manejo de datos del empleado. Fondos de Cesantías: Por esta opción, se ingresa al empleado a la entidad que manejará las cesantías de éste. Asociaciones: Por esta opción, se ingresa al empleado a una asociación de datos para mejor manejo de éste dentro del sistema. Documentación Requerida: Aparecen todos los documentos que se le han exigido al empleado de acuerdo a la clase de contrato. Impresión de Certificaciones: Se pueden imprimir las certificaciones que requriera el empleado en un momento determinado. Informe Caja de Compensación: Por esta opción, se pueden imprimir los informes que requiera el empleado acerca de la entidad de Compensación. Historia Laboral: Por esta opción, se puede ingresar y consultar la historia salarial que ha tenido el empleado dentro de la Empresa. Múltiples Retiros: Por esta opción, se puede saber si el empleado ha estado anteriormente en la Empresa 2. MÓDULO DE PRESTAMOS Este módulo permite controlar el proceso de generación de novedades de los prestamos que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea para el pago por cuotas periódicas o por medio de compromisos. A. CONFIGURACIÓN. * Clases de préstamos. * Causas de negación. * Parámetros de prestamos. * Definición de envíos. * Formas de pago. * Tipos de amortización. * Terceros. * Instalación de archivos. * Registros de envíos. * Reconstrucción del auxiliar (PCD). B. TRANSACCIONES. ? Solicitudes. ??Aprobación por lotes. ??Autorización de pagos. ??Autorización de pagos por lotes. ??Generación a nomina. ??Procesos especiales. C. CONSULTAS. ??Préstamos sin aprobación. ??Préstamos Negados. ??Saldos por Empleado. ??Saldos en General. ??Historia de Préstamos. D. INFORMES. ??Pendientes de Aprobación. ? Préstamos Negados. ??Saldos de Préstamos. ??Por Fecha de Aprobación. ??Por Relación Sindical. ??Saldos Clasificados. ??Conceptos Comprometidos. ??Auxiliar de Préstamos. REGISTRO DE CLASES DE PRÉSTAMOS Por esta opción se ingresan al sistema todas las Clases de Préstamos que maneja la Empresa para sus Empleados. * Clase: Es el código a asignar a cada uno de los préstamos a utilizar. Alfanumérico de cuatro dígitos máximo. * Descripción: Nombre del préstamo a matricular. * Del capital: En esta opción van todos y cada uno de los conceptos de nómina a los cuales se les cargará el pago del capital del préstamo, así: Concepto de Abono: Es el número del concepto de nómina con el cual se abona el préstamo. Concepto de Entrega: Es el número del concepto de nómina por el cual se entregará el préstamo al empleado. Concepto Capitalizable: Es el número del concepto de nómina que lleva el valor de la capitalización del préstamo. * Del interés: En esta opción van todos y cada uno de los conceptos de nómina a los cuales se les cargará el pago de los intereses del préstamo, así: Concepto: Es el número del concepto de nómina con el cual se le abonarán los intereses del préstamo. Porcentaje: Es el valor porcentual inicial para el pago de intereses del préstamo. Valor Excento: Es el valor inicial que goza de ser exento del pago de intereses del préstamo. * Del seguro: En esta opción van todos los datos pertinentes al pago del Seguro del préstamo, así: Aplicar ?: Si la clase de préstamo a matricular requiere un aporte adicional por concepto de Seguro, se marca SI ó NO. Concepto: Es el número del concepto de nómina que lleva el pago o valor del Seguro. Porcentaje: Es el valor porcentual a aplicar a la totalidad del préstamo y que constituye el valor del Seguro. Valor: Anotar el valor del Seguro del Préstamo en caso de éste ser un valor fijo. Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón CAUSAS DE NEGACIÓN Este proceso sirve para matricular en el sistema todos los Causales de Negación de Préstamos que maneja la Empresa. Para ingresar o registrar en el sistema una nueva Causal de Negación, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima PARÁMETROS DE PRÉSTAMOS Para que el módulo de préstamos funcione correctamente requiere unos parámetros mínimos. Política nivel de endeudamiento: Se seleccionar el nombre del proceso que realizará el cálculo del Nivel de Endeudamiento, éste puede seleccionarlo de la pantalla de consulta de políticas. El proceso más usual es la política PAALL - Abono General de Préstamos. Auxiliar de cargos y pagos: En el caso de que el módulo de préstamos genere un archivo auxiliar para su manejo y que dicho archivo contenga los abonos y los cargos de los préstamos marque una de las opciones: Genera Auxiliar ó No genera Auxiliar Personal retirado: Esta opción indica que debe hacer el sistema en el momento que se saca a un empleado de la nómina y se coloca en estado "R" - Retirado, entre las opciones: No Borrar Préstamos: El sistema deja en el módulo todos los registros tal cual, pero queda en espera a que el usuario borre o realice manualmente el proceso. Borrar Préstamos: El sistema queda en espera al cierre del período para borrar el registro de los préstamos. Archivo de exportación: Es el path y/o la ruta con el nombre del archivo que contiene todas las especificaciones de los préstamos. No debe ser mayor a 25 caracteres. Ciudad: Es el código de la cuidad donde esta ubicada la empresa que realiza los préstamos. Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón TIPOS DE AMORTIZACIÓN Este proceso sirve para matricular en el sistema todas los Tipos de amortización de los préstamos existentes y por las cuales se registran al Empleado. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo Tipos de amortización de los préstamos, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima REGISTRO TIPOS DE AMORTIZACIÓN Por esta opción, se matriculan en el módulo de Préstamos todos los Tipos de Amortizaciones que la Empresa desee manejar. Tipo de amortización: El codigo del tipo de amortización alfanumérico de un digito. Descripción: Nombre del tipo de amortización. Cuota: Es la forma como va a que dar la cuota después del cálculo de la misma, así: indicada (cuando se le indica al sistema el valor de la cuota), si se selecciona calculada (se activa un campo de cuota calculada según la cual se debe seleccionar una política), especial(es una cuota variable), libranza(es una cuota en la cual permite crear cuotas extras periodo por periodo) . Cuota generada en: En que momento se genera los valores de las cuotas, pueden generarse en: Registro, generación, liquidación. Tiempo de Amortización: Si se marca este "suiche", indica que existen unos números de días para realizar la amortización del préstamo. Plazo: Si se marca este "suiche",, se indicará que esta clase de amortización generará un plazo específico para su pago. Formato de libranza: Seleccionar la política de cálculo o el proceso para realizar el formato de libranza para los préstamos. Puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Políticas. Generación según: Se selecciona una política por la cual se generara . Procesos para abono: Son las políticas de cálculo para la realización del Abono de préstamos, así: Cierre: se selecciona el nombre de la política que realizará dicho cálculo. Puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Políticas. Por fuera de nomina : se selecciona el nombre de la política que realizará dicho cálculo. Puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Políticas. Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón TERCEROS Este proceso sirve para matricular en el sistema todos los Terceros y/o Proveedores existentes que la Empresa maneje. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo Terceros y/o Proveedores, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima Terceros estos se refieren a las personas o entidades que son las beneficiarias o que respaldan algún proceso de la Empresa o de los Empleados. REGISTRO DE PROVEEDORES (PRESTAMOS/REGISTRO/TERCEROS) Por esta opción, se matriculan en el sistema todos los Terceros y/o Proveedores que la Empresa maneje. Proveedor: Es el código del proveedor o tercero . Nit: El código de identificación del proveedor y/o tercero de acuerdo al tipo de identificación del mismo.. Alfanumérico de 13 dígitos máximo. DV: digito de verificación. Tipo de nit.: Marcar la clase de identificación que posee el Proveedor y/o Tercero, entre las siguientes: Nit (Número de Identificación Tributaria), ·· CC (Cédula de Ciudadanía) ó ·· CE (Cédula de Extranjería).. Razón social: Se digita el nombre del proveedor y/o tercero. Dirección: se digita la dirección del proveedor y/o tercero. Ciudad: Se selecciona el departamento, la ciudad y el barrio de la ubicación del proveedor y/o tercero. Teléfono: Se digita el numero telefónico donde se localiza el proveedor y/o tercero. alfanumérico de 10 dígitos. SOLUCITUDES Se pueden consultar las solicitudes de los prestamos que existen, permite crear nuevas, cambiar y borrar. Para registrar una cuota extra de un préstamo oprima el botón Para registrar o consultar las cuota extra de un préstamo oprima el botón Para registrar o consultar las cuota espaciales de un préstamo oprima el botón . Son planes especiales en los cuales se puede definir el valor de las cuotas sin estar ligados a un concepto. Para realizan todas las Autorizaciones de las Solicitudes de préstamos oprima el botón Para consultar el maestro de empleados oprima el botón REGISTRO DE SOLICITUD DE PRÉSTAMOS Préstamo : Son los datos primordiales para el registro del préstamo. Empleado: Se selecciona del maestro de empleados quien esta solicitando el préstamo. Al seleccionar el empleado automáticamente se llenan los campos centro de costo, tipo de nomina, relación sindical si la tiene. Centro de Costo: Es el código del centro de costo donde se encuentra registrado del empleado. El sistema lo trae por defecto al escoger el empleado. Tipo de Nómina: Es el código del tipo de nómina del empleado. El sistema lo trae por defecto al escoger el empleado. Relación Sindical: Es el código de la relación sindical donde se encuentra registrado el empleado. El sistema lo trae por defecto al escoger el empleado. Clase: Se selecciona o se puede crear la clase de préstamo. Al seleccionar la clase de préstamo automáticamente se llena el campo de descripción que tiene el nombre de la clase de préstamo. Descripción: Es el nombre de la clase de préstamo solicitado. Fecha de solicitud: Es la fecha en la cual el empleado solicito el préstamo. Fecha de iniciación: Es la fecha de iniciación de los descuentos del préstamo. Valor: Es el valor del préstamo solicitado por el empleado. Al digitar el valor del préstamo automáticamente se llena el campo de monto total. Monto Total: Es el saldo adeudo del préstamo. El sistema lo calcula automáticamente. Periodo de gracia: Es el período de gracia para el pago de capital. Pagado: Se activa con Ctrl F10 Es el valor acumulado pagado por el empleado. Este se va actualizando en cada cierre de nómina. Seguro: Son los datos para el pago del seguro sobre la solicitud de préstamo. Concepto: Es el código del concepto que guarda los valores del seguro del préstamo solicitado. Factor: Es el valor porcentual ó factor para el cálculo del valor del seguro. Valor: Es el valor del seguro del préstamo. Concepto de: Son los conceptos propios que maneja el préstamo registrado. Capital: Es el código del concepto de capital para el préstamo. Interes: Es el código del concepto de Interés para el préstamo. Pago: Es el código del concepto por el cual se va a pagar el préstamo. Forma de pago : Son los datos necesarios con los cuales se le dicen al sistema cómo y cada cuanto se va a realizar el abono y/o pago del préstamo. Forma de pago: Se selecciona el código de la forma de pago del préstamo. Pago x Proveedor: Remisión: Es el número de la remisión del pago al proveedor. Proveedor: Es el código del proveedor, puede seleccionarlo de la pantalla Consulta de Proveedores y/o Terceros. Calendario: Es el tipo de calendario para el manejo del préstamo, marque una entre: Comercial ó Juliano. Tipo de amortización: Se selecciona el código del tipo de amortización a efectuar en el préstamo. Plazo: Es el número de días que se tienen para cancelar el préstamo. Amortizando cada: Es el número periódico de días en los cuales se realiza el abono al préstamo, dependen mucho del tipo de nómina. Ej: Nómina catorcenal, la amortización es cada 14 días, nómina mensual la amortización es cada 30 días. Cuota de: Es el valor de la cuota periódica. Pago de Intereses: Es la forma en la cual se realizará el pago de los interés del préstamo. Marque una de las siguientes opciones: 1- No, · 2- Anticipados, · 3- Vencidos, · 4- Otro, · 5- Proceso Especial ó · 6- Final de capital. Intereses: Son los interés que genera el préstamo. Porcentaje: Es el valor porcentual anual de los intereses a cobrar por el préstamo. Periodicidad: Es el número de días de periodicidad para el pago de los intereses. Base: Es un valor mínimo a partir del cual se le suman el cálculo de los demás intereses generados del préstamo. Período de Gracia: Es el número de días que no se incluyen para el inicio del pago de los intereses del préstamo. Fecha de último descuento: Esta fecha el sistema la trae por defecto cada vez que se realiza el proceso de cierre de la nómina y ésta genera el descuento del préstamo. Fecha Ultimo pago de Intereses: Esta fecha el sistema la trae por defecto cada vez que se realiza el proceso de cierre de la nómina y ésta genera el descuento de los intereses del préstamo. REGISTRO DE COMPROMISOS DE PRÉSTAMOS * Deducción: Nro. de Cuota: Es el consecutivo de cuotas extras que se realizarán para el préstamo a abonar. Concepto: Es el código del concepto del préstamo al cual se le hará la cuota extra, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Conceptos llamada con , el sistema trae por defecto el concepto del préstamo señalado. Fecha: Anotar la fecha en la cual se realizará el pago de dicha cuota extra, puede seleccionarse del Calendario. * Tipo de Asociación: Es el compromiso a que se adquiere con el pago de la cuota extra: No, se utiliza cuando no hay compromisos de pago y sólo se anota el valor de la cuota extra. Unico, se utiliza cuando dicha cuota extra está comprometida por el pago de un concepto de nómina y por lo tanto genera un "Compromiso de Pago". Repetitivo, cuando genera un "Compromiso de Pago" y además esta cuota extra se realiza periódicamente, para esto debe anotar el número de días en la cual se realiza dicha cuota. * Compromiso de Pago: Fecha: Anotar la fecha del Compromiso de Pago de la cuota extra, puede seleccionarse del Calendario Concepto: Anotar el código del concepto de nómina el cual se compromete con el pago de la cuota extra, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Conceptos llamada con . En: Es la forma de pago del compromiso de préstamo. Marque una de las siguientes opciones: · Valor ó · Porcentaje. Porcentaje: Es el valor porcentual para el cálculo de la cuota extra en base al concepto de nómina comprometido. * Valor de la Cuota: Este valor se coloca cuando es un valor fijo y no un valor porcentual. * Valor Pagado: Este valor se actualiza con el cierre de la nómina. REGISTRO DE CUOTAS PLAN ESPECIAL Préstamo: Es el número del préstamo al cual se le aplicarán las Cuotas Especiales, el sistema lo trae al ser marcado en la pantalla solicitud. Fecha Inicial: Es la fecha en la cual se iniciará el pago de las Cuotas Especiales del préstamo, puede seleccionarse del Calendario. Valor Total: Es el valor total de la Cuota Especial del préstamo. Cuota: Es el valor de la Cuota Especial para cada período. Plazo: Es el número de días de plazo para la cancelación del préstamo. APROBACIÓN POR LOTES La aprobación por Lotes se realiza cuando se han ingresado una cantidad significativa de solicitudes de préstamos y éstos deben ser aprobados, para que la operación se realice con éxito complete la siguiente información: Usuario : El sistema trae por defecto en este campo el nombre del usuario que esta utilizando el sistema. Fecha de Aprobación : Es la fecha en la cual serán aprobados los préstamos, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Luego oprima para que el préstamo quede procesado en el sistema. En caso de cancelar dicho proceso oprima AUTORIZACIÓN DE PAGOS POR LOTES La autorización por Lotes se utiliza cuando la cantidad de solicitudes es muy significativa y se requiere que dicha aprobación se realice para todos los préstamos aprobados o una gran parte de ellos, complemente: Forma de Pago : Anotar la forma por la cual se pagarán dichos préstamos, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Formas de Pago llamada con el botón lookup. Ciudad : Es el código de la ciudad en la cual fueron autorizados dichos préstamos, puede seleccionarla de la pantalla Ciudades llamada con el botón lookup. Luego oprima el botón ABONOS POR FUERA DE NOMINA Estos abonos se realizan cuando un empleado desea abonar, al préstamo por fuera del pago normal de la nómina. Seleccione ó marque al empleado al cual se le desea realizar el abono, luego oprima el botón y en la pantalla Características del Abono y complete: Si desea consultar todos los detalles del préstamo, oprima el botón . donde aparecen: Número del Préstamo, Código y Nombres del Empleado, Descripción y Clase de Préstamo, Tipo de Pago, Cuotas, Plazos y Amortización en días, los Conceptos de Capital e Intereses, Conceptos de Pago y de Seguro, Fecha de Solicitud, Inicio, Aprobación, Negación, Valores de Cuota, Préstamo, Monto Total, Saldo de Préstamo, Pagado por Interés, Pagado por Capital y Pagado por Seguro. CONSULTAR PENDIENTES Esta pantalla sirve para consultar todos los préstamos ya autorizados, si desea los puede consultar o los puede imprimir. Si desea consultar todos los detalles de los préstamos de un empleado oprima el botón , donde aparecen: Número del Préstamo, Código y Nombres del Empleado, Descripción y Clase de Préstamo, Tipo de Pago, Cuotas, Plazos y Amortización en días, los Conceptos de Capital e Intereses, Conceptos de Pago y de Seguro, Fecha de Solicitud, Inicio, Aprobación, Negación, Valores de Cuota, Préstamo, Monto Total, Saldo de Préstamo, Pagado por Interés, Pagado por Capital y Pagado por Seguro. Si desea imprimir todos los detalles de los préstamos que se encuentran en la consulta oprima el botón PAGOS AUTORIZADOS Esta pantalla sirve para consultar todos los préstamos ya autorizados, si desea los puede consultar o los puede imprimir. Si desea consultar todos los detalles de los préstamos de un empleado oprima el botón , donde aparecen: Número del Préstamo, Código y Nombres del Empleado, Descripción y Clase de Préstamo, Tipo de Pago, Cuotas, Plazos y Amortización en días, los Conceptos de Capital e Intereses, Conceptos de Pago y de Seguro, Fecha de Solicitud, Inicio, Aprobación, Negación, Valores de Cuota, Préstamo, Monto Total, Saldo de Préstamo, Pagado por Interés, Pagado por Capital y Pagado por Seguro. Si desea imprimir todos los detalles de los préstamos que se encuentran en la consulta oprima el botón NIVEL DE ENDEUDAMIENTO Se utiliza para calcular el valor que se le puede prestar a empleado teniendo cómo base el salario del mismo. Para poder trabajarlo debe crear dos variables de usuario, así: Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario e Inserte: Nombre de la Variable : NivEndNum. Descripción : Numerador del Nivel de Endeudamiento. Tipo de Variable : Alfanumérica. Dato : Es el nombre de la Agrupación de Conceptos que servirán de numerador (deducciones) del proceso de cálculo. Nombre de la Variable : NivEndDen. Descripción : Denumerador del Nivel de Endeudamiento. Tipo de Variable : Alfanumérica. Dato : Es el nombre de la Agrupación de Conceptos que servirán de denominador (devengados) numerador del proceso de cálculo. Para realizar dicho cálculo complete: Política de Cálculo : Es el nombre de la política de cálculo que realiza dicho proceso. * Parámetros de Cálculo Borrar cálculos anteriores : Este "suiche" se marca si se deben borrar todos los cálculos anteriores para que no interfieran con el que se va a realizar. Nómina : Anote o seleccione la clase y tipo de nómina en la cual esta el empleado. Período Inicial : Anotar o seleccionar el período en el cual se iniciaría el pago del préstamo solicitado. Período Final : Anotar o seleccionar el período en el cual se terminaría de pagar del préstamo solicitado. Procesar por : Seleccione el tipo de proceso: Empleados ó Préstamos. Desde... Hasta... : Este depende del tipo de proceso, si es por Empleados aparecerá la Consulta de Empleados y si es por Préstamos aparecerá la Consulta General de Saldos. Numerador : Agrupación de conceptos destinada para dicho fin. Denominador : Agrupación de conceptos destinada para dicho fin. Luego oprima el botón , para que el sistema realice el proceso pertinente. Si desea consultar los niveles de endeudamiento oprima el botón PRÉSTAMOS SIN APROBACIÓN Esta consulta trae la lista de todos los préstamos que están pendientes por la Aprobación del mismo. Si desea consultar todos los detalles de los préstamos de un empleado oprima el botón , donde aparecen: Número del Préstamo, Código y Nombres del Empleado, Descripción y Clase de Préstamo, Tipo de Pago, Cuotas, Plazos y Amortización en días, los Conceptos de Capital e Intereses, Conceptos de Pago y de Seguro, Fecha de Solicitud, Inicio, Aprobación, Negación, Valores de Cuota, Préstamo, Monto Total, Saldo de Préstamo, Pagado por Interés, Pagado por Capital y Pagado por Seguro. Si desea ir a consultar los préstamos aprobados oprima el botón SALDOS POR EMPLEADO En esta consulta se listan los empleados y cada uno de los préstamos que le correspondes. Con toda la información de los saldos del préstamo de cada uno de ellos. SALDOS EN GENERAL En esta consulta se listan todos los préstamos de forma general. Si desea consultar todos los detalles de los préstamos de un empleado oprima el botón , donde aparecen: Número del Préstamo, Código y Nombres del Empleado, Descripción y Clase de Préstamo, Tipo de Pago, Cuotas, Plazos y Amortización en días, los Conceptos de Capital e Intereses, Conceptos de Pago y de Seguro, Fecha de Solicitud, Inicio, Aprobación, Negación, Valores de Cuota, Préstamo, Monto Total, Saldo de Préstamo, Pagado por Interés, Pagado por Capital y Pagado por Seguro. Si desea ir a consultar los acumulados generados por el préstamo oprima el botón Si desea consultar la Historia de préstamos que ha tenido el empleado oprima el botón Si desea consultar los Compromisos de préstamo que tiene el empleado oprima el botón Si desea consultar lo que ha generado el auxiliar de préstamos oprima el botón ABONOS POR FUERA DE NOMINA Estos abonos se realizan cuando un empleado desea abonar, al préstamo por fuera del pago normal de la nómina. Seleccione ó marque al empleado al cual se le desea realizar el abono, luego oprima el botón y en la pantalla Características del Abono y complete: Si desea consultar todos los detalles del préstamo, oprima el botón . donde aparecen: Número del Préstamo, Código y Nombres del Empleado, Descripción y Clase de Préstamo, Tipo de Pago, Cuotas, Plazos y Amortización en días, los Conceptos de Capital e Intereses, Conceptos de Pago y de Seguro, Fecha de Solicitud, Inicio, Aprobación, Negación, Valores de Cuota, Préstamo, Monto Total, Saldo de Préstamo, Pagado por Interés, Pagado por Capital y Pagado por Seguro. HISTORIA DE PRÉSTAMOS Esta consulta trae todos los préstamos que han realizado cada uno de los empleados. PENDIENTES DE APROBACIÓN Este informe lista todos los préstamos que están pendientes de su aprobación comprendido entre un rango de fechas determinado. * Solicitados : Desde: Es la fecha donde inicia el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Fecha: Es la fecha donde termina el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Después de seleccionar el rango de fechas que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" PRÉSTAMOS NEGADOS Este informe lista todos los préstamos que han sido negados entre un determinado rango de fechas. Para listar dicho informe complete: Solicitados : Desde: Es la fecha donde inicia el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Fecha: Es la fecha donde termina el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. * Clase de Préstamo : Desde: Es el primer rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Clases de Préstamos. Fecha: Es el último rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Clases de Préstamos. * Relación Sindical : Desde: Es el primer rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Relaciones Sindicales. Fecha: Es el último rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Relaciones Sindicales. Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla Seleccionar Destino del Informe. POR FECHAS DE APROBACIÓN Este informe lista todos los préstamos que han sido aprobados entre un rango de fechas determinado. * Solicitados : Desde: Es la fecha donde inicia el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Fecha: Es la fecha donde termina el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Después de seleccionar el rango de fechas que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" CONCEPTOS COMPROMETIDOS Este informe lista todos los conceptos de nómina que están enlazados con los préstamos entre un rango de fechas. Para listar dicho informe complete: * Tipo de Informe : Este tipo de informe se refiere a la forma en la cual se van a listar los conceptos: Particular : Con esta opción se pueden escoger los conceptos que se desean listar. Puede seleccionar los conceptos a listar al oprimir el lookup al ser llamada la pantalla Consulta de Conceptos. Global : Lista todos los conceptos comprometidos sin tener la opción de seleccionarlos. * Desde: Es la fecha donde inicia el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. * Fecha: Es la fecha donde termina el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla Seleccionar Destino del Informe SALDOS CLASIFICADOS Los informes clasificados sirven para ordenar y filtrar los datos de forma más específica. Tipo de Informe : Esta opción sirve para listar los informes de forma completa o específica. Seleccione entre Detallado, Sumario ó Resumido, según el caso Luego de especificar el tipo de informe oprima el botón y en la pantalla Selección de Campos de Clasificación realice: 1. Señale la clase de Clasificación, luego oprima e indique la prioridad puede estas dada de 1... a N. La prioridad mayor es la primer búsqueda que realiza y quedan dentro de la prioridad menor. 2. De acuerdo a la Clasificación señalada indique Desde... Hasta... es decir, indicar los rangos que comprende el informe. Para que liste el informe oprima el botón y en Seleccionar Destino del Informe especifique su destino. SALDOS DE PRÉSTAMOS Este informe lista todos los préstamos con su respectivo monto y saldo actualizado a la fecha. Para listar dicho informe complete: Tipo de Informe : Esta opción sirve para listar los informes de forma completa o resumida. Seleccione entre Detallado o Sumario, según el caso. Clasificado por : Es la forma de cómo se va a ordenar el informe. Seleccione entre Empleado o Clase Préstamo. Si es por Clase de Préstamo, seleccione Desde... Hasta.... que clases de préstamos desea listar. Luego oprima el botón y en Seleccionar Destino del Informe específique su destino. AUXILIAR DE PRÉSTAMOS _ Este informe lista todos los valores y datos que están registrados en el módulo de préstamos entre un rango de períodos. Para listar dicho informe complete: * Nómina : Seleccione la clase y tipo de nómina a realizar el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Nóminas llamada con el lookup. * Período : Desde: Es el primer rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta General de Calendarios de Procesos de Nómina. Fecha: Es el último rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta General de Calendarios de Procesos de Nómina. * Clase de Préstamo : Desde: Es el primer rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Clases de Préstamos. Fecha: Es el último rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Clases de Préstamos. * Saldos Iniciales : Marcar en caso de que el informe liste los saldos iniciales de los préstamos. Tipo de Informe : Esta opción sirve para listar los informes de forma completa o específica y ordenada de acuerdo a su tipo. Seleccione entre Periódico, Sumario ó Empleado, según el caso Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla Seleccionar Destino del Informe NOTA : Este informe tiene una columna que se llamada Cargos que contiene los valores de los abonos realizados por Fuera de Nómina. RECONSTRUCCION DEL AUXILIAR (PCD) Path: Modulo de Préstamos/Utilitarios/Reconstrucción de Auxiliares. Este proceso Reconstruye el archivo auxiliar de prestamos (PCD) y eventualmente los saldos de los prestamos, dependiendo de lo indicado en la pantallas. Esta opción se utiliza para realizarle al archivo PCD - Auxiliar de Préstamos un proceso que revisa todos los períodos y construye los nuevos saldos de los préstamos, reconstruyendo así el archivo auxiliar de préstamos. * Tipo de Reconstrucción: Es la forma por la cual quedará reconstruido el auxiliar, puede seleccionar: Saldos : Esta opción se utiliza para reconstruir el Auxiliar de Préstamos tomando la información solo de el. Es decir, se revisan todos los periodo del PCD y se reconstruyen sus saldos. Esta opción es la que se debe de tomar si los saldos de prestamos en el MSP, se encuentran correctos. Si selecciona esta opción, le aparece Reconstruye del Histórico ?, esto le permite tomar el histórico de prestamos y reconstruir también de los prestamos no activos. Es decir que ya fueron cancelados. Creando : Esta opción se utiliza para reconstruir el Auxiliar de Préstamos tomando la información desde la fuente es decir el movimiento liquidado y creando nuevamente el PCD. Para esto es muy importante : 1-.Que el Movimiento liquidado se encuentre completo, es decir que no se haya hecho ninguna depuración. 2-.Que los periodos de liquidación se encuentren debidamente cerrados. Si selecciona esta opción, le aparece Reconstruir Saldos del MSP ?, esto le permite hacer además una reconstrucción de los saldos del MSP. * Reconstrucción por : Es la forma como se va ha procesar la información. Puede seleccionar: General: Reconstruye el auxiliar para todo el archivo sin ninguna discriminación. Nómina: Realizará la reconstrucción del auxiliar de préstamos sólo a la clase de nómina seleccionada de la pantalla Consulta Nóminas. Nómina Clase: Realizará la reconstrucción del auxiliar de préstamos sólo a la clase de nómina y a las clases de préstamos específicos, indicando Desde... y Hasta... que clase va a realizar la operación. Clase: Realizará la reconstrucción del auxiliar de préstamos sólo a la clase de préstamos seleccionados, indicando Desde... y Hasta... de la pantalla Consulta de Clases de Préstamos. Empleado : Realizará la reconstrucción para el empleado seleccionado. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO Se utiliza para calcular el valor que se le puede prestar a empleado teniendo cómo base el salario del mismo. Para poder trabajarlo debe crear dos variables de usuario, así: Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario e Inserte: Nombre de la Variable : NivEndNum. Descripción : Numerador del Nivel de Endeudamiento. Tipo de Variable : Alfanumérica. Dato : Es el nombre de la Agrupación de Conceptos que servirán de numerador (deducciones) del proceso de cálculo. Nombre de la Variable : NivEndDen. Descripción : Denumerador del Nivel de Endeudamiento. Tipo de Variable : Alfanumérica. Dato : Es el nombre de la Agrupación de Conceptos que servirán de denominador (devengados) numerador del proceso de cálculo. Para realizar dicho cálculo complete: Política de Cálculo : Es el nombre de la política de cálculo que realiza dicho proceso. * Parámetros de Cálculo Borrar cálculos anteriores : Este "suiche" se marca si se deben borrar todos los cálculos anteriores para que no interfieran con el que se va a realizar. Nómina : Anote o seleccione la clase y tipo de nómina en la cual esta el empleado. Período Inicial : Anotar o seleccionar el período en el cual se iniciaría el pago del préstamo solicitado. Período Final : Anotar o seleccionar el período en el cual se terminaría de pagar del préstamo solicitado. Procesar por : Seleccione el tipo de proceso: Empleados ó Préstamos. Desde... Hasta... : Este depende del tipo de proceso, si es por Empleados aparecerá la Consulta de Empleados y si es por Préstamos aparecerá la Consulta General de Saldos. Numerador : Agrupación de conceptos destinada para dicho fin. Denominador : Agrupación de conceptos destinada para dicho fin. Luego oprima el botón , para que el sistema realice el proceso pertinente. Si desea consultar los niveles de endeudamiento oprima el botón PRÉSTAMOS SIN APROBACIÓN Esta consulta trae la lista de todos los préstamos que están pendientes por la Aprobación del mismo. Si desea consultar todos los detalles de los préstamos de un empleado oprima el botón , donde aparecen: Número del Préstamo, Código y Nombres del Empleado, Descripción y Clase de Préstamo, Tipo de Pago, Cuotas, Plazos y Amortización en días, los Conceptos de Capital e Intereses, Conceptos de Pago y de Seguro, Fecha de Solicitud, Inicio, Aprobación, Negación, Valores de Cuota, Préstamo, Monto Total, Saldo de Préstamo, Pagado por Interés, Pagado por Capital y Pagado por Seguro. Si desea ir a consultar los préstamos aprobados oprima el botón PRÉSTAMOS NEGADOS Esta consulta trae la lista de todos los préstamos que han sido negados. Si desea consultar todos los detalles de los préstamos de un empleado oprima el botón , donde aparecen: Número del Préstamo, Código y Nombres del Empleado, Descripción y Clase de Préstamo, Tipo de Pago, Cuotas, Plazos y Amortización en días, los Conceptos de Capital e Intereses, Conceptos de Pago y de Seguro, Fecha de Solicitud, Inicio, Aprobación, Negación, Valores de Cuota, Préstamo, Monto Total, Saldo de Préstamo, Pagado por Interés, Pagado por Capital y Pagado por Seguro. Si desea ir a consultar los préstamos aprobados oprima el botón SALDOS POR EMPLEADO En esta consulta se listan los empleados y cada uno de los préstamos que le correspondes. Con toda la información de los saldos del préstamo de cada uno de ellos. SALDOS EN GENERAL En esta consulta se listan todos los préstamos de forma general. Si desea consultar todos los detalles de los préstamos de un empleado oprima el botón , donde aparecen: Número del Préstamo, Código y Nombres del Empleado, Descripción y Clase de Préstamo, Tipo de Pago, Cuotas, Plazos y Amortización en días, los Conceptos de Capital e Intereses, Conceptos de Pago y de Seguro, Fecha de Solicitud, Inicio, Aprobación, Negación, Valores de Cuota, Préstamo, Monto Total, Saldo de Préstamo, Pagado por Interés, Pagado por Capital y Pagado por Seguro. Si desea ir a consultar los acumulados generados por el préstamo oprima el botón Si desea consultar la Historia de préstamos que ha tenido el empleado oprima el botón Si desea consultar los Compromisos de préstamo que tiene el empleado oprima el botón Si desea consultar lo que ha generado el auxiliar de préstamos oprima el botón HISTORIA DE PRÉSTAMOS Esta consulta trae todos los préstamos que han realizado cada uno de los empleados. PENDIENTES DE APROBACIÓN Este informe lista todos los préstamos que están pendientes de su aprobación comprendido entre un rango de fechas determinado. * Solicitados : Desde: Es la fecha donde inicia el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Fecha: Es la fecha donde termina el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Después de seleccionar el rango de fechas que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" PRÉSTAMOS NEGADOS Este informe lista todos los préstamos que han sido negados entre un determinado rango de fechas. Para listar dicho informe complete: Solicitados : Desde: Es la fecha donde inicia el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Fecha: Es la fecha donde termina el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. * Clase de Préstamo : Desde: Es el primer rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Clases de Préstamos. Fecha: Es el último rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Clases de Préstamos. * Relación Sindical : Desde: Es el primer rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Relaciones Sindicales. Fecha: Es el último rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Relaciones Sindicales. Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla Seleccionar Destino del Informe. POR FECHAS DE APROBACIÓN Este informe lista todos los préstamos que han sido aprobados entre un rango de fechas determinado. * Solicitados : Desde: Es la fecha donde inicia el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Fecha: Es la fecha donde termina el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Después de seleccionar el rango de fechas que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" POR FECHAS DE APROBACIÓN Este informe lista todos los préstamos que han sido aprobados entre un rango de fechas determinado. * Solicitados : Desde: Es la fecha donde inicia el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Fecha: Es la fecha donde termina el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Después de seleccionar el rango de fechas que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" CONCEPTOS COMPROMETIDOS Este informe lista todos los conceptos de nómina que están enlazados con los préstamos entre un rango de fechas. Para listar dicho informe complete: * Tipo de Informe : Este tipo de informe se refiere a la forma en la cual se van a listar los conceptos: Particular : Con esta opción se pueden escoger los conceptos que se desean listar. Puede seleccionar los conceptos a listar al oprimir el lookup al ser llamada la pantalla Consulta de Conceptos. Global : Lista todos los conceptos comprometidos sin tener la opción de seleccionarlos. * Desde: Es la fecha donde inicia el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. * Fecha: Es la fecha donde termina el informe, puede seleccionarla de la pantalla Calendario. Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla Seleccionar Destino del Informe SALDOS CLASIFICADOS Los informes clasificados sirven para ordenar y filtrar los datos de forma más específica. Tipo de Informe : Esta opción sirve para listar los informes de forma completa o específica. Seleccione entre Detallado, Sumario ó Resumido, según el caso Luego de especificar el tipo de informe oprima el botón y en la pantalla Selección de Campos de Clasificación realice: 1. Señale la clase de Clasificación, luego oprima e indique la prioridad puede estas dada de 1... a N. La prioridad mayor es la primer búsqueda que realiza y quedan dentro de la prioridad menor. 2. De acuerdo a la Clasificación señalada indique Desde... Hasta... es decir, indicar los rangos que comprende el informe. Para que liste el informe oprima el botón y en Seleccionar Destino del Informe especifique su destino. SALDOS DE PRÉSTAMOS Este informe lista todos los préstamos con su respectivo monto y saldo actualizado a la fecha. Para listar dicho informe complete: Tipo de Informe : Esta opción sirve para listar los informes de forma completa o resumida. Seleccione entre Detallado o Sumario, según el caso. Clasificado por : Es la forma de cómo se va a ordenar el informe. Seleccione entre Empleado o Clase Préstamo. Si es por Clase de Préstamo, seleccione Desde... Hasta.... que clases de préstamos desea listar. Luego oprima el botón y en Seleccionar Destino del Informe específique su destino. AUXILIAR DE PRÉSTAMOS Este informe lista todos los valores y datos que están registrados en el módulo de préstamos entre un rango de períodos. Para listar dicho informe complete: * Nómina : Seleccione la clase y tipo de nómina a realizar el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Nóminas llamada con el lookup. * Período : Desde: Es el primer rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta General de Calendarios de Procesos de Nómina. Fecha: Es el último rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta General de Calendarios de Procesos de Nómina. * Clase de Préstamo : Desde: Es el primer rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Clases de Préstamos. Fecha: Es el último rango que se debe tomar para el informe, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Clases de Préstamos. * Saldos Iniciales : Marcar en caso de que el informe liste los saldos iniciales de los préstamos. Tipo de Informe : Esta opción sirve para listar los informes de forma completa o específica y ordenada de acuerdo a su tipo. Seleccione entre Periódico, Sumario ó Empleado, según el caso Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla Seleccionar Destino del Informe NOTA : Este informe tiene una columna que se llamada Cargos que contiene los valores de los abonos realizados por Fuera de Nómina. RECONSTRUCCIÓN DEL AUXILIAR (PCD) Procedimiento - Tnp:WinRecAUX Path: Modulo de Préstamos/Utilitarios/Reconstrucción de Auxiliares. Este proceso Reconstruye el archivo auxiliar de prestamos (PCD) y eventualmente los saldos de los prestamos, dependiendo de lo indicado en la pantallas. Esta opción se utiliza para realizarle al archivo PCD - Auxiliar de Préstamos un proceso que revisa todos los períodos y construye los nuevos saldos de los préstamos, reconstruyendo así el archivo auxiliar de préstamos. * Tipo de Reconstrucción: Es la forma por la cual quedará reconstruido el auxiliar, puede seleccionar: Saldos : Esta opción se utiliza para reconstruir el Auxiliar de Préstamos tomando la información solo de el. Es decir, se revisan todos los periodo del PCD y se reconstruyen sus saldos. Esta opción es la que se debe de tomar si los saldos de prestamos en el MSP, se encuentran correctos. Si selecciona esta opción, le aparece Reconstruye del Histórico ?, esto le permite tomar el histórico de prestamos y reconstruir también de los prestamos no activos. Es decir que ya fueron cancelados. Creando : Esta opción se utiliza para reconstruir el Auxiliar de Préstamos tomando la información desde la fuente es decir el movimiento liquidado y creando nuevamente el PCD. Para esto es muy importante : 1-.Que el Movimiento liquidado se encuentre completo, es decir que no se haya hecho ninguna depuración. 2-.Que los periodos de liquidación se encuentren debidamente cerrados. Si selecciona esta opción, le aparece Reconstruir Saldos del MSP ?, esto le permite hacer además una reconstrucción de los saldos del MSP. * Reconstrucción por : Es la forma como se va ha procesar la información. Puede seleccionar: General: Reconstruye el auxiliar para todo el archivo sin ninguna discriminación. Nómina: Realizará la reconstrucción del auxiliar de préstamos sólo a la clase de nómina seleccionada de la pantalla Consulta Nóminas. Nómina Clase: Realizará la reconstrucción del auxiliar de préstamos sólo a la clase de nómina y a las clases de préstamos específicos, indicando Desde... y Hasta... que clase va a realizar la operación. Clase: Realizará la reconstrucción del auxiliar de préstamos sólo a la clase de préstamos seleccionados, indicando Desde... y Hasta... de la pantalla Consulta de Clases de Préstamos. Empleado : Realizará la reconstrucción para el empleado seleccionado. EJEMPLO DE PRÉSTAMOS: ? Clases de prestamos : - Clase: PECD - Descripción: CALAMIDAD DOMESTICA - Del capital: Concepto de entrega 278 - Del seguro: No Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón ? Causales de negociación : -Causa: NB -Descripción: NIVEL DE ENDEUDAMIENTO BAJO -Tipo: Negación Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón ? Parámetros de préstamos : -Política nivel de endeudamiento: pnivl -Auxiliar de cargos y pagos: Genera auxiliar -Personal retirado: Borrar prestamos -Archivo de exportación: PRESTAMO.TXT Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón ? Formas de pago : -Forma de pago: N -Descripción: CON LA NOMINA -Forma de pago: Nomina Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón ? Tipos de amortización : -Tipo de amortización: H -Descripción: K constante -Cuota: Indicada. -Cuota generada en: Registro -Formato de libranza: Flfhc -Generación según: Pgfhc -Procesos para abono: Cierre Pafge, por fuera de nomina Pffin Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón ? Terceros : -Proveedor: 890901177 -Nit: 890901177 -DV: 0 -Tipo de nit: N -Razón social: COOFINEP -Dirección: CRA 51 No. 48-44 -Ciudad: 05001 -Teléfono: 5114688 Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón ? Solicitudes : Préstamo -Empleado: 15512998 -Clase: PECD -Fecha de solicitud: 8.01.2002 -Fecha de iniciación: 15.01.2002 -Valor: 500.000 -Periodo de gracia: 0 Forma de pago -Forma de pago: Nomina. -Calendario: Comercial. -tipo de amortización: I -plazo 90 días -amortizados cada 15 Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón Dar clic en autorizaciones para aprobar el préstamo fecha de aprobación 10.01.2002. Dar clic en autorizar el pago para que genere el pago a nomina. Generar a nomina para el ejemplo completas. CÓMO SE REALIZAN LOS ENVÍOS DE PRÉSTAMOS DE ACUERDO A LOS DÍAS DE AMORTIZACIÓN? Para que los préstamos se generen de acuerdo al tiempo especificado en la amortización, se debe tener en cuenta: ?Los préstamos aprobados que su amortización sea diferente de la periodicidad de la nómina deben ser aprobados con anterioridad, es decir, si los días de amortización son 30 debo aprobarlo con 30 días de anticipación. ?Adicionalmente cuando se genera a nómina lee las fechas de último descuento y de último pago de intereses (se encuentran dentro de la solicitud del préstamo en la ficha Formas de Pago), con el fin de ver si toca enviar dicha cuota o no. Nota: Estas fechas se actualizan con cada cierre de nómina. ¿CÓMO TRABAJAR LA RECONSTRUCCIÓN DEL AUXILIAR DE PRÉSTAMOS? Esta opción se utiliza para realizarle al archivo PCD - Auxiliar de Préstamos un proceso que revisa todos los períodos y construye los nuevos saldos de los préstamos, reconstruyendo así el archivo auxiliar de préstamos. Para realizar dicho proceso se requiere completar la siguiente información: - Tipo de Reconstrucción: Es la forma por la cual quedará reconstruido el auxiliar, puede seleccionar: General: Reconstruye el auxiliar para todo el archivo sin ninguna discriminación. General por MLQ : Borra el PCD y lo reconstruye en base al MLQ, revisa el HIP, recorre el MSP y vuelve a crear el PCD. Si el valor del MLQ es diferente al que existe en la actualidad con el PCD sacando un listado de inconsistencias por pantalla. Empleado por MLQ : Ejecuta la misma operación que la opción anterior pero con un sólo empleado que sea seleccionado. Nómina: Realizará la reconstrucción del auxiliar de préstamos sólo a la clase de nómina seleccionada de la pantalla Consulta Nóminas Nómina Clase: Realizará la reconstrucción del auxiliar de préstamos sólo a la clase de nómina y a las clases de préstamos específicos, indicando Desde... y Hasta... que clase va a realizar la operación. Clase: Realizará la reconstrucción del auxiliar de préstamos sólo a la clase de préstamos seleccionados, indicando Desde... y Hasta... de la pantalla Consulta de Clases de Préstamos - Reconstruye Históricos?: Al marcar esta opción se le indica al proceso que también debe ir a mirar los préstamos y sus respectivos saldos en el archivo de HIP.DAT (Histórico de Préstamos). Para que el sistema realice el proceso oprima y espere a que el sistema le muestre en pantalla que el proceso ha terminado. ¿CÓMO FUNCIONAN LAS FÓRMULAS EN LOS PRÉSTAMOS? Tipo de Amortización F Fórmula Financiera funciona de la siguiente manera: Si tienen compromisos, es decir, cuotas extras les trae al valor presente de acuerdo en la siguiente fórmula: Valor Cuota Extra (1 + i )n Donde ? i = tasa de interés mensual, ejemplo si es del 18% entonces la i mensual es 1.5 n = número período calculado como fecha del compromiso - fecha de iniciación del préstamo. Cada una de las cuotas extras con traídas a valor presente, el valor presente total es decir la suma de todas las cuotas extras traídas a valor presente son retiradas del valor del préstamo. El cálculo entonces de la cuota se hace en la fórmula i (1 + i)n (1 + i)n-1 El sistema hace todo este proceso en base a días. Ver ejemplo: como la cuota es de $145.170 y no alcanza a pagar los intereses entonces el sistema ajusta el valor de la cuota a $240.000 para que pueda pagar estos intereses. ___________________________* Tipos de amortización G Igual al anterior, tiene el ajuste final de la cuota a $240.000, entonces la cuota es de $145.170. Debido a que la cuota no alcanza a pagar los intereses estos son capitalizados y el sistema los maneja de la siguiente manera: * Valor real a descontar $240.000 que corresponden a $145.170 x interés y $94.830 x capital. Como estos $94.830 no se puede descontar entonces el sistema los lleva como un valor adicional prestado por concepto que en la clase de préstamo se haya indicado como concepto de pago, por lo tanto la colilla de pago aparecerá así: Devengados Básico $xxxx Concepto de Pago de Préstamo $94.830 Deducciones Concepto de Interés $240.000 CÁLCULO DE PRÉSTAMO: Crédito inicial $12'000.000 Tasa 24% Nominal Plazo = 36 meses Equivalente 2% A.M.V Con abonos extras los meses de Junio y Diciembre equivalentes al valor presente a: Junio 99 $ 1'200.000 V.P = 1'200.000 = 1'086.876 (1+0.02)5 Dic 99 $ 2'000.000 V.P = 2'000.000 = 1'608.526 (1.02)11 Junio 00 $ 1'600.000 (17) $ 1'142.660 Dic 00 $ 2'500.000 (23) $ 1'585.390 Junio 01 $ 2'000.000 (29) $ 1'126.225 Dic 01 $ 3'500.000 (36) $ 1'750.097 $12'800.000 $8'299.774 $12'000.000-8'299.774= 3'700.226 P = 0.02(1+0.02)36 = 0.040.7977(3.700.226) = 145.170 (1+0.02) 36 -1 1.0398873 Saldo inicial $12.000 al 2%. Intereses corrientes $240.000 en el primer mes por que aún no se han hecho abonos, pero en realidad el empleado paga $145.171 la diferencia sería de $94.830 los cuales pasan a capital y quedan: Saldo $12'094.830 i corrientes $241.897 Febrero $12'191.555 i corrientes $243.831 Marzo $12'290.215 $245.804 Abril $12'390.848 $247.817 Mayo $12'493.494 Abonos $1'200.000 Préstamo $12'000.000, inicia 1 Febrero - 15 de Febrero con i= 24% a un tiempo de 36 meses (180 días). FECHA VALOR DE LA CUOTA INTERES PRESENTE INTERES DÍAS 15 junio $1'200.000 $1'086.876.97 5 130 15 Dic $2'000.000 $1'608.526.07 11 330 15 Junio $1'600.000 $1'142.660.01 17 510 15 Dic $2'500.000 $1'586.389.79 23 690 15 Junio $2'000.000 $1'126.224.61 29 870 15 Dic $3'500.000 $1'750.096.64 35 1050 Cuota = $145.170 según amortización G Cuota = $240.000 según amortización F Valor de los intereses $240.000 ___________________________* Tipo de Amortización H Cuotas calculadas e interés sobre el valor de la cuota. Generación de Cuotas de Capital e interés (PGMCI) esta generación actúa así: Toma la cuota calculada al ingresar el préstamo, en base a (PCIGU). Valor Préstamo * Amortización (Plazo - Periodo Gracia) El plazo es en días, por lo tanto, si son 12 cuotas semanales, el pago será: 12 semanas x 7 días = 84 días Amortización = 7 días Calcule los intereses así: Valor cuota * i donde i = interés. 100 Ej: Valor préstamo $20.000 Plazo 12 cuotas semanales. Interés nominal = 5%. Plazo = 12*7= 84 días. Amortización = 7 días. Cuota = 20.000 x 7 = 1666,67 84 Interés = 1666,67 x 5 = 83,33 100 Total de descuento 1750 Abonos por fuera de nómina (ver PFFIN) Abonos en cierre de nómina (ver PAFGE) Formato de impresión (ver FLMCI) ___________________________* Como funciona el tipo de amortización con DTF=D 1.El préstamo se crea con el % de interés establecido la clase de préstamo. 2.La generación de la cuota de capital se hace igual al tipo de amortización G. Es decir, si la cuota no amortiza el valor del capital más interés entonces se capitaliza. 3.Los intereses sé calculan en base al último porcentaje indicado en la clase de préstamo, por lo tanto es importante que cuando vaya a cambiar este interés se indique en la clase de préstamo. Cálculo de la cuota = PCFGE, R, L, 1 Generación de la cuota = PGDTF Formato de impresión = FLFGE Ahorro por nómina = PAFGE A horro por fuera = PFFIN ___________________________* Tipo de Amortización T - Anualidades Constantes Este tipo de Amortización trabaja calculando la cuota dependiendo del valor de los intereses por el Factor Valor Futuro / Valor Presente. ___________________________* Tipo de Amortización V - Plan Variables Este tipo de Amortización trabaja asociada a las Compromisos realizados para esta Clase de Préstamo, ya que como su nombre lo indica las cuotas van variando de acuerdo a lo registrado en las Cuotas Extras (LIB - Libranzas). ___________________________* Tipo de Amortización M - Intereses sobre Cuota Este tipo de Amortización calcula la cuota y en el momento de la generación a nómina envía adicional el valor de los intereses que se calculan de acuerdo al valor de la cuota. ___________________________* Tipo de amortización % Porcentaje salario Tipo de amortización A Anualidades Tipo de amortización C Cuotas constantes Tipo de amortización I Iguales Tipo de amortización K Anualidad solo interna Tipo de amortización P Plan de Pagos Tipo de amortización S Solo compromisos Tipo de amortización U Única ¿CÓMO CONFIGURAR LOS CONCEPTOS PARA LISTAR INFORME DE PRÉSTAMOS A FONDO DE EMPLEADOS? Para listar un informe de Préstamos al Fondo de Empleados, se debe configurar el concepto creándole las siguientes variables: Rel. Arg. Variable Descripción Tipo Dato No No ValorBen Valor del Beneficio #ca. Ej: 2500000 No No PrcBen Porcentaje del Beneficio #ca 300 (3 * 100) No No PrcPres Porcentaje del préstamo #ca 900 (9 * 100) No No PrcSlrB Porcentaje aplicado al Salario Base #ca 1000 (10 * 100) No No PrcAplK Porcentaje a aplicar al capital #ca 110 (1.1 * 100) No No FacPre Factor sobre porcentajes #ca 12 (12 meses) Luego debe ir la Módulo de Préstamos por Configuración | Tipos de Amortización y crear un nuevo tipo de la siguiente forma: Tipo de Amortización: E Descripción: Especial de Vivienda XXXXX Cuota: Marcar Calculada Cuota Calculada: Se escoge la política PCVIV Cuota Generada: Se debe marcar en Registro No marcar: Tiempo de Amortización, no marcar: Plazo Formato de Libranza: FLANU Generación: PGVIV Proceso para Abono: PAFIN Por Fuera de Nómina: PFFIN Entonces cuando registre el préstamo coloque el monto total del préstamo. Ej: 27'500.000,oo y el tipo de Amortización escoja el E (el creado anteriormente) y marque Intereses Anticipados. Nota: En el Préstamo le aparece la cuota inicial y se mantiene así en pantalla, cuando genera a la nómina es cuando muestra el valor de cada período. El sistema crea en la Definición de Variables del Usuario por Empleado (Vep.dat) unas Variables que se explican así: Los 4 primeros dígitos son el Concepto Liquidado, los 4 dígitos siguientes son el Concepto de Abono de la Empresa, 4 dígitos siguientes es el año de liquidación del abono, los 2 siguientes el mes de liquidación y los últimos dos son el período de liquidación. Ej: Nombre de Variable: 567 590 20010808, Descripción: Adicional del concepto 567, Tipo: Alfanumérica. Indicando que el concepto 567 es el concepto del préstamo, el 590 concepto con que aporta la empresa, 20010808 son el año, mes y periodo que se liquida. Adicional el sistema coloca en cada uno de los empleados el valor que abona la empresa a favor, éste se encuentra en el Registro de Empleados | Datos Complementarios | Variables del Usuario. El informe se lista por Informes | Variables de usuarios por Empleados | marcar Requiere períodos y conceptos y el informe Especial. Este informe se debe sacar por cada nómina existente; además se pueden sacar por rangos de períodos, conceptos y empleados. ¿CÓMO SE ACTUALIZAN LOS SALDOS DE LOS PRÉSTAMOS? El préstamo tiene: Valor = Valor del préstamo Monto = Monto total que inicialmente es igual al valor del préstamo. Acumulado pagado = donde se va a registrar el periódicamente los abonos. El saldo de cualquier préstamo en cualquier momento es igual a: Monto - Acumulado pagado. - Para los préstamos Sin interés se procede así: Al acumulado pagado se le abonan todos los valores pagados. - Para los préstamos Con interés se procede así: Al acumulado pagado = todos los abonos se capital + todos los abonos de interés. Al monto se le suman todos los abonos hechos por interés. - Para los préstamos financieros capitalizables: Al acumulado pagado = abonos de capital + interés Monto = abonos de interés + el valor capitalizable. ¿CÓMO FUNCIONA LA SIMULACIÓN DE LOS PRÉSTAMOS EN EL MÓDULO DE CONSULTAS? La simulación se encuentra en el módulo de Consultas en General que se encuentra en el menú principal de la nómina. Luego ingrese por Empleados | Datos A Consultar | Simulación de Préstamos. La función principal de este proceso es mostrar o consultar el valor de las posibles cuotas que se descontarían por nómina al empleado de acuerdo a un monto o valor de préstamo, determinado por el plazo y los días de amortización. Para realizar una buena simulación se debe tener en cuenta que el tipo de amortización este configurado en la cuota como Indicada. Si esta no se encuentra indicada el sistema no le realiza cálculo alguno. Al escoger el tipo de amortización con cuota indicada, adicional deben estar activos los campos: - Plazo : Debe indicarse en días cuanto es el tiempo dado para el pago del préstamo. Ej: 180 días, 360 días, etc. - Amortización : Debe indicarse la periodicidad en que se realizarían los pagos. Ej: Cada 15 días, cada 30 días, etc. Adicionalmente si la clase de préstamo que se escoge está configurado con conceptos de interés, el sistema simulará las cuotas incluyendo este concepto. FORMAS DE PAGO Con las Formas de Pago se indica al sistema cómo serán cancelados los préstamos por los Empleados. Para ingresar o registrar en el sistema una nueva Forma de Pago, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima 3. MODULO DE EMBARGOS Permite administrar todo el proceso de generación de novedades de embargos, dictados por un juez que se presentan en contra de los trabajadores de la empresa; ya sea por alimentos, judiciales o civiles. A.CONFIGURACIÓN * Clases de embargo. * Definición de envíos. * Variable generales de usuario. * Registro de envíos. * Instalación de archivos. B. EMBARGOS. * Registro de embargos por empleado. * Generación a nomina. * Generación de la distribución de pagos. * Registro de distribución de pagos. EJEMPLO: La empresa XYZ crea una nueva clase de embargo (embargo alimentos) con el código 0001, dicho embargo esta ligado al concepto 255 ? Clases de embargo : - Embargo : 0001 - Descripción : Embargo alimentos ? Registro de embargos por empleado : - Empleado : 15512998 - Clase de Embargo : 0001 - Resolución : - Nro : 123 - Fecha : 1.02.2002 - Forma de Descuento : Valor Fijo - Estado : Activo - Concepto : 255 - Fecha de Inicio : 4.02.2002 - Valor ó Porcentaje : 100.000 - Tope Máximo a descontar : 100.000 - Agrupación de Devengados : BEMG Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón AUTORIZACIONES A TERCEROS : autorizar el embargo. Aprobación: Fecha de aprobación : 5.02.2002 BENEFICIARIO Oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. - Beneficiario : Se selecciona proveedores y / o terceros - Banco: Al seleccionar un banco automáticamente traerá la sucursal y el número de la cuenta, por esa razón asegúrese que al elegir el banco seleccione también los otros campos. Generar a nomina . ¿CÓMO SE CONFIGURARÁ EL MÓDULO DE EMBARGOS? Se debe definir cada clase de embargo con su respectiva descripción esta ventana se encuentra en la opción Configuración |Clase de Embargos. Para poder liquidar un embargo se deben definir conceptos (estos se encuentran en la Configuración|Conceptos del menú principal) que estén relacionados con una política de liquidación y si es necesario una restricción. Se debe definir agrupaciones de conceptos que son base para calcular el valor del embargo. COMO INGRESAR UN EMBARGO? En la opción Embargo|Registro de Embargos se ingresa el o los respectivos embargos. Esta ventana consta de tres partes: 1. EMBARGOS POR EMPLEADO: Es esta sección se matriculará el embargo con sus respectivos datos como: Empleado: Código del empleado Clase de embargo: Resolución: Número de la resolución que remite el Juzgado Forma de Descuento: Existen tres tipos: Valor Fijo, porcentaje al Básico o porcentaje al Devengado Estado: Activo o Suspendido Juzgado: El Código del Juzgado que lo emitió Concepto: Es el código del concepto asociado a la clase de embargo matriculado Fecha de inicio: Fecha en la cual se podrá iniciar los respectivos descuentos Valor o Porcentaje: Depende de la forma del descuento; si es valor fijo se ingresará el valor respectivo, para la opción de por básico o devengado es un porcentaje Tope máximo: Es el tope máximo a descontar por empleado Agrupación de devengados: Si se selecciona algún % en la forma de descuento , sirve para calcular el valor del embargo. 2. AUTORIZAR EL EMBARGO: Después de ingresar el o los embargos y de realizar un estudio se tomará la decisión de autorizar o negar el embargo, para realizar este proceso se deberá utilizar el botón . Al dar clic en el botón de aparecerá una ventana con dos opciones: Aprobación y Negación, cada opción traerá una ventana en la cual se indicará el usuario que esta utilizando la aplicación, además se tendrá que elegir una fecha (de Aprobación o Negación según el caso) la cual tendrá que ser mayor que la fecha de inicio. Si el embargo se aprueba el estado será 1, si el embargo se niega el estado tendrá un valor de 2, si este se encuentra vacío indicará que está en estudio la debida Autorización. 3. EMBARGOS POR BENEFICIARIO. Se registra los beneficiarios o demandantes teniendo en cuenta la siguiente información: Cédula o nit: Ingrese el código de la cédula o Nit que debe estar registrado en la tabla de terceros (PRO) Banco: Al seleccionar un banco automáticamente traerá la sucursal y el número de la cuenta, por esa razón asegúrese que al elegir el banco seleccione también los otros campos. Por ultimo se indica el porcentaje correspondiente al demandante. Si la forma de descuento es valor fijo el porcentaje debe ser mayor que 0 y menor o igual al 100%, si el descuento es por básico o devengado el porcentaje debe ser mayor que 0 y menor o igual al porcentaje asignado por el embargo del empleado. Si el porcentaje sobrepasa el total del embargo aparecerá un mensaje el cual es solo de advertencia. COMO SE GENERA LA DISTRIBUCIÓN DE LOS PAGOS DEL EMBARGO? Para generar la distribución de pagos deberán existir embargos aprobados con beneficiarios matriculados y posteriormente deben estar liquidados estos descuentos. Los pasos para realizar la distribución son: Liquidar los descuentos: Antes de distribuir los pagos asegúrese de que el descuento esté liquidado (seguir los pasos normales, generar novedad y luego liquidar) en el o los periodos a distribuir. Generar la distribución de pagos: En la opción Generación de la Distribución de Pagos seleccione uno o más períodos, al tener definido los períodos a procesar se generará la distribución presionando el botón , de la misma manera si el porcentaje de los beneficiarios excede al total, el sistema mostrará un mensaje de advertencia y otro en el cual usted decidirá si realiza el pago o no. Si al realizar la generación existen pagos distribuidos a beneficiarios en los períodos seleccionados activará un grupo de opciones: Consulta: Es la consulta respectiva de los pagos distribuidos para esos períodos. Informe: El informe de los pagos generados. Extracción: Si se desea Borrar todos los pagos de un período respectivo se eliminan los demás procesos en la ventana "Distribución de Pagos" utilizando el botón "Borrar Nómina" dejando solo los procesos a extraer. Transferencia: Genera el archivo plano que realiza la transferencia bancaria. Modificaciones a los pagos Distribuidos: Si se desea Borrar, Insertar o Cambiar uno o varios pagos distribuidos (forma manual) existe una opción; Registro de distribución de pagos. CLASES DE EMBARGOS Este proceso sirve para matricular en el sistema todas las Clases de embargos existentes y por las cuales se registran al Empleado. Para ingresar o registrar en el sistema una nueva clase de embargos, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima REGISTRO DE CLASES DE EMBARGO Embargo : Es el código de la clase de embargo a matricular en el sistema. Alfanumérico de 4 dígitos máximo. Descripción : Es el nombre de la clase de embargo a matricular en el sistema. REGISTRO DE EMBARGOS POR EMPLEADO Este proceso sirve para matricular en el sistema todos los embargos que se deben registrar a los Empleados. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo embargo, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima BENEFICIARIO Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo beneficiario, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima REGISTRO DE EMBARGOS POR EMPLEADO Empleado : Se selecciona el código del empleado a matricular el embargo en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Empleados por Área, se escoge el empleado que se necesite. Clase de Embargo : Se selecciona el código de la clase de embargo a matricular al empleado en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Clases de Embargos , se escoge la clase de embargo que se necesite. Resolución : Es el número de la resolución que remite el Juzgado Nro : Es el número de resolución del embargo del empleado. Fecha : Es la fecha de la resolución del embargo del empleado. Con el Lookup llama la pantalla Calendario , se escoge la fecha que se necesite. Forma de Descuento : Es la forma de como el empleado pagará el embargo. Se debe activar el campo que se necesite de : Valor Fijo : El descuento será fijo del salario del empleado. % Básico : El descuento será un porcentaje del salario básico del empleado. Devengado % : El descuento será un porcentaje del salario devengado del empleado. Estado : Es el estado del embargo del empleado. Se debe activar el campo que se necesite de : Activo : El embargo esta vigente para el empleado. Suspendido : El embargo del empleado esta inactivo ó suspendido. Concepto : Es el código del concepto a asociar al embargo del empleado en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Conceptos , se escoge el concepto que se necesite. Fecha de Inicio : Es la fecha de inicio del embargo del empleado. Con el Lookup llama la pantalla Calendario , se escoge la fecha que se necesite. Valor ó Porcentaje : Es el valor ó porcentaje del embargo del salario del empleado. Tope Máximo a descontar : Es el valor máximo a descontar del salario del empleado por el embargo. Agrupación de Devengados : Es el código de la agrupación de devengados a asociar al embargo del empleado en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Agrupación de Conceptos , se escoge la agrupación de concepto que se necesite. Pagos Acumulados : Es la suma de los pagos acumulados del embargo del empleado. BENEFICIARIO Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo beneficiario, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima Beneficiario : Se selecciona proveedores y / o terceros. Banco: Al seleccionar un banco automáticamente traerá la sucursal y el número de la cuenta, por esa razón asegúrese que al elegir el banco seleccione también los otros campos. Por ultimo se indica el porcentaje correspondiente al demandante. Si la forma de descuento es valor fijo el porcentaje debe ser mayor que 0 y menor o igual al 100%, si el descuento es por básico o devengado el porcentaje debe ser mayor que 0 y menor o igual al porcentaje asignado por el embargo del empleado. Si el porcentaje sobrepasa el total del embargo aparecerá un mensaje el cual es solo de advertencia. GENERACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DE PAGOS En la opción Generación de la Distribución de Pagos seleccione uno o más períodos, al tener definido los períodos a procesar se generará la distribución presionando el botón , de la misma manera si el porcentaje de los beneficiarios excede al total, el sistema mostrará un mensaje de advertencia y otro en el cual usted decidirá si realiza el pago o no. Si al realizar la generación existen pagos distribuidos a beneficiarios en los períodos seleccionados activará un grupo de opciones: Consulta: Es la consulta respectiva de los pagos distribuidos para esos períodos. Informe: El informe de los pagos generados. Extracción: Si se desea Borrar todos los pagos de un período respectivo se eliminan los demás procesos en la ventana "Distribución de Pagos" utilizando el botón "Borrar Nómina" dejando solo los procesos a extraer. Transferencia: Genera el archivo plano que realiza la transferencia bancaria. REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE PAGOS Por medio de esta opción se pueden hacer modificaciones manuales pero solo cuando los embargos tiene terceros o beneficiarios. Dichas modificaciones se pueden hacer cuando se genero a nomina y además es un movimiento liquidado. Para ingresar o registrar en el sistema una nueva Distribución de pago, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de esta pantalla. Si desea modificar sus datos oprima Los datos que puedo modificar son: Nómina: Se debe seleccionar el tipo y clase de nómina a la que se le cambiara el pago por embargo. Período: Seleccionar el período de nómina en el cual se le cambiara el pago por embargos. Empleado: Selecciona el empleado al cual se le hará la modificación. Valor: digitar el valor. MÓDULO DE HORAS EXTRAS Permite controlar el proceso de grabación de horas extras que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea por medio de plantillas o por conceptos específicos. 1. CONFIGURACIÓN * Tipos de plantillas. * Definición de plantillas. * Definición de envíos. * Instalación de archivo. * Registro de envíos. 2. TRANSACCIÓN. * Grabación de novedades. * Generación a nomina. 3. INFORMES. * Impresión de formatos de plantillas. EJEMPLO 1. CONFIGURACIÓN * Tipos de plantillas : Oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. - Plantillas :01 - Descripción : RESUMEN - Tipo : Resumen * Definición de plantillas : Plantillas de resumen. Oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. - Consecutivo : 01 - Concepto : 005. Para grabar los datos, oprima el botón Oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. - Consecutivo : 02 - Concepto : 006. Para grabar los datos, oprima el botón Oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. - Consecutivo : 03 - Concepto : 007. Para grabar los datos, oprima el botón Oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. - Consecutivo : 04 - Concepto : 008. Para grabar los datos, oprima el botón Oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. - Consecutivo : 05 - Concepto : 009. Para grabar los datos, oprima el botón Oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. - Consecutivo : 06 - Concepto : 010. Para grabar los datos, oprima el botón 2. TRANSACCIÓN . * Grabación de novedades : - Nomina : Seleccione la nomina a la cual se grabara la novedad. - Periodo : Seleccione el periodo al cual se grabara la novedad. Oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de esta pantalla, selecciono al empleado en el cual se le grabaran las horas extras Para seleccionar una plantilla, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de esta pantalla. Oprima el botón y grabe las horas que tendrá cada concepto de horas extras Generar a nomina. TIPOS DE PLANTILLAS DE GRABACIÓN Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo tipo de plantilla, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima REGISTRO DE TIPOS DE PLANTILLAS Plantillas : Se digita el código de la plantilla. Alfanumérico de 2 dígitos máximo. Descripción : Se digita el nombre del tipo de plantilla. Tipo Resumen : Plantillas de los acumulados de cada concepto referente a las horas extras. Diario : Plantillas de los conceptos relacionados con las horas extras en un formato de día a día. Impresión : Plantillas que se imprimen para el llenado de los horas extras de forma manual y puede ser una plantilla en formato de resumen o diario. PLANTILLAS DE RESUMEN Plantillas de los acumulados de cada concepto referente a las horas extras. SELECCIONE PLANTILLAS : Para consultar tipos de plantillas. oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima Consecutivo : Digitar el numero del consecutivo. Concepto : Seleccione el concepto de horas extras. PLANTILLAS DE DIARIO Plantillas de los conceptos relacionados con las horas extras en un formato de dia a dia. Se pueden seleccionar todos los conceptos referentes a las horas extras. PLANTILLAS DE IMPRESIÓN Plantillas que se imprimen para el llenado de los horas extras de forma manual y puede ser una plantilla en formato de resumen o diario. Se pueden seleccionar todos los conceptos referentes a las horas extras. TIPOS DE PLANTILLAS DE GRABACIÓN Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo tipo de plantilla, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima GRABACIÓN DE NOVEDADES Path: Este proceso permite realizar la grabación de Horas a conceptos. Esta grabacion puede hacerse por : 1-.Plantilla, para este caso Ud. debe de definir por la opción de registro el tipo de plantilla que va ha grabar, que puede ser de Resumen o de Diario. Para una mayor explicación remítase a la ayuda sobre este tópico. 2-.Concepto, permite grabar indistintamente para conceptos que Ud. selecciona sin necesidad de haber configurado una plantilla. Para iniciar la grabación debe de diligenciar los datos solicitados : Nomina : Seleccione la nomina a la cual se grabara la novedad. Periodo : Seleccione el periodo al cual se grabara la novedad. Para registrar en el sistema las novedades por conceptos oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de esta pantalla. A continuación le será presentada una pantalla donde podrá visualizar los empleados que corresponden a la nomina seleccionada e iniciar la grabación. Ud. puede restringir la grabación de un concepto para condiciones especificas de un empleado, por eje, supongamos que para una relación sindical especifica no se permita grabar el concepto de recargo nocturno, para ello Ud debe de hacer lo siguiente : 1-.Parametrizar la variable Cpt:NGrab en el concepto . en este caso Recargo Nocturno 2-.En relación escoja Relación Sindical 3-.En el argumento escoja la relación sindical correspondiente. 4-.En la descripción puede escribir No grabar novedades. 5-.En el dato puede indicar : R- Si quiere que no se grabe. M-Si quiere que le de un mensaje informativo, pero que le permita grabar. En la pantalla se puede consultar por los índices de búsqueda o de ordenamiento: Código del Empleado y del Apellido. IMPRESIÓN DE FORMATOS DE PLANTILLAS Empleados por : Seleccione una de las opciones por las cuales desea que ordene a los empleados dentro del informe: Apellido, Código. Plantilla a imprimir : Seleccione la plantilla de impresión que desea imprimir. Tipo de plantilla : Seleccione el tipo de plantilla si es tipo resumen o tipo diario. Imprimir por : Seleccione si se imprime por empleados o grupo de empleados. Empleado : Desde - hasta. MÓDULO DE AUXILIOS Permite controlar el proceso de generación de novedades de auxilios que se presentan por los trabajadores de la empresa por diferentes causas y que tienen como objetivo ayudarle a cubrir gastos ocasionales; ya sea en forma periódica o fija. 1. CONFIGURACIÓN. * Clases de auxilios. * Definición de envíos. * Registro de envíos. * Instalación de archivos. 2. AUXILIOS. ??Registro de auxilios. ??Generación a nomina. 3. INFORMES. EJEMPLO: La empresa XYZ crea una nueva clase de auxilios de alimentación con el código 01, dicho auxilio esta ligado al concepto 046. Clase de auxilios: 01 - Descripción: Auxilio de alimentación - Condicionador periódico:0 -Concepto: seleccionar el 046 ??Registro de auxilios : -Empleado: Seleccionar el empleado Arango Hernández Juan Horacio (o el empleado que exista en la nomina que estén manejando) -Tipo auxilio: seleccionar 01 -la fecha 2.01.2002 -Fecha final: 4 11. 2002 -Cuota por periodo: 5000 -Monto Total: 50000 Dar clic en la generación a nomina Nota Si no se conoce la fecha en que termina el auxilio se le coloca una fecha de finalización grande ya que el valida es el monto, y el acumulado pagado Dar click en los computadores para liquidar ¿CÓMO SE MANEJAN LOS AUXILIOS PROPORCIONALES A LOS DÍAS TRABAJADOS? Al concepto de nómina destinado para manejar los auxilios se le indica en la política periódica LQ022 y a dicho concepto se le crea la variable: Relación: AG Argumento: AG Variable: Agrup_Cpt_BH Descripción: Agrupación Base de Auxilios Tipo: Alfanumérica Dato: Nombre de la Agrupación con los conceptos de Auxilios Ej.: (BAUX) donde debe estar matriculado el básico. REGISTRO DE CLASES DE AUXILIOS Clase de auxilios: El código de la clase de auxilio. alfanumérico de 2 digito máximo. Descripción: El nombre de la clase de auxilio. Condicionador periódico: es una marca el cual se le hace al periodo.; indicándole que es en ese periodo en donde se va a generar ese auxilio. Concepto: Se selecciona el concepto de la clase de auxilio. Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón Variables Para Validación De Los Conceptos De Auxilios Antes de Crear las variables a los Conceptos se deben crear las siguientes variables de usuario. Variables de Usuario Nombre Tipo Dato Descripción AXE:MNJ_POLITICA Numérica 1 - Activa el Manejo de política para la validación de auxilios. 0 - Desactiva el Manejo de política para la validación de auxilios. Si Maneja Política para validación de Auxilios. Si la variable esta desactivada no realizara ninguna validación en el registro de auxilios. AXE:POLITICA Alfanumérica O_AXE Nombre de la política para validación de Auxilios. Variables de los Conceptos Nombre Tipo Dato Descripción AXE:MNJ_TOPE Alfanumérica S - Si Valida Tope. N - No Valida Tope. Si el Auxilio Valida Tope del valor de la cuota del Auxilio, se valida en un rango de una valor desde (Mínimo) a un valor hasta (Máximo). El valor Mínimo se debe de definir en la variable AXE:TOPE_DESDE. El valor Máximo se debe de definir en la variable AXE:TOPE_HASTA. AXE:DIAS_ANO Alfanumérica Un valor numérico El Número de Dias del Año. Generalmente para calendario comercial son 360 días y para calendario Juliano son 365 días. AXE:MNJ_ANO Alfanumérica S - Si Valida. N - No Valida. Valida si el Auxilio se Aplica una Vez en el Año. AXE:MNJ_SALMIN Alfanumérica S - Si Valida. N - No Valida. Valida el salario del empleado. Puede validar los siguientes tipos de salarios: El salario legal, el salario de la empresa ó el salario convencional. El tipo salario a validar se define en la variable : AXE:TP_SALMIN AXE:MNJ_TVIDA Alfanumérica S - Si Valida. N - No Valida. El Auxilio se Aplico una Vez en la vida. AXE:TOPE_DESDE Numérica Un valor numérico El usuario define el valor Mínimo de la cuota del Auxilio, el valor debe ser numérico. AXE:TOPE_HASTA Numérica Un valor numérico El usuario define el valor Máximo de la cuota del Auxilio, el valor debe ser numérico. AXE:TP_SALMIN Alfanumérica Un valor Alfanumérico Define el tipo salario a validar. Los valores alfanuméricos que puede tener esta variable son: L - Salario Mínimo Legal. E - Salario Mínimo de la Empresa. C - Salario Mínimo Convencional. El tipo de salario maneja un tipo de validación que se define en la variable AXE:TP_VAL_SALARIO AXE:TP_VAL_SALARIO Alfanumérica Un valor alfanumérico Los tipos de salarios deben estar definidos en la variable AXE:TP_SALMIN. Los valores de esta variable son : P - Porcentaje, para validar un porcentaje del salario del empleado con respecto al tipo de salario. N - Numero de Salarios, para validar el salario del empleado con respecto a un numero salarios. G - General, para validar el salario del empleado con respecto al tipo de salario definido en las variables generales del sistema. D - Salario Diario, para validar el salario diario del empleado con respecto al tipo de salario. H - Salario por Hora, para validar el salario por Hora del empleado con respecto al tipo de salario. AXE:VR_TP_VAL_SALMIN Alfanumérica Puede tomar valores numéricos ó alfanuméricos. Valores que puede tomar la variable AXE:TP_VAL_SALARIO. Ejm: 1. Para validar el 70% del salario del empleado, se debe de definir la variable AXE:TP_VAL_SALARIO con el valor del Dato en P y la variable AXE:VR_TP_VAL_SALMIN en 70. 2. Para validar que el salario del empleado no sea mayor a 3 veces al valor del tipo de salario, de debe de definir la variable AXE:TP_VAL_SALARIO con el valor del Dato en N y la variable AXE:VR_TP_VAL_SALMIN en 3. REGISTRO DE AUXILIOS POR EMPLEADO Ruta : Modulos de Nomina/Auxilios/Transacciones/Registro de Auxilios. Se pueden consultar los auxilios que existen, permite registrar nuevos auxilios, cambiar o borrar. Empleado: Se selecciona el empleado al cual se le registrara el auxilio. Tipo auxilio: Se selecciona la clase de auxilio que registrara. Fecha inicio: la fecha en la que se inicia el auxilio. Fecha final: la fecha en la que se terminara el auxilio. Cuota por periodo: Indique el valor de la cuota por periodo. Para efectos de tener un default, valor predeterminado que aparezca al ingresar un auxilio, debe de proceder de la siguiente manera : 1-.En la clase de Auxilio, ubique el concepto al cual está relacionado. Por ejemplo, la clase auxilio anteojos se paga o deduce por el concepto 8000. 2-.Determinado este concepto (Ejemplo 8000), vaya al registro de conceptos. 3-.En la definición de variables de Reglas del Negocio, cree la variable AXT: Cuota para las relaciones y/o argumentos requeridos o simplemente No,No. 4-.En el dato de esta variable indique su valor predeterminado. Recuerde que este valor puede cambiar , por lo tanto debe de modificar este datos cuando asi lo requiera. Monto Total: Se digita el valor total del auxilio, el cual puede ser igual a la cuota si es solo única ves. Si estos valores son diferentes el auxilio se sigue generando hasta agotar este monto total. Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón MÓDULO DE TURNOS Permite controlar el proceso de generación de novedades de los turnos que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea por medio de la rotación de oficios, centros de costos o turnos. A. CONFIGURACIÓN. * Días no hábiles. * Clases de días. * Turnos. * Horario de turnos. * Formas de pago. * Definición de envíos. * Parámetros de turnos. * Variables de usuario. B. TURNOS. * Programación de turnos. * Novedades. * Generación a nomina. C. CONSULTAS. * Programación general por empleado D. INFORMES. Programación general. TURNOS Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de referencia/Turnos. Esta venta permite el registro de turnos de la empresa, que se refiere a la clasificación de horarios de trabajo asignada a determinado empleado y según el área o sección en el cual labore. Ejemplo: Turno. Descripción. DR Diario. MX Mixto. Para observar el registro de turnos, ver el procedimiento: Co3:FrmTUR. REGISTRO DE TURNOS Ruta : Modulo de turnos | registro | Botón Cambiar Por esta opción, se matriculan en el sistema todos los Turnos que maneja la Empresa. Turno: Es el código asignado al Turno a matricular. No debe ser mayor de 2 dígitos. Descripción: Es el nombre o detalle dado al Turno a matricular. Para grabar los datos, oprima el botón HORARIO DE TURNOS Allí se ingresan todos los Horarios y los Turnos que comprenden cada uno de los Horarios, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima REGISTRO DE HORARIOS Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Horarios de Trabajo/Insertar Horarios. Por esta opción se genera el registro de horarios manejados por la empresa. Horario: Es el código asignado a un Horario específico. No debe ser mayor de 2 dígitos. Descripción: Es el detalle o nombre dado al Horario a registrar. Hora Inicial: Es la hora de inicio de labores para el horario a registrar. Hora Final: Es la hora de finalización de labores del horario a registrar. Estas horas deben ser con formato militar. REGISTRO DE CONCEPTOS POR HORARIO Por esta opción se ingresan al sistema todos los perfiles de pago de cada uno de los Horarios. Horario : La pantalla lo trae por defecto del horario marcado en la ventana anterior. Clase Día : Anotar la clase de día al que pertenece el horario establecido, puede seleccionarlo de la pantalla Clases de Día. Concepto : Anotar el número del concepto de nómina al cual se le cargan las horas para su respectivo pago, puede seleccionarlo de la pantalla Consulta de Conceptos. Horas : Anotar la cantidad de horas la cual comprende el turno registrado. Tipo de Pago : Esta opción le indica al sistema la forma en la cual se pagan las horas del turno en el concepto: Por Horas ó Por Valor. Para grabar los datos, oprima el botón FORMA DE PAGO Por esta opción se ingresan al sistema todos los Conceptos por los cuales se pagan los diferentes turnos que maneja la Empresa. Para ingresar o registrar en el sistema un nuevo Concepto de Pago para los Turnos, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior la pantalla. Si desea modificar sus datos oprima PARAMETROS DE TURNOS Ruta: Modulo de turnos |Registro | Parámetros de Turnos Si : Si se marca esta opción se debe de crear por configuración | tablas de referencias en calendarios para turnos sus propios días hábiles y no hábiles dicho calendarios funciona independiente del calendario de la nomina. No: Si se marca esta opción se utiliza el mismo calendario de la nomina. PROGRAMACIÓN DE TURNOS Para ingresar o registrar en el sistema una nueva programación de turnos, oprima el botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla pero antes se deba seleccionar el empleado al cual se programara el o los turnos. Si desea modificar sus datos oprima REGISTRO DE PROGRAMACIÓN Consecutivo : Es el numero del consecutivo. Programación de : Se selecciona el turno. Tipo de periodicidad : Si se selecciona por fechas, días o mes día, se llena los campos de iniciación y finalización. Tipo de factor : Se selecciona el tipo de factor para la distribución. Si se selecciona factor, horas y agrupaciones se activa el campo factor se debe digitar las horas o factores divididos entre 100. Factor de rotación : Se selecciona cíclico si la rotación es constante. Turnos : Se selecciona el tipo de turno y el horario. Se digita el numero de periodos por turnos además del numero de créditos por turno. NOVEDADES Nómina : Indicar la nómina a la cual se le enviará dicha novedad. Periodo de liquidación : Se selecciona el periodo al cual se liquidara los turnos. Periodo de trabajo : Se selecciona el periodo al cual se programa por lo general siempre es el siguiente periodo. ROTACIÓN TURNOS : Genera la confirmación del proceso de rotación. CORRECCIÓN A LA ROTACIÓN : Modificación de la programación de la rotación. CONFIRMACIÓN PROCESO DE ROTACION Ruta : Sistema de Nomina/Módulos de turnos/Transacciones/Novedades/Rotación turnos centros de costo oficios. Este proceso permite hacer la rotación de los turnos, es decir preparar las novedades que luego seran valorizadas en el proceso de generación a Nomina. Esta rotación se realiza, basada en : 1-.Programación de Turnos 2-.Clases de días de Turnos 3-.Días no Hábiles de Turnos 4-.Horarios de Turnos 6-.Formas de Pago. Diligencie para ello siga los siguientes pasos : 1-.Si la variable de Usuario TNTSI:MULTPERIODOS, se encuentra activada, 1 en Dato ,le aparece el botón de Seleccionar Periodo, en caso contrario NO. Esta opción se utiliza para generar novedades de rotación de mas de un periodo, Por Ej. cuando se hace una sola rotación mensual de una nomina quincenal. Dependiendo de su caso actué consecuentemente. 2-.El botón Excluir Periodo, quita de la lista presentada la entrada de un periodo, el cual no se va ha procesar. 3-.Indique el Botón de Generar para iniciar el proceso. Paso a Paso, existe dos formas de activar la visualización : 1-.En forma Global, para lo cual active la variable Tntsi:Onov_tur con dato 1. 2-.Para un empleado especifico, active la variable Tntsi:DebugNovEmp, en cuyo caso coloque en el dato el código del empleado correspondiente. Estas variable aparecen en la parte superior derecha de la pantalla, remítase al documento SysoftPasoaPaso001.RTF, para mas detalles. CONSULTA DE EMPLEADOS GENERAL Ruta: Sistema de Soporte/Consultas/Empleados. Este proceso sirve para seleccionar y/o consultar los empleados. Esta opción se encuentra generalmente en los procesos de Nómina en los cuales se hace un llamado a esta tabla para ser señalado un empleado. Las consulta de los empleados en esta pantalla se pueden ver por cada uno de los índices o fichas de ordenamiento como lo son: Código del Empleado, Apellido del Empleado ó por el número del documento de identidad. MÓDULO DE AHORROS Permite controlar el proceso de generación de novedades de ahorros que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea en forma periódica o fija. A.CONFIGURACIÓN * Clases de Ahorros. * Definición de envíos. * Registro de envíos. * Instalación de archivos. B.AHORRO * ??Solicitudes de Ahorro. * ??Generación a Nómina. C. CONSULTAS * ??Ahorro por Empleado. * ??Ahorro por Concepto. D .INFORMES * ??Ahorro por Empleado. * ??Clasificado. REGISTRO A CAMBIAR * Clase : Anote el código de la Clase de Ahorro a matricular. No debe ser mayor de 4 caracteres. * Descripción : Es el detalle de la Clase de Ahorro que desea ingresar. No debe ser mayor de 30 caracteres. * Conceptos de : Descuento: Anotar el concepto por el cual se le realizará el descuento por nómina al empleado, puede seleccionarlo de la pantalla Consulta de Conceptos llamada con el lookup. Devolución : Anotar el concepto por el cual se le realizará la devolución del ahorro del empleado, puede seleccionarlo de la pantalla Consulta de Conceptos llamada con el lookup. Intereses : Anotar el concepto por el cual se le realizará el descuento por nómina al empleado, puede seleccionarlo de la pantalla Consulta de Conceptos llamada con el lookup Para guardar el registro oprima el botón REGISTRO DE AHORRO POR EMPLEADO Por esta opción se ingresan todas las solicitudes de Ahorros, indicando el empleado, la clase de ahorro a realizar la fecha inicial del depósito, el tipo de cuota y el valor de la misma. Empleado: Se selecciona un empleado. Clase: Se selecciona la clase de ahorro. Concepto: Se selecciona el concepto por el cual se hace el ahorro Devolución: Intereses: Fecha del deposito: es la fecha a partir por el cual se hará el descuento por nomina. Tipo Cuota: son las siguientes: Periódica: se refiere a que las cuotas del ahorro se descontaran por periodos de nomina. Esporádica: se refiere a que las cuotas se realizaran de vez en cuando. Concepto asociado : cuando se elige esta opción se debe existir un concepto de asociaciones de empleados para que cuando se descuente este concepto de nomina, el dinero se dirija al modulo de ahorros. % salario básico: se refiere a que ese ahorro se va a realizar dependiendo de un % que yo decide por ejemplo 8%(800). Días de salario básico: Se refiere al numero de días del salario diario multiplicado por numero de días que yo deseo a Ahorrar. Cuota o Valor: Se escribe la cuota dependiendo del tipo de cuota que se halla escogido. Porcentaje de interés: se escribe el porcentaje de interés si este ahorro lo lleva. Acumulado: Es lo que se la persona halla ahorrado. Fecha del ultimo deposito: Escribir la fecha en el cual se hizo el ultimo de deposito del ahorro es decir que fue el ultimo descuento que le hicieron por nomina. * Estado: Activo: es cuando ese ahorro esta en funcionamiento realizándole descuento por nomina. Suspendido: es cuando se le suspende el ahorro por algún motivo. Devolución: Cuando ese ahorro se devuelva. REGISTRO DE AHORRO Por esta opción se ingresan todas las solicitudes de Ahorros, indicando el empleado, la clase de ahorro a realizar la fecha inicial del depósito, el tipo de cuota y el valor de la misma. SALDOS INICIALES Esta opción se utiliza cuando un empleado ya traía una historia de ahorros y por lo tanto se requiere saber el valor inicial del mismo. Para ingresar el saldo inicial de un Ahorro señale el empleado y oprima el botón DEVOLUCIÓN \ SUSPENSIÓN Esta opción se utiliza cuando se desea Suspender el ahorro de un empleado o cuando se desea hacer devolución del mismo, indicando además la fecha del depósito del ahorro al empleado. dar clic en estado este se utiliza para cuando se desea activar, suspender, o devolver el ahorro CONSULTA DE AHORRO POR EMPLEADO La consulta muestra a cada uno de los empleados de con su respectiva historia de ahorros realizados. Es utilizada para mirar los ahorros que tiene un empleado específico, para esto debe ingresar el código de identificación del empleado y oprimir el TAB para que el sistema se ubique en el empleado que se desea consultar. CONSULTA DE AHORRO POR CONCEPTO Muestra cada uno de los conceptos de Ahorros indicando de igual forma al empleado y el valor del mismo. Es utilizada para mirar los ahorros que hay por un concepto, para esto debe ingresar el código del concepto y oprimir el TAB para que el sistema se ubique en el concepto se desea consultar. CLASIFICADO Por esta opción se pueden imprimir todos los ahorros ordenados de acuerdo a la clasificación dada: Acumulado, Área, Centro de Costo, Clase Ahorro, Concepto, Departamento, Empleado, Fecha del Depósito, Fecha de Último Ahorro, Grupo, Nómina, Número del Ahorro, Oficio, Subgrupo, Tipo de Cuota, Ubicación y Valor de la Cuota. AHORRO POR EMPLEADO Este lista todos los ahorros de los empleados, para esto debe completar la siguiente información: * Empleado. Desde : Indicar el código del empleado donde empieza a listar el informe, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Empleados General llamada con el lokup. Hasta : Indicar el código del empleado donde termina el informe, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Empleados General llamada con el lokup. Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla Seleccionar Destino del Informe. AHORRO POR CONCEPTO Este lista todos los ahorros de los empleados clasificada por conceptos de ahorro, para esto debe completar la siguiente información: * Concepto. Desde : Indicar el código del concepto donde empieza a listar el informe, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Conceptos llamada con el lokup. Hasta : Indicar el código del empleado donde termina el informe, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Conceptos llamada con el lokup. Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla Seleccionar Destino del Informe. MÓDULO DE NOVEDADES DE NÓMINA Permite controlar el proceso de generación de novedades de nómina de tipo manual, que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea en forma individual o colectiva. A. CONFIGURACIÓN. * Registro de envíos. * Definición de informes columnario. * Instalación de archivos. B. TRANSACCIONES. ??Grabación de novedades. ??Extracción de envíos. ??Convertir movimiento liquidado en novedades. ??Manejo remoto de novedades. C. CONSULTAS ? Consultar novedades. D. INFORMES. * Informe de novedades. * Distribución de horas. GRABACIÓN DE NOVEDADES Nómina: Digite el número de la nómina a generar. Con el Lookup llama la pantalla Consulta Nóminas y seleccione el tipo de nómina a procesar. Período de Proceso: Digite el número del período de proceso de nómina a generar. Con el Lookup llama la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina y seleccione el período a procesar. Envío: Digite el envío de nómina a generar. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Envíos sin Módulo y seleccione el envío a procesar. Ud puede restringir la grabación de un concepto para condiciones especificas de un empleado, por eje, supongamos que para una relación sindical especifica no se permita grabar el concepto de recargo nocturno, para ello Ud. debe de hacer lo siguiente : 1-.Parametrizar la variable Cpt:NGrab en el concepto . en este caso Recargo Nocturno 2-.En relación escoja Relación Sindical 3-.En el argumento escoja la relación sindical correspondiente. 4-.En la descripción puede escribir No grabar novedades. 5-.En el dato puede indicar : R- Si quiere que no se grabe. M-Si quiere que le de un mensaje informativo, pero que le permita grabar. EXTRACCIÓN DE NOVEDADES POR ENVÍOS Esta opción es utilizada para traer nuevamente al módulo todas las novedades generadas. Tenga en cuenta la siguiente advertencia y complete la información requerida, esta opción se encuentra en el Módulo de Novedades de Nómina : "Verifique que no estén Grabando Novedades" Nómina: Es el código del tipo y de la clase de nómina a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Nóminas. Período: Es el año, mes y período a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina. Envío: Es el código del envío que ya generado y el cual se traerá a la Nómina, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Envíos de Módulos. Luego oprima el botón para que el sistema realice las operaciones pertinentes. para la exportación de dicho archivo. CONVERTIR MOVIMIENTO LIQUIDADO EN NOVEDADES Este proceso convierte un movimiento liquidado en novedades. Según el caso solo se debe de indicar en la pantalla, además de los otros campos, Solo conceptos de la Agrupación?, permite generar solo los conceptos de la agrupación, a continuación indicada. Cree una agrupación donde ponga solo el anticipo. Agrupación, indique la agrupación Manejos de Conceptos equivalentes ?, chequee para que el concepto de la agrupación se pase con otro código de concepto, en este caso el del básico. Para ello cree en el concepto del anticipo la variable MLQCptEQ y en el dato coloque el código del básico. Transfiere Horas ?, chequee, para que pase las horas. Novedades Adicionales ?,chequee para que las novedades pasen como adicional y el sistema calcule las novedades normales. EXTRACCIÓN REMOTA Esta opción es utilizada para exportar todas las novedades generadas en el módulo a un medio magnético. Tenga en cuenta la siguiente advertencia y complete la información: "Verifique que no estén Grabando Novedades" Nómina : Es el código del tipo y de la clase de nómina a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Nóminas. Período : Es el año, mes y período a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina. Envío : Es el código el envío de nómina que contiene las novedades, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Envíos de Módulos . Exportar a : Anotar el path (ruta) y el nombre del archivo en el que se grabaran las novedades del módulo. Borrar anterior? : Indicar en caso de ser afirmativo, esto quiere decir, que se desea guardar en la misma ruta y con el mismo nombre el archivo de novedades de este módulo. Luego oprima el botón para que el sistema realice las operaciones pertinentes para la exportación de dicho archivo. IMPORTACIÓN REMOTA Esta opción es utilizada para traer o grabar en la nómina todas las novedades generadas en otra terminal de trabajo de Midas. Tenga en cuenta la siguiente advertencia y complete la información: "Verifique que no estén Grabando Novedades" Nómina : Es el código del tipo y de la clase de nómina en la cual quedarán las novedades importadas, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Nóminas. Período : Es el año, mes y período en la cual quedarán las novedades importadas, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina. Seleccionar Envío a Importar? : Esta opción se marca cuando las novedades a grabar desean queden identificadas con un marcador de novedades específico. Envío : Es el código del envío del que se grabaron las novedades, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Envíos de Módulos. Importar a : Anotar el path (ruta) y el nombre del archivo que contiene las novedades a importar. Al Envío : Es el código del envío en el cual se grabarán las novedades importadas, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Envíos de Módulos. Luego oprima el botón para que el sistema realice las operaciones pertinentes para la exportación de dicho archivo. CONSULTAR NOVEDADES Nómina: Digite el número de la nómina a generar. Con el Lookup llama la pantalla Consulta Nóminas y seleccione el tipo de nómina a procesar. Período de Proceso: Digite el número del período de proceso de nómina a generar. Con el Lookup llama la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina y seleccione el período a procesar. CONSULTAR : Para consulta de novedades. Aparece en la parte superior la descripción de la Nómina y el Período el cual se esta ejecutando. La consulta se realiza por: Por Empleado, Por Concepto ó Por Envío. Aparece toda la información de los empleados que se van a liquidar en el período. La consulta comprende la siguiente información: El código de identificación del empleado, apellidos y nombre del empleado, concepto, descripción del concepto, envío, descripción del envío, horas, valor, fecha del período, fecha de grabación y consecutivo. INFORME DE NOVEDADES Por esta opción se generan todos los informes pertinentes a las Novedades de Nómina. Nómina: Digitar el número de la nómina a generar. Con el Lookup llama la pantalla Consulta Nóminas y seleccione el tipo de nómina a procesar. Período de Proceso: Digitar el número del período de proceso de nómina a generar. Con el Lookup llama la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina y seleccione el período a procesar. Tipo de Informe: Seleccione la opción de acuerdo al tipo de informe que desee obteneR. Marque una de las siguientes opciones: Empleado, Concepto ó Envío Desde: Digitar el empleado inicial del rango del informe. Con el Lookup llama la pantalla Consultar Empleados por Nómina y seleccione el que necesite. Hasta: Digitar el empleado final del rango del informe. Con el Lookup llama la pantalla Consultar Empleados por Nómina y seleccione el que necesite. Cómo se define una Novedad de Nómina? Comprende todo hecho que afecte el monto de las cotizaciones a cargo de los aportantes o de las obligaciones económicas que estos tienen frente al sistema. Las Novedades pueden ser de carácter Transitorio o Permanente : 1. Novedades Permanentes : Son las que afectan el valor Base a cargo del Aportante en relación con una determinada Entidad Administradora, tales como Ingreso al Sistema, Cambio de Empleador o Retiro, Traslado de Entidad Administradora, y Cambio Permanente de Ingreso Base de Cotización, Cambio de Condición de Independiente a Dependiente o Viceversa. Estas novedades son: Ingreso : Cuando el Trabajador se Vincula a la Empresa y se afilia o cuando se traslada de una entidad a otra. Para la segunda es Ingreso. Retiro de la Empresa: Cuando se desvincula de la Empresa y Cotiza hasta la Fecha del último día laboral. Traslado Otra Administradora : Cuando se traslada de una entidad a otra. Para la segunda es ingreso. Retiro Administradora : Cuando se retira un empleado de una entidad administradora. Variación de Salario : Cuando se modifica la asignación Básica del Trabajador por Factores tales como Convención Colectiva de Trabajo, Ascenso, Promoción y Otros. 2. Novedades Transitorias : Son las que afectan temporalmente el monto de las obligaciones económicas a cargo del Aportante, tales como Incapacidades, Suspensiones del Contrato de Trabajo y Variaciones no Permanentes del Ingreso Base de Cotización. Estas novedades son: Variación Tarifa Especial : Es cuando la tarifa para las ARP's cambia. Variación Transitoria del Salario : Cuando el IBC del empleado varia, por concepto de Horas Extras, Diurnas y Nocturnas, Dominicales, Festivos, Comisiones, Bonificaciones, entre otras. Suspensión ó Licencias : Tal como Licencias no Remuneradas, huelgas y suspensión Disciplinaria. Vacaciones : No Aplica para Riesgos profesionales pero SI para Salud y Pensión . Incapacidad por Riesgos Comunes : Se aplica únicamente a los días Imputables al mes afectados por la Novedad. Solo aplica para salud. Licencia por Maternidad : Se aplica únicamente a los días Imputables al Mes Afectados por la Novedad. Descanso Remunerado : Tal como permiso de la compañía al empleado. Aporte Voluntario : Son los aportes adicionales para pensión que el empleado ó el empleador pagan. Accidente ARP : Son los accidentes de trabajo. Enfermedad ARP : Se aplica únicamente a los días Imputables al Mes Afectados por la Novedad. Es la enfermedad por riesgos profesionales ó de trabajo. DISTRIBUCIÓN DE HORAS Ruta : Sistema de Nomina/Informes Generales/Generales/Distribución de Horas. 1-.Por medio de este proceso se pueden imprimir distintos tipos de Informes, tanto de periodos cerrados como en proceso. 2-.Se pueden obtener información de mas de un periodo, seleccionando periodo desde y el periodo hasta. 3-.Los informes columnarios permiten tener una interfase con Excel. 4-.Las múltiples opciones presentadas están orientadas a generar distintos informes. Para la ejecución de este proceso Ud. debe diligenciar de acuerdo a su criterio los los siguientes campos : Tiempo de Proceso por Registro : Mediante este campo se puede controlar el tiempo de proceso y el consumo de CPU. Estos dos parámetros tiempo y consumo se encuentran relacionados en forma inversamente proporcional. Es decir, a menor consumo de CPU mayor tiempo de proceso. La regla general esta basada en que 100 unidades indicadas en este campo equivalen a 1 segundo. Si Ud. indica 0 los reportes generados toman el menor tiempo posible pero el máximo consumo de CPU. Por medio de pruebas realizadas se ha establecido que un punto optimo entre estos parámetros es indicar en este parámetro 1. El tiempo es razonable y el consumo de CPU esta en un 60%. Sin embargo Ud. debe de realizar sus propias pruebas para establecer su valor optimo. Ud. debe fijar lo que mas le convenga de acuerdo a su análisis particular. Esto lo puede realizar de la siguiente manera : 1-.Indique un valor diferente de 0. 2-.Active la pantalla de siguiendo del proceso Ctrl-Alt-Del. 3-.En la solapa de seguimiento podrá ver el consumo de CPU y el tiempo que se toma este proceso. 4-.El botón de Cancelar, se activa para que Ud. pueda finalizar el proceso en cualquier momento y no se tenga que esperar hasta su finalización. Recuerde que el uso de este botón NO le asegura que la información presentada sea real. Para fijar este parametro, con el objeto de que siempre le aparezca como un default, en la variable de usuario Tnif:WindisHorasTime, indique en el dato este default o valor predeterminado. Con Agrupación de Conceptos: Marque en caso de ser afirmativo. Al ser marcado aparece el recuadro donde debe anotar el código de la agrupación a listar, puede seleccionarse de la pantalla Agrupación de Conceptos. Salto de Página por Rompimiento: Marque en caso de ser afirmativo. Tipo de Informe: Seleccione entre las opciones la que más se acomode a sus necesidades: Completo - Resumido. Tipo de Dato: Seleccione entre las opciones la que más se acomode a sus necesidades: Novedad - Liquidación. Presentación: Seleccione entre las opciones la que más se acomode a sus necesidades: Columnaria - Normal. Si es columnaria, indique: Informe Columnario: Digite el código del informe clasificado en columnas o selecciónelo de la pantalla Informes Columnarios. Si es Normal, indique: Distribuido por: Seleccione entre las opciones la que más se acomode a sus necesidades: Empleado - Concepto. Nómina: Digite el tipo y clase de nómina de la que desea el informe o seleccione la de la pantalla Consulta Nóminas. Período. Desde: Anotar el período de liquidación por el cual empieza el informe o secciónelo de la pantalla Consulta General de Calendarios de Procesos por Nómina Entre Rango de Fechas? -> Marque en caso de ser afirmativo. En tal caso, debe señalar: Del.. : Anote la primer fecha del rango donde inicia el informe o seleccione a de la pantalla Calendario. Al.. : Anote la primer fecha del rango donde inicia el informe o seleccione. Paso a Paso, como este proceso genera varios tipos de Informes, existen variables distintas para activarlo. Así para cada proceso : Tnif:RptResuNm , se visualiza con Tnif:DebugRptResuNm Active la variable correspondiente y remitase al documento SysoftPasoaPaso001.RTF. ¿CÓMO IMPORTO NOVEDADES A NÓMINA DE UN ARCHIVO PLANO Y CÓMO GENERO A NÓMINA? 1.Creo el archivo de Importación. En el menú de política: (EXV). Creo una política de Importación de Datos. Defino los campos de Importación de la Política creada según estructura del archivo plano. 1.En el Módulo de Importación/Exportación. Importación de Datos/Importa Datos a Novedades de Nómina. Seleccione el archivo de Importación que necesito. Con el Botón de Importar confirmo el proceso de Importación de Datos a Nómina. En consulta verifico lo importado. Una vez importada la información en: Importación de Datos | Generación a Nómina. Envió a nómina lo importado. MÓDULO DE IMPORTACION Y EXPORTACION Permite controlar el proceso de importación y / o exportación de novedades de nómina que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea para la liquidación de la nómina o para controlar los procesos externos de la nómina. 1. CONFIGURACIÓN. * Definición de envíos. * Definición de archivos. 2.TRANSACCIONES. ??Importación a nomina. ??Importación general. ??Exportación general. ??Exportación de datos. ??Exportación cheque. 3. CONSULTAS. ?? Consulta de campos relacionados. POLÍTICAS DE IMPORTACIÓN Y EXPORTANCIÓN Ruta: Políticas / transacciones / definición de políticas. Este proceso permite definir cada uno de los diferentes tipos de programas que serán la base para la parametrización del sistema Midasoft. Estos programas contienen las reglas del Negocio instaladas para cada cliente. En adelante las llamaremos de una forma genérica como POLITICAS. Las políticas pueden estar definidas de acuerdo a a diferentes tópicos. Los tipos de políticas que son relevantes en este módulo son los siguiente : Importación: hacen referencia a las definiciones que el usuario puede definir básicamente para subir novedades a la nomina y/o cargar datos al sistema de archivos planos existentes. Exportación: hacen referencia a las definiciones que el usuario puede definir básicamente para las interfases contables y/o con otros sistemas. REGISTRO DE CAMPOS DE IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN Este proceso permite definir los campos que se van a importar/exportar. Para el caso de la inserción de una política tipo importación/exportación , debe de diligencia los siguientes campos : Para el diligenciamiento de cada uno de los campos a importar/exportar, debe de indicar lo siguiente : Consecutivo : Es el orden en que se va ha realizar el proceso de importación/exportación, es decir va en orden ascendente de acuerdo a la posición del campo en el archivo. El sistema lo asigna automáticamente de uno en uno, por lo tanto antes de realizar la configuración del archivo a importar Ud. debe de haber realizado la cuadricula del archivo plano o en su defecto enumérelos de 5 en 5 para subsanar cualquier inconveniente. Nombre del campo : Es mas un protocolo, pero este campo es único para cada política de importación/exportación. Normalmente el nombre se asocia con el campo relacionado en el archivo que va ha recibir los datos. Descripción : Una breve descripción que amplia la compresión del campo. Posición inicial : Es la posición física que ocupa el campo dentro del archivo plano. Su correcto diligenciamiento es Necesario para que los datos sean tomados como tales. Longitud : Es el numero de posiciones que contiene el campo dentro del archivo plano. Así como el anterior es sumamente importante su exactitud. Posiciones relativas Permiten extraer una porción de un campo, ej. Supongamos que tenemos un campo cuya especificación es Posición inicial 12 longitud 12 , y queremos hacer lo siguiente : 1-. las 12 posiciones del campo (plano) las queremos llevar a un campo del archivo. 2-. Pero de este mismo campo (plano) a partir de la posición 6 con longitud de 4 lo queremos llevar a otro campo del archivo. Para lo anterior usamos, estas posiciones relativas, y se dice relativas porque están definidas para el campo en si. Posición inicial : Es la posición dentro del campo, según el ejemplo se indica 6. Es decir es la posición dentro del campo NO dentro del archivo. Longitud : Es la longitud dentro del campo, según el ejemplo se indica cuatro. Tipo de campo Alfanumérico : Quiere decir que se pueden utilizar letras y numeros para dicho registro. Numérico : Quiere decir que solo se puede utilizar números para dicho registro. Nro decimales : Cantidad de decimales que puede contener un campo numérico. Valor por defecto Permite llevar a la tabla un campo predeterminado que obviamente no se encuentra dentro del archivo plano. No : Si no tiene valor por defecto. Si : Si tiene valor por defecto. Valor alfanumérico : Si el campo es alfanumérico aquí se registra el valor por Defecto. Valor numérico : Si el campo es Numérico aquí se registra el valor por Defecto. Campo relacionado : Es el campo dentro de la Tabla a el cual se la va a asignar el campo del plano. Depende del archivo primario matriculado en la definición de la política de Importación. Este campo se selecciona de una tabla del sistema donde se encuentran matriculados cada uno de los campos de cada una de las tablas. Estos archivos hacen parte de la configuración del sistema y se entregan como parte de la parametrización en el momento de la instalación del sistema. Como son tablas que solo son manejadas por Sysoft, con cada nueva versión se reenvían. Las tablas para su conocimiento son VRF,VRH,VRK son tablas tipo Clarion y No se encuentran dentro del motor de base de datos, sus índices son *.k*. Normalmente están instaladas en el directorio Syfdat y su ruta en la instalación de archivos esta especificada así: .\syftada\VRF o .\syftada\VRH o .\syftada\VRK . Le recomendamos no moverlas de sitio, o si por alguna razón es necesario hacerlo, recuerde que en el CD que se le entrega con cada actualización vienen en el directorio SYfdat, por lo tanto extráigalas de allí y póngalas en la ruta que Ud. especifico. Una advertencia están tablas son tipo ISAM y tienen índices separados de la forma *.k* , los cuales debe de borrar, por lo tanto monte solo los *.dat y borre los *.k*. Regla de validación : Normalmente no se indica nada, a no ser que para una parametrización especifica se necesite. IMPORTAR DATOS A NOVEDADES DE NOMINA Este proceso permite hacer la importación de un archivo plano configurado por el Usuario. Como la tabla para realizar la importación de Novedades de un archivo plano, es la Tabla EXV, esta debe ser configurada como archivo primario. La configuración se hace por Políticas / transacciones / Definición de Políticas. Es alli donde define : 1-.El nombre de la Política 2-.Tipo, Importación 3-.Ubicación : path y nombre del archivo que va a importar. 4-.Archivo Primario : EXV 5-.Valida Retirados : S De acuerdo con lo anterior en esta pantalla solo se muestran las importaciones definidas para el Archivo primario EXV y se muestran cada una de las definiciones de los campos que van ha ser importados. Como regla general, Ud. debe de conocer la estructura del archivo plano, para poder realizar su configuración. Supongamos el siguiente archivo plano : "10015659 "0002"000000034.50" Si hacemos una cuadricula de él, en un editor que muestre las posiciones, ej. Edit, encontramos que la configuración de los campos, es de la siguiente manera de acuerdo a su posición : Posición Descripción longitud 1 1 separador 1 2 11 Código del Empleado 10 12 12 Separador 1 13 16 concepto 4 17 17 Separador 1 18 29 horas 12 , incluidos los decimales y el punto 30 30 separador 1 De acuerdo con lo anterior, debemos de prototipar esta estructura de la siguiente manera, teniendo en cuenta : 1-. Que existen algunos campos que deben de llevarse al EXV, por ejemplo empleado, concepto y las horas de acuerdo con el ejemplo anterior. 2-.Que existen otros campos, Ej. el separador que no se llevan a este. Lo anterior se hace utilizando para ello, en el tab inferior, los siguientes campos : 1-.Cns, 2-.nombre del campo, 3-.la descripción del campo 4-.la posición inicial, 5-.la longitud, 6-tipo de campo 7-.campo relacionado. En el documento TPOL_FRMEXI001.RTF ,se hace una referencia mas detallada de ellos, remítase a este documento para una mejor explicación. La configuración típica, según el ejemplo quedaría de la siguiente forma : CNS CAMPO DESCRIPCION CAMPO RELACIONADO INICIAL LONGITUD DEC 2 SEPARA1 COMA1 1 1 3 Cedula Cedula del Empleado EMPLEADO 2 10 5 SEPARA2 SEPARA2 12 1 7 Concepto Concepto concepto 13 4 8 SEPARA3 SEPARA3 17 1 9 VlrTiempo Valor del Tiempo horas 18 12 2 10 COMA0 COMA0 30 1 Existen algunos trucos que se pueden realizar dentro de la definición de cada uno de los campos y que Ud. debe de aplicar según el caso, asi : 1-. Si la cedula es diferente del código del empleado y en plano viene la cedula, parametrice como campo relacionado CEDULA. 1-1.Si viene la cedula rellena con ceros a la izquierda y en el maestro de empleado NO, entonces indique que el tipo de campo es Numérico, el sistema le quita los ceros no significativos. 2-.Si Ud. utiliza conceptos equivalentes por Convenio, esto en el caso de empresas de temporales y en el plano viene es el concepto del convenio (equivalente), para que el sistema haga la conversión entonces indique el la descripción del campo %EQ% en cualquier sitio de esta descripción. 3-.Si el código del empleado y la cedula son iguales en el registro de empleado, parametrice indistintamente el campo CEDULA o el Campo EMPLEADO. Si viene relleno con ceros y parametrizó CEDULA ,utilice el truco 1.1. Pero si parametrizó EMPLEADO , y viene relleno con ceros haga los siguiente 4-.El la descripción del campo utilice %T% en cualquier lugar para que el sistema le quite los ceros NO significativos. 5-.El caso de horas, valores o cantidades y en el archivo plano viene un punto NO hay necesidad de parametrizar los decimales, si lo hace NO importa, pero sin viene el punto y existen decimales debe de indicar cuantos decimales. Recuerde que que la longitud es cualquier caso es incluido el punto y/o los decimales. Los botones que se presentan en la pantalla, le permiten : IMPORTAR: Llama una pantalla de Confirmación del Proceso de Importación de Datos, que una vez aceptada realiza la importación de los datos. Este proceso se puede visualizar de la siguiente manera : 1-.En las variables definidas por el usuario busque la variable TNEX:SRCIMPFIL. 2-.En el dato indique 1. 3-.Al finalizar el proceso le será mostrado un debut de cada uno de los pasos que se realizaron para hacer la importación. CONSULTA: Permite consultar los datos importados a la tabla EXV. NOTA: Recuerde que una vez realizada la importación y verificados los datos , debe de realizar el proceso de generación a Nomina. CONFIRMAR PROCESO DE IMPORTACIÓN DE DATOS A NOMINA Archivo a Importar: Es la ubicación del archivo a importar a la tabla EXV. Esto es traído automáticamente de acuerdo a los definido en la política de Importación. Si quiere escoger otro archivo utilice el botón del Lookup para buscarlo. Borrar Archivo Anterior: Permite borrar el archivo EXV. Dependiendo de lo que selecciones. SI: Borra el EXV en el motor. NO: No borra el archivo, y le adiciona los registros a este. En el caso de que Ud. tenga varios procesos de importación NO borre el archivo EXV, hasta tanto no los halla terminado todos. Es decir, cuando inicie la importación (su primer proceso) indique que Si para que borre el EXV que contiene los datos del periodo anterior y a partir de realizar este primer proceso indique que NO. Si solo tiene un proceso de importación siempre indique SI. El sistema no tiene un control sobre lo Importado, por lo tanto : Utilice su criterio para activar (Si o No) esta opción. Usar Proceso General: Permite ejecutar o no el proceso definido en el sistema. Normalmente se indica que SI, a menos que dentro del instructivo de parametrización de la importación se diga lo contrario. SI: Utiliza el proceso normal de importación de datos en el sistema. NO: Utiliza un proceso definido específicamente para Ud. El cual debe encontrarse como una dll, dentro del directorio dll. Si el proceso no se encuentra definido le presentara un mensaje diciendo que no se ubico este proceso. Le recordamos que esto es explícitamente dicho por Sysoft, y en caso de que durante la parametrización NO se indique no active esta opción. Este proceso presenta un informe de la Importación Realizada, por lo tanto recuerde Imprimirla para que quede una constancia de ello. DATOS IMPORTADOS La consulta se realiza por los archivos de datos matriculados en el sistema. Aparecen todos los archivos de datos del sistema. CAMPOS A LLENAR PARA DATOS IMPORTADOS Datos del Empleado : Es el nombre y cédula del empleado a matricular en el sistema. Empleado : Es el código del empleado a matricular datos en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Empleados por Área, se escoge el empleado que se necesite. Cédula : La cédula del empleado, el sistema lo trae por defecto al seleccionar el empleado. Centro de Costo : Es el código del centro de costo a matricular datos en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Centros de Costo, se escoge el centro de costo que se necesite. Concepto : Es el código del concepto a matricular datos en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Conceptos, se escoge el concepto que se necesite. Horas : Es el número de horas a matricular. Valor : Es el valor de las horas a matricular. IMPORTACIÓN GENERAL / EXPORTACIÓN GENERAL NOTA: Dado a que el sistema utiliza la misma ventana para la importar y exportar de datos pero con la diferencia que existen dos opciones que son transacciones | importación general la ventana tiene un botón de y por transacciones | exportación general la ventana tiene un botón de pero para efectos de las ayudas del sistema se documentaran esta dos opciones en este mismo documento la primera parte será para importación y la segunda para la exportación ambas debidamente separadas. IMPORTACIÓN GENERAL Lo que realiza esta importación general es que verifica que los campos que estan en el archivo plano existan; sino existen los adiciona. El sistema solo importa los siguientes archivos: Exv, ofi, ccd, are, dpt, cpt, emp, acu, ces, vac, cvr, emr, dtc Se consulta los archivos de datos a importar matriculados en el sistema. Aparecen todos los archivos de datos a importar del sistema. Este proceso sirve para consultar y importar los archivos de datos matriculados en el sistema, por el código del archivo, la descripción del archivo, el nombre del archivo, el código del archivo patrón y el modelo del usuario. Además el código del Cns, el nombre del campo, la descripción del campo, el valor de la posición inicial, la longitud, el tipo de campo y el campo relacionado. IMPORTAR : Llama la pantalla de Confirmar Proceso de Importación de Datos, y se confirma la importación de los archivos seleccionados. CONFIRMA PROCESO DE IMPORTACIÓN GENERAL DE DATOS Borrar archivo anterior: si o no este borrara el archivo que se había importado anteriormente. Usar proceso general: la respuesta tiene que ser afirmativa para que el sistema pueda correr el proceso. Regla de validación: esta sirve para filtrar la información dependiendo del archivo y de la política. Dar clic en . EXPORTACIÓN GENERAL Lo que realiza esta exportación general es que el arroja un archivo plano dependiendo de la política de exportación El sistema solo exportan los siguientes archivos: Exv, ofi, ccd, are, dpt, cpt, emp, acu, ces, vac, cvr, emr, dtc Se consulta los archivos de datos a importar matriculados en el sistema. Aparecen todos los archivos de datos a importar del sistema. Este proceso sirve para consultar y importar los archivos de datos matriculados en el sistema, por el código del archivo, la descripción del archivo, el nombre del archivo, el código del archivo patrón y el modelo del usuario. Además el código del Cns, el nombre del campo, la descripción del campo, el valor de la posición inicial, la longitud, el tipo de campo y el campo relacionado. EXPORTAR : Llama la pantalla de Confirmar Proceso de exportación de Datos, y se confirma la exportación de los archivos seleccionados. Borrar archivo anterior: si o no este borrara el archivo que se había importado anteriormente Usar proceso general: la respuesta tiene que ser afirmativa para que el sistema pueda correr el proceso Regla de validación: esta sirve para filtrar la información dependiendo del archivo y de la política Dar clic en aceptar. SALDOS DE PRESTAMOS /AHORROS Esta planteado para futuros procesos Nombre del Archivo de Saldos : Es la ubicación del archivo de saldos a exportar al sistema. Con el Lookup llama la pantalla Seleccionar Archivo , y se localiza el archivo que se necesite. Fecha de Corte : Es la fecha de corte de los saldos a exportar al sistema. Con el Lookup llama la pantalla Calendario , y se selecciona la fecha que se necesite. Borrar Archivo Anterior : Se borra el archivo anterior en el sistema. Se debe activar el campo que se necesite de : SI : Borra el archivo anterior en el sistema. NO : No borra el archivo anterior pero le adiciona los registros del archivo. EXPORTAR : Se confirma la exportación de los archivos seleccionados. CONSULTA : Se consulta la exportación de los archivos seleccionados. DEDUCCIONES POR CONCEPTOS DE ACUMULADOS Para poder realizar este proceso deben existir acumulados Lo que realiza el sistema es que arroja un archivo plano en la ruta que se le indique, dependiendo de los conceptos escogidos el arrojara la información. Nombre del Archivo de Descuentos : Es la ubicación del archivo de descuentos a exportar al sistema. Con el Lookup llama la pantalla Elija el Archivo , y se localiza el archivo que se necesite. Nómina : Es el código del tipo y clase de nómina a exportar deducciones de conceptos en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Consulta Nóminas , y con el botón, se escoge la nómina que se necesite. Período : Es el año, mes y período del calendario de nómina a exportar deducciones de conceptos en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Calendarios de Proceso Cerrados por Nómina , y con el botón, se escoge el período que se necesite. Borrar : Se borra el archivo anterior en el sistema. Se debe activar el campo que se necesite de : Si : Borra el archivo anterior en el sistema. No : No borra el archivo anterior pero le adiciona los registros del archivo. SELECCIONAR CONCEPTOS : Se selecciona los conceptos a exportar de los archivos seleccionados. CONSULTAR ARCHIVO EXPORTADO : Se consulta la exportación de los archivos seleccionados. Aparece el nombre del archivo a exportar. Aparece toda la información que tiene el archivo a exportar en el sistema. Esta información se puede imprimir y buscar, según la necesidad. DEDUCCIONES DE LIQUIDACIÓN Para hacer una exportación de deducciones de liquidación debe existir movimiento liquidado. Con Agrupación de Conceptos : Es si el archivo a exportar de deducciones de conceptos de liquidación tiene agrupación de conceptos. Se debe activar este campo si se necesita. Agrupación : Es el código de la agrupación de conceptos a exportar deducciones de conceptos de liquidación en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Agrupación de Conceptos , y con el botón, se escoge la agrupación que se necesite. Nombre del Archivo a Exportar : Es la ubicación del archivo de deducción de conceptos de liquidación a exportar al sistema. Con el Lookup llama la pantalla Elija el Archivo , y se localiza el archivo que se necesite. Nómina : Es el código del tipo y clase de nómina a exportar deducciones de conceptos de liquidación en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Consulta Nóminas , se escoge la nómina que se necesite. Período : Es el año, mes y período del calendario de nómina a exportar deducciones de conceptos de liquidación en el sistema. Con el Lookup llama la pantalla Consulta de Calendarios de Proceso Cerrados por Nómina, se escoge el período que se necesite. Borrar : Se borra el archivo anterior en el sistema. Se debe activar el campo que se necesite de : SI : Borra el archivo anterior en el sistema. NO : No borra el archivo anterior pero le adiciona los registros del archivo. CONSULTAR ARCHIVO EXPORTADO : Se consulta la exportación de los archivos seleccionados. Aparece el Contador de la exportación de conceptos. CONSULTA DE CAMPOS RELACIONADOS Esta pantalla lista todos los archivos utilizados por el sistema con sus respectivos campos con su consecutivo, nombre del campo, descripción y tipo de dato del mismo. ¿COMO REALIZAR EL ARCHIVO Y LA EXPORTACIÓN DE LOS CHEQUES 'CHQ' ? La exportación del CHQ se efectúa en el Módulo de Importación/Exportación utilizando la opción Transacciones|Exportación de Datos| Cheques de Pago. Para generar el archivo de exportación del CHQ tenga en cuenta los siguientes pasos: 1.Elija el tipo de exportación: Se puede realizar dos tipos •Archivo General: Los campos del archivo a exportar están predeterminados y estos campos son: Tipo Tipo de nómina clase Clase de nómina ano Año mes Mes periodo Periodo banco Banco sucursal Sucursal cta_banco Nro de Cuenta n_cheque Nro de Cheque empleado Código del Empleado valor Valor a Pagar •Archivo Definido: Aquí se tendrá que crear una política de Exportación para el CHQ con los campos requeridos. Además deberá elegir la política de exportación en el campo 'Archivo definido' Si el campo a exportar es la fecha de hoy tiene dos formas de hacerlo: a. En la definición de campos de la política de exportación, cree este campo así: Nombre del Campo: Puede ser cualquiera, ejemplo: Fecha Descripción: Debe ir: También puede ser cualquier descripción Posición inicial: la posición inicial que tendrá el campo en el archivo plano Posición final: Digite la longitud dependiendo del formato de la fecha que se quiera: ejemplo si es 10.08.2000 ocupa una longitud de 10 caracteres Tipo de Campo: Alfanumérico Valor por defecto: Si Valor Alfanumérico: Aquí va la fecha, siguiendo con el ejemplo anterior la fecha será 10.08.2000 b. El campo en la política de exportación tendrá los siguientes parámetros: Nombre del Campo: Puede ser cualquiera, ejemplo: Fecha Descripción: Depende del formato. Si es AAAAMMDD irá FechaHoy Si es AAAA.MM.DD irá FechaHoy1 Si es AAAA/MM/DD irá FechaHoy2 Si es AAAA-MM-DD irá FechaHoy3 Posición inicial: la posición inicial que tendrá el campo en el archivo plano Posición final: Digite la longitud dependiendo del formato de la fecha que se quiera: ejemplo si es 10082000 ocupa una longitud de 8 caracteres Tipo de Campo: Alfanumérico Valor por defecto: No c. Para colocar la fecha del cheque: Nombre del Campo: Puede ser cualquiera, ejemplo: Fecha Descripción: Depende del formato. Si es AAAAMMDD irá FechaPago Si es AAAA.MM.DD irá FechaPago1 Si es AAAA/MM/DD irá FechaPago2 Si es AAAA-MM-DD irá FechaPago3 Posición inicial: la posición inicial que tendrá el campo en el archivo plano Posición final: Digite la longitud dependiendo del formato de la fecha que se quiera: ejemplo si es 10082000 ocupa una longitud de 8 caracteres Tipo de Campo: Alfanumérico Valor por defecto: No 2.Busque o digite el nombre del archivo plano a generar con su path y extensión ejm: c:\ejemplo.txt 3.Seleccione la nómina y el periodo a procesar 4.Elija si desea borrar el archivo plano 5.Presione el botón aceptar 6.Y consulte dando clic en el botón 'Consultar Archivo Exportado' ¿CÓMO EXPORTAR EL MLQ INCLUYENDO DECIMALES EN EL CAMPO HORAS? Ingrese al módulo de Políticas y en la política que usted creó para realizar dicha exportación busque el campo horas y realice lo siguiente: 1.Si desea que salgan las horas con decimales debe tener una longitud mínima de 5 caracteres, para que aparezca separado el campo por un punto. 2.Si desea que No aparezca el punto de separación de decimales debe colocar en el campo descripción Horas %NOPUNTO% y la longitud se deja tal cual. Luego realice al módulo Importaciones / Exportaciones y en la Exportación de Datos | Deducciones de Liquidación, realice el proceso que siempre ha ejecutado. MÓDULO DE LIQUIDACIONES DEFINITIVAS Permite controlar el proceso de generación de novedades de liquidaciones definitivas que se presentan por los trabajadores de la empresa; ya sea en forma individual o global. 1. CONFIGURACIÓN. * Conceptos de liquidación. * Motivos de retiros. * Formas de pago. * Parámetros de liquidación. * Definición de envíos. * Registro de liquidaciones definitivas. * Instalación de archivos. * Registro de envíos. 2. LIQUIDACIÓN . * Liquidación definitiva. * Autorizar liquidaciones pagos aplazados. * Impresión de cheques. * Generación a nomina. 3. CONSULTAS. * Liquidaciones generales. * Liquidaciones confirmadas. * En rango de fechas. 4. INFORMES. * Informes de liquidación. MOTIVOS DE RETIRO Por esta opción se genera el registro de los motivos de retiro que puede tener una persona al salir ó terminar contrato en determinada empresa, indicados por el código y la descripción detallada del retiro. Para observar el registro de Motivos de Retiro, ver el procedimiento: Co3:FrmMTR REGISTRO DE MOTIVOS DE RETIRO Por esta opción se genera el registro de Motivos de Retiro que tuvo el solicitante para salir de la anterior empresa donde laboró. Ejemplo: Código Descripción CE Cambio de Empleador IC Inconformidad FORMAS DE PAGO Se crean las formas de pago de liquidaciones definitivas. Básicamente existen dos formas de pago que actúan de acuerdo al tipo de pago. REGISTRO FORMAS DE PAGO DEFINITIVAS El tipo de pago es nómina o acumulados. Si es por nómina, esto le indica al módulo que se liquidará los conceptos y al amortizar la liquidación se cambia el estado de ' ' a '1' para permitir enviar estas novedades de la nómina. Si es por Acumulados, se le esta indicando al módulo que esta liquidación definitiva se va directamente a los acumulados por medio del proceso definido en política de Acumulación (DACA o el definido en la instalación), en este proceso se crean las múltiples retiros de empleados y se afecta la Seguridad Social es decir se borra la matricula en la seguridad social, no se pueden enviar novedades a nómina y no se puede realizar una liquidación de nómina con liquidación definitiva. Formato de cheque CHD01 o el que se indique en la instalación, para imprimir cheques. Banco, cuenta, sucursal de donde se le paga la liquidación. CONCEPTOS DE LIQUIDACIÓN Por esta opción, se matriculan en el sistema los Conceptos y sus variables que se utilizaran para los diferentes procesos, así : 1-Liquidación periódica de Nomina. 2-Liquidaciones Definitivas. 3-Consolidación. 4-Pagos por fuera de los periodos normales de liquidación. 5-Facturación. 6-Presupuesto. Todos estos Ítem se encuentran especificados en el sistema, como POLITICAS. La POLITICAS son procesos definidos por Sysoft y su nombre y especificaciones están determinados por ellos. El Botón AYUDA DE POLITICAS le indicara de una manera clara con ejemplos como y para que se utilizan. La parametrización de un concepto para un uso especifico se parametriza de acuerdo a la política seleccionada, indicando una serie de variables con diferentes tipos de datos. El tema de la Contabilización de un concepto se hace utilizando los botones de : 1-CONTABILIZACIÓN La Contabilización de los Conceptos, deben ingresar en al sistema para indicar el movimiento de las mismas dentro de la nómina y dependiendo de su definición debe indicarse además las sustituciones que en un momento determinado de la contabilización hacen un reemplazo de las cuentas originales por las que se describen allí. 2-CENTROS DE COSTO En esta pantalla aparecen varias opciones para realizar los ingresos y asignaciones de los Centros de Costos. El botón de : DUPLICACIÓN DE VARIABLES Permite duplicar y/o copiar una serie de variables en otro Concepto existente o no. Esta es la forma mas fácil de parametrizar un concepto nuevo. Por Ejl. 1-Cree el nuevo concepto. 2-Busque uno existente que se asimile a este. 3-Duplique las variables del anterior al nuevo. VARIABLES Estas variables utilizadas por los Conceptos le indican al sistema ciertos parámetros como lo son: Condicionadores de liquidación, variables propias para liquidaciones de consolidaciones, liquidaciones definitivas, procesos fuera de nómina, etc. ¿CÓMO SÉ PARAMETRIZA CONCEPTOS QUE NECESITAN ACUMULAR SALDOS, CUANDO SON GRABADOS COMO NOVEDADES EXTERNAS? Se debe crear la variable Saldo Modulo así: Ubíquese en el concepto que necesite acumular y en TAB de Variables inserte la variable Relación: No Argumento: No Variable: Saldo Modulo Descripción: Acumulación de Saldos de Novedades Externas Tipo: Alfanumérica Dato: Se describe a continuación* En el Dato se debe indicar: PR (r) Para prestaciones o con el indicador del concepto diciendo que es de préstamos. AH (r) Para ahorros o con el indicador del concepto diciendo que es de ahorros. AU (r) Para ausentismos EB (r) Para enfermos IN (r) Para incapacidades AX (r) Para auxilios CÓMO SE CONFIGURAN DOS O MÁS CONCEPTOS DEL BÁSICO? 1. Creo los dos conceptos uno para el Básico y otro para salario integral. 2. Les matriculo a ambos conceptos la política LQ001. 3. Defino que empleados van por un concepto y cuales por el otro concepto de ordinario. Una vez definido dos empleados, para identificarlos en el sistema debo: Crear una relación sindical para salario normal y otra para salario integral en: Configuración/Tablas de Referencia/Relación Sindical. Matriculo a todos los empleados a que tipo de relación sindical pertenece, por: Configuración/Registro de Empleados/Datos de Nómina. 1. Defino las siguientes variables a los conceptos, según se definió su relación sindical. A. Para el concepto Salario Normal. RS,?, Origen, Toma salario normal, alfanumérica, S RS, ?, Origen, no toma salario integral, alfanumérica, N. Se matricula la otra relación sindical. B. Para Salario Integral. Ag, Ag, Agrup_Cpt_Ac, Agrupación que suma Básico Valores, Alfanumérica, BDIV. Agrupación de conceptos, creo BDVI Básico valores y le asocio el concepto del salario normal. RS, ?, Origen, toma salario integral, alfanumérica, S. RS, ?, Origen, toma salario normal, alfanumérica, N. Si existen más de conceptos debo hacer lo mismo para cada uno de ellos. ¿CÓMO SE PAGAN LOS DOMINICALES Y LOS FESTIVOS POR OTROS CONCEPTOS? En el concepto del Básico se crean dos variables así: No, No, PM1, PS1, pagar festivo por otro concepto, alfanumérico, en Dato (F ó como usted haya llamado al festivo en la tabla de Días). No, No, PM1, PS1, pagar dominical por otro concepto, alfanumérico, en Dato (D ó como usted haya llamado el dominical en la tabla de Días). Ahora deben existir uno o dos conceptos para el manejo de los Domingos y/o Festivos a estos conceptos se le matricula la política LQ029. No, No, PM2, PS2 Donde va el tipo de Día (F ó D). No, No, PM2, PS1 B para pagar el básico. AG, AG, AGRUP-CTP_AC Donde se matricula al concepto básico. AG, AG, AGRUP-CTP_BA Donde se matricula el concepto básico. En el concepto de Festivo, defina: No, No, DÍA_F, días festivos, alfanumérica, F. En el concepto de Dominical, defina: No, No, DÍA_D, días dominicales, alfanumérica, D. ¿CÓMO SE PAGAN LOS DOMINICALES Y/O FESTIVOS POR EL MISMO CONCEPTO? El concepto debe tener política LQ029N. En el concepto defina las siguientes variables: No, No, DÍA_D, días dominicales, alfanumérica, D. No, No, DÍA_F, días festivos, alfanumérica, F. En el concepto de ordinario, matricular los siguientes variables: No, No, PM2, PS1, pagar dominical otros conceptos, alfanumérica, D. No, No, PM2, PS2, pagar festivo otro concepto, alfanumérica, F. ¿CÓMO CONFIGURO UN CONCEPTO PARA DIVIDIR EL ORDINARIO DE DOMINGO Y FESTIVO? Existen dos clases: a. Dominical y Festivo en conceptos apartes. Cerciorarse de que tenga política LQ029 en ambos conceptos. En el concepto de Dominical, defina las siguientes variables. No, No, DIA_D, Días Dominicales, alfanumérica, D. En el concepto de Festivo, defina: No, No, DIA_F, Días Festivos, alfanumérica, F. En el concepto del Ordinario, matricular las variables: No, No, Pm2Ps1, Pagar Dominical por otro concepto, alfanumérica, D. No, No, Pm1Ps1, Pagar Festivo por otro concepto, alfanumérica, F. b. Dominicales y Festivos en el mismo concepto. En El concepto debe tener política LQ029N. el concepto, defina las siguientes variables. No, No, DIA_D, Días Dominicales, alfanumérica, D. No, No, DIA_F, Días Festivos, alfanumérica, F. En el concepto de Ordinario, matricular las siguientes variables: No, No, Pm2Ps1, Pagar Dominical otro concepto, alfanumérica, D. No, No, Pm1Ps1, Pagar Festivo otro concepto, alfanumérica, F. ¿CÓMO SE MANEJAN LOS CONCEPTOS POR NÓMINA? Para una nómina se busca la variable = 'origen' Si para esta nómina encuentra la variable origen. Si no maneja conceptos propios con el origen 'N' entonces no lo carga. Si el origen es diferente 'N' entonces lo carga. Si sí maneja conceptos propios con el origen = 'P'. Busca para cada nómina CPN: Descripción CPN: Tipo CPN: Prioridad CPN: Mod_Prest CPN: Tiempo CPN: Valor CPN: Factor CPN: Pol_Period CPN: Pol_Restricc CPN: Agrup_TRAB CPN: Dato CPN: Asociación CPN: Tabla Si encuentra cualquiera de estas las reemplaza por los estándares del concepto y carga el concepto. Si el origen = 'N' o 'G' no hace cambios y lo carga. En caso contrario no es (P,G, ó N) no lo carga. Ejemplo: Una Nómina de Jubilados, como no se liquidan todos los conceptos, entonces se indica a la nómina que maneja conceptos propios y a los conceptos se le crea la variable por nómina (origen = 'P'). Sólo carga los conceptos con origen = 'P'. En resumen existen dos variables, cuando la nómina maneja conceptos propios, definido en las tablas de Nómina, la variable: 'Nm', Nómina, Origen, Dato = (P, N, G o Blanco) O no existe = Blanco. La configuración de estas dos variables hacen que se cargue o no el concepto para su liquidación, de acuerdo a lo explicado anteriormente. Una vez que el concepto sea cargado para su liquidación se puede modificar los parámetros que el maneja o variables definidas, de la siguiente manera: Se evalúa para liquidación periódica la variable por nómina: Nm, Nómina, Condicion_Liq si se encuentra = P. Entonces busca la variable definida por nómina; Concepto, 'NM', Nómina, Variable y retoma el dato. Si el Dato no es encontrado, entonces lo busca normal, de acuerdo a de los parámetros definidos originalmente y retoma el Dato. Si no la encuentra Condicion_Liq = P retoma el Dato normal de acuerdo a los parámetros reales. ¿CÓMO DEBO TRABAJAR LA VARIABLE BEDUG PARA MIRAR DETALLADAMENTE EL PROCESO DE UN CONCEPTO? Para mirar un proceso que realiza un concepto, debo crear la variable DEBUG, así: Ubíquese en el concepto el cual quiera visualizar y en el TAB Variables inserto: Relación: No Argumento: No Variable: Debug Descripción: Visualizar Tipo: Numérica Dato: 1 - Visualiza, 0 - No visualiza ¿CÓMO SE CONFIGURA EL CONCEPTO DEL SUBSIDIO DE TRANSPORTE ANTICIPADO? Cree el concepto del subsidio de transporte matricule la política periódica LQ26a En valor por defecto coloque el valor del subsidio de transporte para el año vigente. Defina las siguientes variables: No, No, Base_mes, Base mensual, alfanumérica, S Busca la base mensual salarial del empleado. No, No, Ctl_Min, Controla el Mínimo, Alfanumérico, S. Controla el salario mínimo del empleado para el pago. No, No, N_Con_Per, número del condicionador del periodo, numérico, 1 Se debe poner una X en el condicionador del periodo a pagar (1). Si no se tiene la X el periodo a pagar este no funciona, se debe matricular en todos los periodos de pago del concepto. No, No, N_Var_Sys, Dos salarios mínimos, numérico, 5 Mira el tope de los dos salarios mínimos legales vigentes para el pago. No, No, Paga_Días, paga en Base a Días, alfanumérica, S Paga el subsidio mensual menos los días a los cuales no tiene derecho mira el mes anterior para este. ¿CÓMO SÉ PARAMETRIZAN LOS CONCEPTOS DE LIQUIDACIÓN DEFINITIVA CON CONDICIONES PROPIAS? Se crea la variable: Ldf: Origen = 'P', así: No, No, LDF: Origen, alfanumérica, Dato = 'S'. Esto indica a la política que existe un origen y que no se liquida si se cumple la siguiente condición: Se crea una variable para la cual este origen es propio bien sea por: -Relación Laboral -Relación Sindical -Nómina -Contrato de Trabajo -Horario La variable se crea de acuerdo a la relación, es: Ldf: condición, si el dato se indica <>' ', entonces el sistema sólo liquida para esta condición. Se debe matricular las cuentas contables de Autoliquidación a cada uno de los conceptos, con sus respectivas cuentas débito y crédito de la empresa, con su comprobante y en el tipo de contabilización marcar autoliquidación. Si ya existe la cuenta contable para la contabilización de nómina y no le permite ingresar dicha cuenta para autoliquidación, debe de crear la cuenta con una mascara ó parámetro de sustitución por Ag Agrupación dato indicado, este parámetro toma la agrupación y el dato para reemplazarlo en la contabilización. Para esto debe crearle al concepto la siguiente variable: No,No, Aut:Valor, Toma valor de Autoliquidación, Alfa#, S. Esta vble.se debe duplicar en todos los conceptos de Seg.Social ¿CÓMO FUNCIONA LA DEVOLUCIÓN DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE? Ingresar por Configuración | Conceptos y seleccionar el de Retención en la Fuente y oprimir el botón Definición de Variables e la siguiente: Rel Arg Variable Variable Tipo Dato No No Campo_2 Concepto Devolución RteFte Alfa# # del concepto devengado con el cual se realiza el pago de devolución de Retención en la Fuente. El sistema hace este proceso generalmente en el último período del mes, debido a que él mira que se ha descontado por el concepto de RteFte en el primer período y vuleve a recalcular el valor a retener; si ve que en el primer período se descontó un valor mayor hace una resta de valores y le devuelve al empleado dicha diferencia. Ej.: Período 1: concepto 030 - Retención en la fuente valor $50.000 Período 2: concepto 030 - Retención en la fuente valor $40.000 Total Retención en el mes correcta es de $80.000 ($40.000 en el primer período y $40.000 en el segundo), el sistema hace: Período 2: concepto 030 - Retención en la fuente valor $40.000 Período 2: concepto 031 - Devolución Retención en la fuente valor $10.000 POLITICA LQ090 Esta Política básicamente permite generar automáticamente un devengado o una deducción a partir de un concepto ya liquidado: Ejemplo 1-. Se quiere que el concepto 0020 - Sodesxho pass que es un concepto de devengado automáticamente se deduzca por el Concepto 0900 - Deducción de Sodesxho pass. Se debe de hacer lo siguiente. 1-.Cree el concepto de deducción (0900) y póngale política periódica LQ090 1.1-.Cree en este las siguientes variables : Agrup_Cpt_AC , Relación AG, Argumento AG y en el dato matricule una agrupación de conceptos donde incluya solamente el concepto de pago (0020). 1.2-.TpBase , Relación No,Argumento No, y en el dato L PARAMETROS DE LIQUIDACIÓN Fecha de Retiro Incluida Si / No Si: en el caso de la fecha de retiro se cuenta como día laborado. No: en el caso contrario. Formato de liquidación FMDEF definido o el que se indique en la etapa de instalación. Proceso de liquidación O_DEF definido o el que se indique en la instalación. REGISTRO DE LIQUIDACIÓN DEFINITIVAS Se registran los empleados a los cuales les va ha realizar una liquidación definitiva, por la opción de liquidación, liquidación definitiva así: Con el Botón de PARÁMETROS DE LIQUIDACIÓN Fecha de Retiro Incluida Sí / No Si: en el caso de la fecha de retiro se cuenta como día laborado. No: en el caso contrario. Formato de liquidación FMDEF definido o el que se indique en la etapa de instalación. Proceso de liquidación O_DEF definido o el que se indique en la instalación. REGISTRO DE LIQUIDACIÓN DEFINITIVAS Se registran los empleados a los cuales les va ha realizar una liquidación definitiva, por la opción de liquidación, liquidación definitiva así: Con el Botón de REGISTRO EMPLEADO A LIQUIDACIÓN DEFINITIVAS Empleado: código del empleado. Motivo de retiro: código del motivo del retiro, creado anteriormente. Fecha de retiro: indique la fecha hasta la cual va o laboro el empleado, recuerde que en base a esta fecha es que se realizan los cálculos definidos de lo que se dejo con respecto a esta fecha en el punto 3. Fecha de liquidación: indique la fecha, es solamente informativa del informe que se genera. Período de último pago: período hasta cuando se le pago la última vez, seleccione del calendario de proceso, automáticamente se sugiere como fecha de último pago la fecha final de este periodo la cual puede ser modificada. Fecha de último pago: sugerida de acuerdo a lo dicho anteriormente, si no es esta fecha modifíquela de acuerdo a la realidad, con esta fecha el sistema liquida los valores del básico que se le adeudarán si se tiene parametrizado este concepto para liquidaciones definitivas. Período de acumulaciones: periodo en el cual se va ha acumular la liquidación definitiva en concordancia con la forma de pago (ver lo dicho en el punto 5 con respecto a esta forma de pago). Forma de pago: selección de la tabla la forma de pago tenga muy presente lo dicho en el punto 5 pues esto le afectará radicalmente la liquidación en el momento de la autorización. Estado : 1 autorizadas por nomina, 2 retirado, 3 normal, X aplazada la generación, si va a cambiar los estados recuerde matricular la seguridad social y actualizar el EMP. REGISTRO LIQUIDACIÓN Este registro se llena cuando se desea agregar un concepto que no se encuentra en la liquidación definitiva (Cuando el proceso es manual). Concepto : Se selecciona el concepto por el cual voy a pagar. Valor : Se digita el valor a pagar Horas : Se digita el numero de horas por las cuales se paga (Solo se digitan el numero de horas si el concepto por el cual se va a paga lo necesita). Días % : Se digita el numero porcentual o su proporción en dias (Solo se digitan el valor si el concepto por el cual se va a paga lo necesita). Salario promedio : Se digita el valor del salario promedio o salario base a liquidar por dicho concepto. Liquidación manual : Por defecto el sistema trae 1 que significa que la liquidación es manual para que el sistema respete los valores digitados. LIQUIDACIÓN DEFINITIVA Se registran los empleados a los cuales les va ha realizar una liquidación definitiva, por la opción de liquidación, liquidación definitiva así Con el Botón de Se puede crear de esta igual forma todos los empleados a los cuales se les va ha realizar la liquidación definitiva, terminado este paso, haga lo siguiente: Con el Botón de , se realiza las liquidaciones, escoja global o particular según sea el caso, terminado este proceso en el Browse de liquidación para cada empleado, revise. Puede consultar los detalles de liquidación. Si se quiere adicionar más conceptos o cambiar/borrar los valores liquidados, seleccione el Botón Corregir dentro del Browse de liquidación. Si adiciona conceptos le aparecen en el campo liquidación manual=1, esto le indica al sistema que este valor lo debe de respetar y en el caso de una reliquidación no lo borra sino que lo respeta. Si lo cambia y quiere que se respete este valor indique en el campo de liquidación Manual=1. Hecho las verificaciones pertinentes puede imprimir la liquidación, esta impresión se realiza de acuerdo a formato indicado en el punto 3 formato de liquidación. Si todo esta correcto, autoriza la liquidación con el Botón de , recuerde que este proceso se realiza de acuerdo a como esta parametrizado la forma de pago, es muy importante que sea de acuerdo con lo que usted definió. Si la forma de pago es por tipo de pago nómina, puede generar el envío de estas novedades a la Nómina para después realizar una liquidación completa. Esta generación automáticamente cambia en los empleados el estado ='R' y la fecha de retiro, si usted tiene definida la liquidación de Seguridad Social en base a la matricula de empleados en cada administradora servicio, o tiene un solo concepto de liquidación para cada uno de los servicios, verifique que no existe o la variable "Lqe:Aplica SegSoc" deja en dato = 'N', si existe el dato es 'S', el sistema borrará esta matricula y en el proceso de liquidación estos conceptos de seguridad social no le liquidará. Después de realizar el envío, vaya a la liquidación de la nómina y realice un proceso de liquidación normal, antes de esto verifique lo que se dijo en "Cómo se permite hacer una liquidación normal de empleados retirados con liquidación definitiva calculada". Si después de hacer este envío, usted necesita adicionar otras liquidaciones, o cambian las ya existentes extraiga este envío, verifique lo que se dejo en "Cómo se permite realizar liquidaciones definitivas a empleados ya retirados", vaya a las liquidaciones definitivas realice los cambios pertinentes, autorice las nuevas liquidaciones (si existen) si no existen no es necesario valorarlas a autorizar y envíe nuevamente estas novedades. Esto es todo el proceso para una liquidación definitiva. El éxito o buen desempeño o la veracidad de los datos calculados depende de los siguientes factores que deben estar completamente verificados antes de pensar en un mal funcionamiento del módulo, estos factores dependen en gran medida de elementos externos e internos del sistema. Factores Externos Una parametrización deficiente de las políticas de cálculo, debido a ambigüedades presentadas en el documento interno del usuario de cómo se realizan las liquidaciones definitivas. Pruebas no realizadas o mal verificadas durante el proceso de parametrización de cada uno de los conceptos. Estas anomalías deben ser corregidas en el documento entregado, y después verificar los resultados. Factores Internos Motivos de retiro parámetrizados y no en concordancia con lo indicado para cada empleado. Fecha de última liquidación de nómina mal indicada. Contratos de trabajo parámetrizados para empleados en contratos de trabajo no consecuentes. Relaciones laborales, ley 50, régimen salario integral mal matriculados en los empleados. Empleados en ley 50 pero son de régimen anterior. Historia de vacaciones incompleta o saldos de vacaciones por empleado incorrectas. Anticipos de cesantías mal definidos o incorrectos. Acumulados para cálculos de promedio mal definidos o incorrectos. Fechas de antigüedad y/o retiro mal definido. Agrupaciones de conceptos incorrectos. Variables del sistema recomendadas para usar y no definirlas. REGISTRO EMPLEADO A LIQUIDACIONES DEFINITIVAS Empleado: código del empleado. Motivo de retiro: código del motivo del retiro, creado anteriormente. Fecha de retiro: indique la fecha hasta la cual va o laboro el empleado, recuerde que en base a esta fecha es que se realizan los cálculos definidos de lo que se dejo con respecto a esta fecha en el punto 3. Fecha de liquidación: indique la fecha, es solamente informativa del informe que se genera. Periodo de último pago: período hasta cuando se le pago la última vez, seleccione del calendario de proceso, automáticamente se sugiere como fecha de último pago la fecha final de este periodo la cual puede ser modificada. Fecha de último pago: sugerida de acuerdo a lo dicho anteriormente, si no es esta fecha modifíquela de acuerdo a la realidad, con esta fecha el sistema liquida los valores del básico que se le adeudarán si se tiene parametrizado este concepto para liquidaciones definitivas. Periodo de acumulaciones: periodo en el cual se va ha acumular la liquidación definitiva en concordancia con la forma de pago (ver lo dicho en el punto 5 con respecto a esta forma de pago). Forma de pago: selección de la tabla la forma de pago tenga muy presente lo dicho en el punto 5 pues esto le afectará radicalmente la liquidación en el momento de la autorización. REGISTRO LIQUIDACIÓN Este registro se llena cuando se desea agregar un concepto que no se encuentra en la liquidación definitiva (Cuando el proceso es manual). Concepto : Se selecciona el concepto por el cual voy a pagar. Valor : Se digita el valor a pagar Horas : Se digita el numero de horas por las cuales se paga (Solo se digitan el numero de horas si el concepto por el cual se va a paga lo necesita). Días % : Se digita el numero porcentual o su proporción en dias (Solo se digitan el valor si el concepto por el cual se va a paga lo necesita). Salario promedio : Se digita el valor del salario promedio o salario base a liquidar por dicho concepto. Liquidación manual : Por defecto el sistema trae 1 que significa que la liquidación es manual para que el sistema respete los valores digitados. AUTORIZAR LIQUIDACIONES PAGOS APLAZADOS Cuando el estado de la liquidación esta aplazado y se desea autorizar. Para autoriza la liquidación con el Botón de , recuerde que este proceso se realiza de acuerdo a como esta parametrizado la forma de pago, es muy importante que sea de acuerdo con lo que usted definió. IMPRESIÓN DE CHEQUES Es para imprimir los cheques de liquidaciones definitivas. Forma de pago : Se selecciona la forma el la cual se paga la liquidación definitiva. Fecha de liquidación : Se selecciona del al. Para el personal : Se selecciona del al. LIQUIDACIONES GENERALES Para consultar las liquidaciones definitivas de los empleado y la especificación de cada liquidación. Además la información detalles de la liquidación como es detalles generales, pagos parciales de cesantías, detalles de cesantías, detalles de vacaciones, saldos de prestamos, historia salarial, saldos de ahorros, acumulados de nomina, asociaciones, variables del trabajador y novedades. LIQUIDACIONES CONFIRMADAS Para consultar las liquidaciones definitivas que están confirmadas de los empleado y la especificación de cada liquidación. Además la información detalles de la liquidación como es detalles generales, pagos parciales de cesantías, detalles de cesantías, detalles de vacaciones, saldos de prestamos, historia salarial, saldos de ahorros, acumulados de nomina, asociaciones, variables del trabajador y novedades. EN RANGO DE FECHAS Para consultar las liquidaciones por rango de fechas. INFORMES DE LIQUIDACIÓN Para generar los informes de liquidaciones en rango de fecha. Del - Al : Se selecciona las fechas del rango. Se pueden generar informes como liquidaciones general sumaria, liquidaciones confirmadas sumarias, liquidaciones general detalladas y liquidaciones confirmadas detalladas. ¿ COMO SE RETROCEDER UNA LIQUIDACIÓN DEFINITIVA ? Se deben seguir los siguientes pasos: 1. En el menú principal de la Nomina en Configuración | Registro de empleados | Datos complementarios | Datos del empleado | Datos de pago. Se activa el estado del empleado dentro de la nomina con Ctrl+F10 se abre una ventana de advertencia con la explicación de los campos que se activan oprima el botón y en los campos: Temporalmente inactivo se borra la R y se deja en blanco. Fecha de retiro se borra la fecha y se deja en blanco. Oprima el botón 2. Revisar la seguridad social en el menú principal de la Nomina en Configuración | Registro de empleados | Datos complementarios |Seguridad Social. a). Si no aparece la seguridad social indica que el periodo se cerro y se encuentran acumulados dicha valores dedo de borrar los acumulados de esa persona para dicho periodo y se hace por Procesos Auxiliares | Acumulados e Históricos | Corrección Manual de Acumulados se busca el empleado y se borran los valores del periodo que no deben estar hay. Además se debe abrir temporalmente el periodo que esta cerrado por el Modulo de Procesos Auxiliares |Auxiliares Cambiar estado de periodo se busca la nomina y el periodo que se debe abrir y se oprime se debe seguir con el paso 3 únicamente y después se debe cerrar el periodo por esta misma ruta solo que debe oprimir el botón . Adicionalmente se regresa a la seguridad social se elige el periodo de autoliquidación en el cual se genero la novedad de retiro del empleado y se oprime el botón para borrar la novedad de retiro (Esto con el fin de que no aparezca dos veces novedad de retiro en la autoliquidación) luego en la ventana empleado por entidad administradora se oprime el botón para registrar nuevamente los tres servicios en los cuales estaba matriculado el empleado (Salud, Pensión y Riesgos). b). Si aparecen los tres servicios de la seguridad social es por que no se realizo cierre del periodo en el cual se encuentra la liquidación definitiva y se deja tal como esta. 3. Se debe borrar la liquidación de ese periodo para ese empleado por el modulo de liquidación de nomina y selecciona el periodo, la nomina y se marca el proceso re-liquidar para poder seleccionar al empleado en proceso y se oprime el botón . 4. En el modulo de liquidaciones definitivas | Generación a nomina se extrae la novedad que se había generado a nomina del periodo en el cual se realizo la liquidación definitiva del empleado. 5. En el modulo de liquidaciones definitivas | Configuración | Registro de liquidación definitivas se debe buscar el empleado al cual se le esta realizando el proceso y oprima el botón de la parte superior de la pantalla. Se activan las operaciones de los estados de liquidación con Ctrl+F10 se abre una ventana de advertencia con la explicación de los campos que se activan oprima el botón y se debe seleccionar el estado 3 que indica que el empleado esta en estado normal como si no estuviera pasando por ningún proceso de liquidación definitiva luego si: a). La liquidación definitiva es por que se aplaza el proceso para una fecha posterior cambie los datos oprimiendo el botón y modifique los campos Fecha de retiro, Fecha de liquidación, Periodo de ultimo pago, Fecha ultimo pago y Periodo de acumulación y realice el proceso normal para una liquidación definitiva en la fecha correcta. b). En caso de la cancelación de la liquidación definitiva se suprime oprimiendo el botón de la parte izquierda de la pantalla y luego oprimiendo el botón de la parte derecha de la pantalla. NOTA: Si en ese periodo en el cual se realizo la extracción de novedades de liquidación definitiva existen mas liquidaciones definitivas de otras empleados que si deben ser liquidados, después de realizados todos los anteriores pasos se debe volver a generar las novedades del modulo de liquidaciones definitivas. MÓDULO DE LIQUIDACIONES Permite controlar el proceso de liquidación de nómina; ya sea en forma global o individual y teniendo en cuenta el tipo de liquidación a realizar; que puede ser en forma normal, por valores reportados o sólo del personal que sale a vacaciones. Nómina: Es el código del tipo y de la clase de nómina a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Nóminas. Período: Es el año, mes y período a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina. Proceso de: Se selecciona si es una liquidación en forma global para todos los empleados de la empresa . Si se selecciona reliquidación se hace para un solo empleado. Tipo de proceso : Normal (significa que se mueve toda la nomina). Personal en Vacaciones si se liquido como personal en vacaciones se cerara como personal en vacaciones(significa que solo tocara el modulo de vacaciones y a los demás módulos no les hace nada). Valores Reportados este se realiza si se liquide como valores reportados(lo que significa es que no tiene en cuenta las políticas periódicas, no liquidando seguridad social, salario básico). Cómo encontrar la causa del por qué no están liquidando la Salud y la Pensión? En conceptos de nómina: por configuración, conceptos. Hay conceptos que manejan estos, ejemplo: Protección => Pensión Cruz Blanca => EPS Con política LQ067s Ejemplo: Concepto 280 dice que está en la definición de las variables (tiene datos, nombre, descripción) Sabemos que el empleado debe estar matriculado en seguridad social en una administradora que se llama PT (Protección) con servicio PE. Debe tener historia salarial, por que sino no le liquida nada. El estado debe estar en blanco porque sino no le liquida nada (porque aparece retirado). Se selecciona la nómina a la cual se va a liquidar y se realiza el proceso de liquidación por ese empleado. Si miramos los conceptos por tipo y observamos por el que se esta descontando, o sea tipo 2 (que son los descuentos). Si resulta un error para descontar conceptos al empleado, hay que cambiar las prioridades de descuento. Causas para no liquidar: Que el concepto no exista. Que este matriculado en una empresa y un concepto que no existen o no manejen. Que no le alcance la plata: ¿Cómo se maneja? Se va a conceptos, se escoge el concepto y se le cambia la prioridad. Ejemplo: Seguridad Social prioridad 1, se juega con las prioridades hasta que queden en el sitio correcto, se cambian por el Registro de conceptos de Nómina. Al estar todas las prioridades con 0. Ejemplo: la salud y luego con préstamos que están en 1. Al realizar esta operación por Liquidación Nómina, se re-liquida el empleado en Proceso de Liquidación del período. En configuración, Conceptos, se le marca: SI, en Dejan abonos pendientes? para que le quede dinero, pero se saca parte de la deuda. En proceso de Liquidación: Especificación Planillas de Pago: desde el empleado que tiene inconveniente hasta el empleado (el mismo) muestra lo que ha abonado. Cómo se permite hacer una liquidación normal de Empleados Retirados con liquidación definitiva calculada? Esto es útil para realizar una liquidación definitiva, autorizarla y después enviar las novedades a Nómina, con lo que el sistema le haya calculado. Posteriormente en liquidación de Nómina donde se hace una liquidación normal y se calculan los demás conceptos, por ejemplo: Retención en la fuente Seguridad Social Asociaciones Auxilios Para poder realizar esto se crea una variable del sistema: LQe: Normal, dato = S Esta variable deja que el concepto actúe con la política periódica definida. Si esta variable no existe entonces el sistema cambia la política normal del concepto por política de valores reportados (Ejemplo: LQ003) y sólo calcula lo que venga de la liquidación definitiva. Como hacer una liquidación de Valores reportados como Normal? Este proceso nos ayuda a realizar una liquidación de valores reportados y para determinados conceptos que no son reportados funcionen con la política normal. 1. En Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de usuario, creo la siguiente variable: Nombre de la Variable: LiqNormal Descripción: Cambia liquidación de valores a normal Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: S Proceso de Liquidación: Blanco 2. Al concepto que no tiene política de valores reportados (LQ003) y se quiere que se liquide normalmente, se le debe matricular la siguiente variable: Relación : No Argumento : No Nombre Variable: Política Descripción Variable: Liquida con la Política del concepto. Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: (LQ???) Se matricula la política que tiene el concepto La variable que se le matricula al concepto se debe crear en todos los conceptos que se quieren que se liquiden normalmente. ¿CÓMO HACER CUANDO SE DESEA PAGAR A UNO O VARIOS EMPLEADOS QUE SALEN A VACACIONES, SIN SER AUN EL PERÍODO DE PAGO? Cuando hay una persona en que va salir a vacaciones y tiene una parte que se va a liquidar normal y el resto en uno de los estados de vacaciones y que además se debe pagar ya; se debe hacer lo siguiente: Crear un calendario para liquidar sólo a las personas que salen a vacaciones y con la condición de que va desde y hasta el día que se les debe pagar normal y el período de cierre también debe de ir hasta el día del pago normal. Luego liquidar la nómina y en ese período y allí marcar personal en vacaciones. Y realizar todos los demás pasos concernientes a un período normal. ¿CÓMO PAGAR LA SEGURIDAD SOCIAL DE UN EMPLEADO SIN TENER ENCUENTA LOS DÍAS DE VACACIONES QUE SOBREPASAN LA FECHA FINAL DEL PERÍODO? Liquidación de Autoliquidación aportes para Salud, Arp y Pensión: Para este punto tenga en cuenta: Si los días de vacaciones en el mes a liquidar en la seguridad social se debe pagar en base al concepto de vacaciones debe existir las siguientes variables: *Agrup_Cpt_Vc: Agrupación vacaciones (contiene el concepto de vacaciones) *IndVac: Indica tipo de vacaciones, el dato debe cambiarse por una P (Tener en cuenta el período) *Dias_Proy: Días de proyección, el dato debe estar en 30. Pero si esos días de vacaciones en el mes a liquidar en la seguridad social se debe pagar en base al básico del empleado debe existir las siguientes variables: *Agrup_Cpt_Vc: Agrupación vacaciones (contiene el concepto de vacaciones) *IndVac: Indica tipo de vacaciones, el dato debe cambiarse por una HB (Tener en cuenta las Horas del Básico) *Dias_Proy: Días de proyección, el dato debe estar en 30. NOTAS: -Debe crear y revisar todos los conceptos de la Seguridad Social. -Si las vacaciones están entre un año y otro pagará siempre la parte de las vacaciones del mes con el salario actual. Ej: Fecha de salida 20.12.2001, Salario 2001 - $ 1'000.000 Fecha de Regreso 10-01-2002, Salario 2002 - $ 1'100.000 El tiempo que hay entre el 20-12-2001 y el 30-12.2001 lo paga con $ 1'000.000 y los días que hay entre el 01-01-2002 y el 10-01-2002 se pagan con $ 1'100.000. Para esto se envía el archivo O_Lqd.zip (Se baja en \MidasZip\ y se descomprime en \Midas\Dll\) OBSERVACIÓN IMPORTANTE: Al enviar el archivo O_Lqd.dll, se verán afectados los conceptos que tienen matriculada la política LQ003 y en las cuales usted maneja condicionador de período (al recibir su solicitud para que estos conceptos manejen el N_Con_Per), no se tuvieron en cuenta las condiciones de otros usuarios que no pueden manejar esto mismo, por esta razón nos vimos en la obligación de activar la anterior variable N_Con_Per realice: Por Configuración | Conceptos | busque los conceptos afectados y en definición de variables inserte: No, No, ManejConPer, Maneja condicionador de períodos, Alfa#, en el dato se coloca S - Si lo maneja. ¿Como hacer una liquidación de Valores reportados como Normal? Este proceso nos ayuda a realizar una liquidación de valores reportados y para determinados conceptos que no son reportados funcionen con la política normal. 1. En Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de usuario, creo la siguiente variable: Nombre de la Variable : LiqNormal Descripción: Cambia liquidación de valores reportados a normal Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: S Proceso de Liquidación: blanco 2. Al concepto que no tinene política de valores reportados (LQ003) y se queire que se liquide normalmente, se le debe matricular la siguiente variable. Relación : No Argumento : No Nombre Variable: Política Descripción Variable: Liquida con la Política del concepto. Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: (LQ???) Se matricula la política que tiene el concepto La variable que se le matricula al concepto se debe crear en todos los conceptos que se quieren que se liquiden normalmente. ¿CÓMO SE HACE LA RELIQUIDACIÓN DE LAS PRIMAS EN MIDAS? Para la reliquidación de las primas en Midas, vea a continuación: La reliquidación de las primas se realiza en períodos posteriores a la fecha de liquidación real de las primas. Esto se debe a que en faltó uno o varios períodos para tener encuentra en el momento de la liquidación de la Prima. Las variables que se utilizan, para la reliquidación de las primas, son los siguientes: 1. Variable Reliquida: 'No', 'No', 'Reliquida','reliquida la prima','Alfa#ca',' ', Si el dato es ' ' no re-liquida la prima, si es 'R' re-liquida la prima. 2. Variable Concepto de Reliquidación de Primas: 'No', 'No', 'CPto_RLq', 'Concepto de Reliquidación de Primas', 'A', ' ', el Dato es el código del concepto de deducción por donde se va a descontar la reliquidación de primas. Se debe crear otro concepto tipo 2 y política LQ003, para descontar el mayor valor pago por primas. 3. Variable Fecha inicial de Reliquidación de Primas: 'No', 'No', 'Fi_RlqP', 'Fecha inicial o donde inicia la reliquidación de primas', 'F', ' ', el dato es la fecha de inicial. 4. Variable Fecha Final de Reliquidación de Primas: 'No', 'No', 'Ff_RlqP', 'Fecha final o hasta donde se tomará la reliquidación de primas', 'F', ' ', el dato es la fecha de final. 5. Variable de agrupación de conceptos para la Reliquidación de Primas: 'Ag', 'Ag', 'Agrup_Cpt_RlqP', 'Agrupación de conceptos para reliquidación de primas', 'A', ' ', el dato es la Agrupación de conceptos de Primas solamente. Cuando re-liquide las primas debe ajustar las demás variables, como el condicionador del período, las fechas y los días de acumulados. Vuelva a marcar el período para que pueda realizar el pago, por Configuración | Tablas de Referencia | Calendarios de Procesos y seleccione el período en el cual se pagará dicho concepto y oprima y en la ficha Condicionadores marque con un asterisco (*). MÓDULO DE GENERACIÓN GLOBAL Ruta : Sistemas de Nómina/Módulos de Nómina/Generación Global Este módulo permite generar todas las novedades que se hayan ingresado a todos los módulos del sistema. Al escoger esta ruta el Sistema activa la ventana "Generación Global de envíos por Nómina" esta consta de dos partes: la de arriba llamada "Procesos" y la de abajo "envíos". Aquí el usuario puede discriminar las nóminas que quiere generar, si es una o varias. Esta cuenta con varios botones que sirven para la generación del envío. Sin embargo, antes de generar el envío primero debe: Registra Nómina: Para registrar la nómina oprima el botón y se activa la ventana "Selección de nóminas y periodos" -Proceso: Mlgen:SlcNomina- Seleccione con el lookup la Nómina y el periodo. Para que queden grabados todos estos datos, oprima el botón . Registro Global: Si se desea generar varias nóminas a la vez presione < Registro Global > y se activa la ventana del mismo nombre -Proceso: Mlgen:GenCPR- Seleccione con el lookup la periodicidad de la nómina que quiere generar, por ejemplo: si son todas las mensuales o todas las quincenales. Oprima el botón para grabar estos datos. Borrar Nómina: si el usuario desea eliminar una nómina, selecciónela y presione Marcar los envíos: en "envíos", en la parte inferior de la ventana aparecen escritos todos los envíos; para saber cuales han de ser generados en la columna aparecen con el número 1 y los que no con 0. Para seleccionarlos los que se deseen generar o no existen además de los botones e . Generación Global: para comenzar la generación presione el botón Entonces se activa la ventana en esta presione el botón El Sistema entonces muestra un apantalla por cada envío realizado -por módulo- si no tiene novedades lo anuncia. Entonces al terminar cada módulo se puede utilizar cualquiera de las herramientas a activarse con los siguientes botones: , , y MÓDULO DE INFORMES DE PRE-NÓMINA Permite controlar el proceso de la impresión o consulta de los diferentes informes de la liquidación; ya sea en forma de pre-nóminas, relación de pagos, control de entregas de cheques, comprobantes de pagos y otros... A. CONFIGURACIÓN. ? Instalación de archivos. B. PRENOMINA. ?Informe de pre-nómina. ??Distribución en horas. ??Proceso de liquidación. C. CONSULTAS INFORMES DE PRE-NÓMINA Son informes que se generan para la verificación de la liquidación. Nómina: Es el código del tipo y de la clase de nómina a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Nóminas. Período: Es el año, mes y período a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina. PLANTILLAS DE PAGO : Son borradores de la pre-nómina. CHEQUES / SOBRES / COLILLAS / RELACIONES : Son las formas de informe de liquidación. DISTRIBUCIÓN DE HORAS Ruta : Sistema de Nomina/Informes Generales/Generales/Distribución de Horas. 1-.Por medio de este proceso se pueden imprimir distintos tipos de Informes, tanto de periodos cerrados como en proceso. 2-.Se pueden obtener información de mas de un periodo, seleccionando periodo desde y el periodo hasta. 3-.Los informes columnarios permiten tener una interfase con Excel. 4-.Las múltiples opciones presentadas están orientadas a generar distintos informes. Para la ejecución de este proceso Ud. debe diligenciar de acuerdo a su criterio los los siguientes campos : Tiempo de Proceso por Registro : Mediante este campo se puede controlar el tiempo de proceso y el consumo de CPU. Estos dos parámetros tiempo y consumo se encuentran relacionados en forma inversamente proporcional. Es decir, a menor consumo de CPU mayor tiempo de proceso. La regla general esta basada en que 100 unidades indicadas en este campo equivalen a 1 segundo. Si Ud. indica 0 los reportes generados toman el menor tiempo posible pero el máximo consumo de CPU. Por medio de pruebas realizadas se ha establecido que un punto optimo entre estos parámetros es indicar en este parámetro 1. El tiempo es razonable y el consumo de CPU esta en un 60%. Sin embargo Ud. debe de realizar sus propias pruebas para establecer su valor optimo. Ud. debe fijar lo que mas le convenga de acuerdo a su análisis particular. Esto lo puede realizar de la siguiente manera : 1-.Indique un valor diferente de 0. 2-.Active la pantalla de siguiendo del proceso Ctrl-Alt-Del. 3-.En la solapa de seguimiento podrá ver el consumo de CPU y el tiempo que se toma este proceso. 4-.El botón de Cancelar, se activa para que Ud. pueda finalizar el proceso en cualquier momento y no se tenga que esperar hasta su finalización. Recuerde que el uso de este botón NO le asegura que la información presentada sea real. Para fijar este parametro, con el objeto de que siempre le aparezca como un default, en la variable de usuario Tnif:WindisHorasTime, indique en el dato este default o valor predeterminado. Con Agrupación de Conceptos: Marque en caso de ser afirmativo. Al ser marcado aparece el recuadro donde debe anotar el código de la agrupación a listar, puede seleccionarse de la pantalla Agrupación de Conceptos. Salto de Página por Rompimiento: Marque en caso de ser afirmativo. Tipo de Informe: Seleccione entre las opciones la que más se acomode a sus necesidades: Completo - Resumido. Tipo de Dato: Seleccione entre las opciones la que más se acomode a sus necesidades: Novedad - Liquidación. Presentación: Seleccione entre las opciones la que más se acomode a sus necesidades: Columnaria - Normal. Si es columnaria, indique: Informe Columnario: Digite el código del informe clasificado en columnas o selecciónelo de la pantalla Informes Columnarios. Si es Normal, indique: Distribuido por: Seleccione entre las opciones la que más se acomode a sus necesidades: Empleado - Concepto. Nómina: Digite el tipo y clase de nómina de la que desea el informe o seleccione la de la pantalla Consulta Nóminas. Período. Desde: Anotar el período de liquidación por el cual empieza el informe o secciónelo de la pantalla Consulta General de Calendarios de Procesos por Nómina Entre Rango de Fechas? -> Marque en caso de ser afirmativo. En tal caso, debe señalar: Del.. : Anote la primer fecha del rango donde inicia el informe o seleccione a de la pantalla Calendario. Al.. : Anote la primer fecha del rango donde inicia el informe o seleccione. Paso a Paso, como este proceso genera varios tipos de Informes, existen variables distintas para activarlo. Así para cada proceso : Tnif:RptResuNm , se visualiza con Tnif:DebugRptResuNm Active la variable correspondiente y remítase al documento SysoftPasoaPaso001.RTF. 112 Bogotá D.C. Cra. 22 # 36 - 45 B/ La Soledad Tel. (57 1) 268 0006 Rionegro - Antioquia. Cra. 64B No 42-04 Tel. (57 4) 531 77 22/23 Fax. 565 0221 http://www.syfsoft.com.co E-mail info@sysoft.com.co