El módulo de Dotación se utiliza para manejar de una forma automática la asignación, entrega y recibo de todos los elementos, equipos y vestuario que correspondan a cada uno de los empleados para desempeñar adecuadamente su labor en la empresa y cumplan cabalmente el desempeño en tal institución. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE DOTACIÓN Según la clasificación elegida se le da una prioridad determinada. Prioridad 1: Área Prioridad 2: Centro de Costos El informe buscara primero las áreas y dentro de estas buscara los centros de costos seleccionados. * Continuar con el Informe: Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe se oprime esta opción, la cual permite seleccionar el destino de los informes. Puede ser a: Impresora Archivo Pantalla Metafile Disco E-mail Ayuda: Sirve para dar una información general de cada uno de los módulos. Información General de la Funcionalidad del Sistema (Para todos los módulos) Insertar: Permite ingresar en el sistema un nuevo registro. Cambiar: Permite realizar modificaciones a los registros que ya se encuentran en el sistema. Borrar: Como su nombre lo indica permite borrar registros que ya no se necesitan dentro del sistema. Seleccionar: Permite elegir uno de los registros que se encuentran en el sistema para continuar realizando las debidas transacciones. Aceptar: Se le da click a esta opción cuando se tiene listo el registro o transacción, para que se haga valida en el sistema. Cancelar: Se le da click a esta opción cuando el registro o transacción que se esta haciendo ya esta o simplemente no se va a ingresar. Salir: Permite dar por terminado el proceso que se estaba realizando. ¿CÓMO ENRUTAR LOS DOCUMENTOS PARA VISUALIZAR LAS AYUDAS CON ALT + F11? Para poner en funcionamiento las ayudas en línea en Midasoft, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Se necesitan tener las siguientes tablas: DCM: Documentos DCMV: Documentos Versiones APL: Aplicaciones APP: Módulos APR: Procedimientos 2. Tener dentro del directorio \Midasoft\ la carpeta \Doctos 3. Enrutar el archivo SyfEmpr la línea: PATHAYUDA=H:\MIDASOFT\DOCTOS\ (Especificar la unidad en la cual se esta trabajando) Alt F11: Sirve para sacar el RTF o ayuda de cada una de las ventanas del sistema. Esto para guiarse. Alt F12: Sirve para configurar el acceso de los usuarios a la ventana EXPLICACION GENERAL DEL MODULO DE DOTACIÓN Este módulo permite controlar el proceso de Registro, Entregas, Informes y Consultas de los elementos de protección personal para los empleados de la empresa; ya sea en forma periódica o fija. Los elementos se refieren a todos los implementos que se utilizan para la asignación de los recursos que el empleado necesita para el desempeño de su labor. Algunas de las características del módulo son: 1. Definición de diferentes elementos por sexo, criterio de entrega (Estructura Administrativa, Salario Mínimo y Días Mínimos). 2. Definición de los diferentes equipos de la empresa que se le asignaran a los empleados. 3. Registro de los elementos por empleado con tallaje y cantidad. 4. Registro de entregas de elementos por fechas. 5. Informes de los comprobantes de entrega de elementos por empleado, centro de costo, por oficio y otros. 6. Histórico de entregas, Informes y Consultas. 1. REGISTRO 1.1 DATOS DE LA EMPRESA Es la información general de cada una de las empresas que tengan que realizar el proceso de dotación, esta información se debe diligenciar en su totalidad ya que es necesaria para la elaboración de los informes. 1.1.1 REGISTRO DE COMPAÑIAS CONTABLES Ruta: Modulo de Dotación \ Registro \ Datos de la Empresa \ Registro de Compañías Contables. General Compañía: En este campo el usuario debe digitar un código a libre elección de 2 dígitos de tipo alfanumérico que identifique la compañía con el cual se ingresa al sistema. Nit: Numero de identificación tributaria que es asignado por la DIAN, (solo para fines tributarios) ; actualmente es otorgado automáticamente cuando se inscribe la escritura de constitución o los formularios de inscripción de negocio de persona natural en Cámara de Comercio. DV (Digito de verificación): Digito de Verificación Suministrado con el numero del nit. Este valor es de manejo interno, mediante unas tablas expedidas por DIAN y se calcula automáticamente de acuerdo a un logaritmo. Razón Social: Nombre de la empresa que se esta matriculando. Tipo: Este puede ser gran contribuyente u otro. * Gran contribuyente: Son todos aquellos contribuyentes u empresas que han sido catalogados bajo esta clasificación de régimen especial por la DIAN, por tener un patrimonio o unos ingresos bastante representativos. * Otro: Entre los otros están todos las demás empresas que no pertenecen a esta clasificación de Gran Contribuyente. Es decir que no han sido catalogados como tal por la DIAN. Actividad Económica: En este campo debe consignarse el código que ha asignado la DIAN, de acuerdo al tipo de actividad económica de la empresa o contribuyente a que se dedica para la realización de su objeto social Dirección: Es la ubicación o domicilio social donde se encuentra ubicada la compañía. Código de Administración: Es el código mediante el cual se identifican cada administración de Impuestos y aduanas nacionales de cada ciudad o municipio del territorio nacional, el cual viene de acuerdo a una tabla que es expedida por la DIAN. Municipio: Se digita la Unidad territorial y administrativa que es formada por una población, con una extensión de territorio y una autoridad común. Teléfono: Campo en el cual se anota el numero telefónico donde se localiza al contacto del mismo. Fax: Campo donde se digita el numero al cual se Transmiten los datos textualmente de un lado a otro. Representante Legal: Es el nombre de la persona encargada de administrar, representar o dirigir la compañía, y que se encuentra inscrita legalmente en el certificado de existencia y representación social de la empresa; es quien con su firma autoriza o no a las demás personas de la compañía. CC Nro: Es el numero de documento de identidad propio del representante legal. Asesores * Contador: Es el encargado de coordinar, organizar y llevar la contabilidad de una compañía. El cual es el encargado de firmar junto con el Representante legal y el Revisor Fiscal (si la ley lo exige), los Estados Financieros Nombre: Se digita el nombre de la persona encargada de llevar la contabilidad, en este caso el contador de la compañía. Identificación: Se digita el numero y tipo de identificación del contador (cedula). Tarjeta profesional: Se digita el numero de la tarjeta profesional, expedida por la Junta Central de Contadores; con la cual el contador se encuentra autorizado para ejercer su profesión. * Revisor fiscal: Es aquella que se encuentra autorizada expresamente en el certificado de existencia y representación legal de la empresa y que es la encargada de vigilar las acciones del Contador de la empresa y rendir los informes pertinentes ante los estamentos legales internos y externos. Nombre: Se digita el nombre de la persona encargada de revisar, examinar y/o modificar el trabajo del contador de la compañía. Identificación: Se digita el numero y tipo de identificación del revisor fiscal (cedula). Tarjeta profesional: Se digita el numero de la tarjeta profesional, expedida por la Junta Central de Contadores; con la cual el contador se encuentra autorizado para ejercer su profesión. 1.2 CALENDARIO DE ENTREGAS Ruta: Modulo de dotación \ Registro \ Calendario de Entregas. El calendario de entregas es la programación de las entregas que se va a realizar en un periodo determinado. 1.2.1 REGISTRO DE CALENDARIO DE ENTREGAS Ruta: Modulo de Dotación \Registro \Calendario de Entrega \Nuevo Calendario. Esta ventana me permite insertar un nuevo calendario o cambiar una existente. Índice: Debe indicar la estructura administrativa que se va a utilizar. Código: Es el código de la estructura administrativa anteriormente seleccionada. Año: Es el año en el cual se realizara las entregas. Periodo: Es el código que identificará el periodo de entregas. Inicia - Termina: Es el rango de tiempo que cubre el periodo. Descripción: Es el nombre que describe el periodo a registrar. Mensaje: Es un rótulo descriptivo y personalizado. Estado: Indica la situación del periodo y puede estar Abierto ó Cerrado, así mismo se debe indicar la fecha del ultimo estado. 1.3 DEFINICION DE ELEMENTOS DE DOTACION Ruta: Modulo de Dotación \ Registro \ Definición de Elementos de Dotación En esta ventana Usted decide como asignará los elementos de dotación (o protección personal según el caso) a los empleados, es decir que elementos son los que siempre se les entregará mientras pertenezcan a la empresa. Para ello, existen dos formas de definirla: - Por Estructura Administrativa - Por Empleado - Por Estructura Administrativa: Al seleccionar esta opción usted puede definir la asignación de elementos de acuerdo a las estructuras administrativas existentes, dentro de las cuales están : Oficio, centro de costos, clase de empleados , relación laboral y relación sindical, etc. En la siguiente ventana muestra de acuerdo a su elección la estructura, los elementos asignados a tal grupo, los criterios de entrega y los empleados que pertenecen a ella. - Por Empleado: Con esta opción Usted puede definir los elementos que siempre utilizará cada uno de los empleados y la asignación será manual. 1.3.1 DOTACION POR ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Ruta: Modulo de dotación \ Registro \ Definición de Elementos: Por Empleado. Esta ventana le permite definir o asignar todos los elementos de dotación (o protección personal según el caso) que se le asignan a los empleados que pertenecen a una estructura administrativa, ejemplo: Oficio, Área, Departamento, Centro de Costo, Etc. En la lista superior izquierda aparecen los diferentes componentes que tiene la estructura administrativa que anteriormente seleccionó. En la lista superior derecha aparecen los distintos elementos de dotación (o protección personal según el caso) que se han asignado para las estructuras administrativas seleccionadas. 1.3.1.a DOTACION POR ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA para ingresar un nuevo empleado. 1.3.1.1 Registro de Elementos de Dotación Ruta: Modulo de Dotación \Registro \ Definición de Elementos: Estructura \Elemento \Insertar. Por esta opción se matriculan en el sistema todos los elementos de protección personal (o dotación si es su caso) que posee la Empresa para el desempeño de las labores de sus empleados. Estos campos a parecen en la ventana para que los elementos queden debidamente diligenciados complete: Elemento: Es un código que Usted determina para identificar al elemento a matricular en el sistema. Descripción: Es un nombre para identificar con claridad el elemento que la persona matriculo. Tipo: En esta opción permite elegir para que se vayan a utilizar los elementos y pueden ser para dotación, protección o ambos. Tipo de Asignación: Es la manera en que generará la entrega del elemento al empleado. Puede seleccionar entre: * Manual: Se le asigna al empleado un elemento de dotación y su registro se hará manualmente. Permanente: Se marca en caso de que se asigne un equipo. * Automática: el sistema genera automáticamente la asignación de los elementos de dotación a cada empleado. Color: Al dar click en esta opción aparece una ventana donde tiene la posibilidad de insertar o modificar los colores que describen los elementos de dotación. Sexo: Con esta opción se indica el sexo para el cual se destina la utilización del elemento. Marque entre las opciones la que más se adecue a sus necesidades: Masculino, Femenino o Unisex. Costo Unitario: Anotar el precio unitario por el que se compra el elemento. Cantidad Inicial: Digita el numero de unidades que se entregan inicialmente del elemento de dotación al empleado. Parámetros de entrega. Existen cuatro criterios para la entrega de elementos de protección y/o dotación que son: * Estructura administrativa: Para la utilización de dicho criterio se debe de marcar la opción criterio de entrega por estructura administrativa que nos activa el campo Estructura en el cual se debe seleccionar al grupo de organización administrativa al cual se le entregara dicho elemento. Ejemplo: Oficio, Área, Departamento, etc. * Salario Mínimo: Para la utilización de este criterio se debe de marcar la opción: Por Nro de salarios Mínimos? Que nos activa el campo Tope Salarial Máximo, en el cual se debe digitar el valor del salario que el sistema tomará como tope, para determinar así, que los salarios menores o iguales a este tienen derecho a dicho elemento. * Días Mínimos: La utilización de este criterio se puede combinar con Salarios Mínimos si desea ser mas específico en la entrega de elementos para los empleados que cumplan con un mínimo de días laborados. Para esto debe digitar en el campo Tener Derecho el numero de días mínimos laborados para la entrega del elemento. * Última entrega: Se debe digitar la fecha de la última entrega general del elemento. Este campo es de carácter informativo. Articulo: En Caso de manejar inventarios se diligencia esta opción la cual le permite seleccionar el código correspondiente a ese articulo de dotación. En caso de no manejar inventarios el campo se deja en blanco. Para determinar el manejo de inventarios existe una variable llamada MDLT:Mnjiv la cual en el dato tiene la opción de S que significa que maneja inventario y la opción N que indica que no lo maneja. En la parte inferior izquierda aparecen las asignaciones de cada elemento definiendo los .criterios de entrega que se van a tener en cuenta, se registran al dar clic en , así mismo teniendo la posibilidad de o cualquier registro. 1.3.1.2 Registro de Criterio de Entrega por Estructura Administrativa. Ruta: Modulo de dotación de Empleados \ Registro \ Definición de Elementos: Por estructura \ Criterios de Entrega \ Insertar. Código de la Estructura: Al momento de seleccionar en la ventana anterior una estructura en este registro aparece por defecto dicha estructura por lo cual se debe escoger el código especifico del tipo de estructura ya sea escoger un oficio, una clase de empleado, un área etc. Periodicidad de Entrega: Es el número de días que debe haber entre una entrega de elementos y otra, es decir que para entregar el elemento es necesario que hayan transcurrido el numero de días estipulado, en caso de no cumplir con los días no se entrega dicho elemento. Salario Mínimo: Para la utilización de este criterio se debe de marcar la opción Por Nro de salarios Mínimos y se debe digitar el número de salarios mínimos para determinar si tiene derecho o no a dicha dotación. Días Mínimos: La utilización de este criterio se puede combinar con Salarios Mínimos si desea ser más específico en la entrega de dotación para los empleados que cumplan con un mínimo de días laborados en el periodo a entregar, para esto debe digitar en el campo Tener Derecho el número de días mínimos laborados para la entrega de la dotación y en el campo Ultima Entrega se puede consultar la fecha de la última entrega de la dotación. Fecha de Ultima Entrega: Permite consultar la fecha de la última entrega general del elemento. Criterios de Entrega siempre debe llenarse el registro aunque no tenga ningún validador. Asignar : Se activa únicamente cuando se trata de definir los elementos por estructuras y cuando se han ingresado los criterios de entrega y su función dentro del sistema es que internamente mira que personas pertenecen a una estructura y le crea un registro de dotación a los empleados que cumplan los criterios anteriormente seleccionados. El listado inferior derecho le muestra a todos los empleados a los cuales se les asigna o define los elementos seleccionados. 1.3.1.3 Registro de Asignación de Elementos. Ruta: Modulo de dotación \ Registro \ Definición de Elementos: Por estructura \ Por Empleados \ Insertar En esta pantalla Usted define por cada elemento, a que empleados les corresponde entrega del mismo mientras pertenezcan a la empresa. Debe diligenciar los siguientes campos: Elemento: El sistema trae por defecto dicho código cuando éste se ha marcado en la pantalla de elementos de protección personal. Empleado: Aquí selecciona el empleado que será acreedor del elemento seleccionado. Talla: Anotar la talla que tiene el empleado para el elemento seleccionado. Cantidad: Anotar el número específico de elementos que le asignará al empleado seleccionado en un periodo de entrega. Nota: Para hacer efectiva la entrega se de tener en cuanta la opción de Activa ya que esta le permite al empleado recibir dicho elemento. En caso de que el empleado por diferentes razones no reciba más el elemento se desactiva esta opción. 1.3.2 DEFINICIÓN DE DOTACION POR EMPLEADO Ruta: Modulo de dotación \ Registro \ Definición de Elementos: Por empleado. Esta ventana nos permite asignar a los empleados de la empresa, las clases de dotación que debe entregárseles para realizar sus labores. Es decir, se matricula las distintas Clases de Dotación a las que tiene derecho un empleado por trabajar en la empresa, para que de esta manera el sistema pueda consultar dicha asignación automáticamente cada vez que se vayan a realizar entregas. También es para cuando un empleado ingresa y tienen que asignarle su dotación en el momento de ingresar a la empresa. Se recomienda realizar la asignación por empleado de forma manual. Además esta ventana muestra tres listados que corresponde a: Clase de Dotación: Este listado muestra los elementos matriculados en le sistema y tiene las siguientes opciones. Insertar: Consultar REGISTRO DE ELEMENTOS DE DOTACIÓN Cambiar: Permite realizar modificaciones en el registro de elementos. Borrar: Permite eliminar un registro ya existente. Criterios de Entrega: Muestra la estructura administrativa a la que pertenece el empleado y tiene las siguientes opciones. (Esta opción no tiene los botones de insertar, cambiar y borrar) Insertar: Consultar REGISTRO DE CRITERIOS DE ENTREGA POR ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Cambiar: Permite realizar modificaciones en el registro de criterios. Borrar: Permite eliminar un registro ya existente. Empleados: Este listado muestra que empleados le han asignado el elemento seleccionado en el listado superior y tiene las siguientes opciones. Insertar: Consultar REGISTRO DE ASIGNACIÓN DE DOTACIÓN Cambiar: Permite realizar modificaciones en el registro. Borrar: Permite eliminar un registro ya existente. Asignación Global: Ver Asignar. 1.4 INGRESO DE PERSONAL Ruta: Modulo de Dotación \Registro \Empleados Inserte allí todos los datos del nuevo empleado a registrar en el módulo, como son: Identificación, Nombres y Apellidos, documento de identidad, datos generales del empleado, etc. Para realizar nuevos ingresos o modificaciones a los empleados, oprima los botones: Insertar ó cambiar y llene los datos de la siguiente pantalla ó el botón Borrar en el caso de eliminar un registro determinado. 1.4.1 REGISTRO DE LOS EMPLEADOS Ruta: Modulo de Dotación \ Registro \ Empleados \ Insertar Se ingresa nuevamente al Registro de Empleados y se pueden modificar los datos de dicho empleado. Por esta opción se genera el registro completo de los empleados con toda la información básica e indispensable que se requiere saber del empleado. Empleado: Anotar el código de identificación del empleado dentro de la empresa. Recomendable el numero de la cedula. Obligatorio. Apellido: Escribir los apellidos completos del empleado. Obligatorio. Nombre: Escribir los nombres completos del empleado. Obligatorio. Fecha de nacimiento: Anotar la fecha de nacimiento del empleado, con ayuda del botón Calendario, también se tiene la opción para indicar el lugar de nacimiento. Obligatorio. Sexo: Marcar una de las siguientes opciones: Masculino ó Femenino. Documento de identidad: Anotar el número del documento de identidad del empleado y señalar además la clase y el código de la ciudad donde fue expedida. Lo toma del mismo del empleado. Grupo sanguíneo: Marcar la opción de acuerdo al grupo sanguíneo del empleado. Ej: A+, A-, etc. Estado civil: Marcar de acuerdo a la opción requerida: Casado, soltero, separado, viudo, unión libre. Personas a cargo: Anotar el número de personas por las cuales el empleado se hace cargo. Número de hijos: Anota la cantidad de hijos que tiene el empleado. Libreta: Anotar el número de la libreta militar del empleado. Distrito: Anotar el distrito donde fue expedida la libreta militar del empleado. Clase: Describir la clase de libreta militar que posee el empleado. Dirección: Anotar la dirección completa donde radica el empleado. Ciudad: Anotar el código de la ciudad donde se encuentra radicado el empleado. Teléfono: Anotar el ó los números telefónicos donde se pueda localizar al empleado cuando no se encuentra dentro de las instalaciones de la empresa. Barrio: Anotar el código del barrio donde radica el empleado. E-mail: Anotar el correo electrónico que tenga el empleado. Celular: Anotar el número telefónico Dirección de la oficina: Anotar la dirección de la empresa. Teléfono: Indica el ó los números telefónicos donde se pueda localizar al empleado cuando se encuentra dentro de la empresa. Extensión: Anotar el número de la extensión telefónica donde se pueda localizar al empleado. Ciudad de trabajo: indica la ciudad donde se encuentra o va a trabajar el empleado. Tipo de cotizante: se indica la cotización que va ser. Obligatorio 1.5 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS Ruta: Modulo de Dotación \Registro \Estructuras Administrativas. Esta ventana nos permite consultar y registrar las diferentes estructuras administrativas que la empresa posee. ¿CÓMO PUEDO TRABAJAR LA NUEVA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA? La nueva estructura Administrativa se realiza para que la Empresa Usuaria de Midas pueda generar su propia jerarquización estructural como Áreas, Departamentos, Centros de Costos, etc. (estos quedan en las tablas DTR, DTS, DTX y TRC y dichos cambios quedan registrados en la Tabla DTRV) Este proceso adicionalmente cuando se le realiza un cambio a los campos de Áreas, Departamentos, Centros de Costos, Grupos, Subgrupos, etc. muestra la pantalla "Cambio de Departamento para." para ser actualizada la historia Laboral del Empleado (desde y hasta cuando estuvo registrado en ese clasificador) Allí se debe indicar la fecha en la cual se realizó el cambio al empleado y el motivo del mismo (estos motivos son los mismos de aumento salarial, por lo tanto debe seleccionar el correcto). La variable que maneja este proceso se llama NomEstruAdm y se crea por: Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario, así: Nombre de Variable: NomEstruAdm Descripción: Manejar Estructura Administrativa Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: N - No maneja estructura administrativa ó S - Si maneja nueva estructura administrativa. Proceso de Liquidación: No se escribe nada. 1.5.1 REGISTRO DE ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Ruta: Modulo de Dotación \Registro \Estructuras Administrativas \Registro de estructura administrativa. Esta ventana me permite registrar la estructura administrativa que maneja la empresa según políticas de la misma. Referencia: Se escoge la referencia que necesito registrar. * Terceros: Personas naturales o jurídicas con la que una compañía o empresa interactúa con sus operaciones contables. * Centros de Costos: Es el registro de las diferentes áreas , dependencias o unidades de negocios que componen una empresa representando así un ingreso o egreso de fondos. * Áreas: Es una división que posee la empresa para el manejo de clasificación de los diferentes sitios. * Departamentos: Es cada una de las partes en que se divide una empresa, territorio, etc. * Grupos: Es un conjunto de personas o conceptos que cumplen con ciertas características en común. * Subgrupo: Es una clasificación más detallada de los grupos. * Secciones: Es Cada una de las partes en que se dividen los departamentos de una compañía. * Sucursales: Son divisiones, Departamentos, Establecimientos que están ubicados geográficamente o por razón social en otro lugar, pero que pertenecen a la empresa. * Ubicaciones Geográficas: Son ubicaciones físicas donde están localizadas las personas, los artículos, los implementos, etc. que serán utilizados en los diferentes módulos de Midasoft y los cuales brindan a estos procesos un detalle de información amplio y completo. * Proyecto: Es un conjunto de escritos o cálculos que se hacen para dar idea de como van a hacer las cosas. Descripción: Es el nombre completo de la referencia que hemos elegido. Forma de concatenación: Debemos elegir si la forma de concatenación la queremos pegada o por nivel. Reemplazamiento: Seleccionamos esta opción si queremos que sea de Reemplazamiento. 1.6 TABLAS DE ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS Ruta: Modulo de Dotación \Registro \Tabla de Estructuras Administrativas ¿CÓMO PUEDO TRABAJAR LA NUEVA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA? La nueva estructura Administrativa se realiza para que la Empresa Usuaria de Midas pueda generar su propia jerarquización estructural como Áreas, Departamentos, Centros de Costos, etc. (estos quedan en las tablas DTR, DTS y DTX y se maneja en la Tabla DTRV) Este proceso adicionalmente cuando se le realiza un cambio a los campos de Áreas, Departamentos, Centros de Costos, Grupos, Subgrupos, etc. muestra la pantalla "Cambio de Departamento para." para ser actualizada la historia Laboral del Empleado (desde y hasta cuando estuvo registrado en ese clasificador) Allí se debe indicar la fecha en la cual se realizó el cambio al empleado y el motivo del mismo (estos motivos son los mismos de aumento salarial, por lo tanto debe seleccionar el correcto). La variable que maneja este proceso se llama NomEstruAdm y se crea por: Configuración | Parámetros del Sistema | Variables Generales de Usuario, así: Nombre de Variable: NomEstruAdm Descripción: Manejar Estructura Administrativa Tipo de Variable: Alfanumérica Dato: N - No maneja estructura administrativa ó S - Si maneja nueva estructura administrativa. Proceso de Liquidación: No se escribe nada. 1.6.1 REGISTRO DE TABLA DE ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Índice: se elige la tabla manejada por la compañía que se desea utilizar. Por estructura: Se digita el detalle de la tabla. Por compañía: Se utiliza para indicar si la tabla se va a clasificar para ser usada por compañía. Indicador de subcuentas: Se debe indicar si la tabla maneja subcuentas. 1.7 EQUIPOS Ruta: Modulo de Dotación \ Registro \ Equipos. Los Equipos se refieren a las herramientas o máquinas necesarias para el desempeño de la labor del empleado en la empresa. Esta ventana permite el registro de estas maquinas o equipos. 1.7.1 REGISTRO DE EQUIPOS Ruta: Modulo de Dotación Empleados \ Registro \ Equipos \ Insertar. Por esta opción se genera el registro de los equipos que tiene la empresa para el desempeño laboral de sus empleados. Equipo: Anotar el código del equipo que será asignado. Descripción: Es el detalle o nombre genérico del equipo a asignar. Nombre Técnico: Anotar el nombre específico con que se conoce el equipo. Estado: Anotar el estado en el cual se encuentra el equipo (Bueno, Regular, Malo) Nro. Del Activo: Anotar el número que posee el equipo dentro de la Compañía. Nro. Del Inventario: Anotar el número que posee el equipo dentro del inventario de la Compañía. Costo: Es el valor real del equipo. Sexo: Debe marcar a que clase de personal se le asigna el equipo. (Masculino, Femenino ó Unisex) Tipo: Se debe seleccionar si es un equipo o un vehículo. Marca: Se debe digitar la marca del equipo o vehículo. Placa: Se debe digitar el número del equipo o el vehículo. Modelo: Se debe digitar el modelo del modelo o el equipo. Símbolo: Esta opción solo se activa si se selecciona que el tipo del equipo es vehículo. VARIABLES DEL SISTEMA. Esta variables es importante por el salario del empleado que ingresa a la empresa es mas por lo que se utiliza. 2. TRANSACCIONES RUTA: MUDULO DOTACION DE EMPLEADOS \ TRANSACIONES. 2.1. NOVEDADES DE DOTACIÓN En esta ventana muestra los cambios que se hacen en la asignación de los elementos de dotación, es decir que durante el periodo por situaciones ajenas un empleado solicita un elemento que se le había asignado anteriormente. 2.2.1 REGISTRO DE NOVEDADES DE DOTACIÓN Ruta: Dotación de Empleados \Transacciones \Novedades de Dotación \Registro de Novedades de Dotación. Es como se llama la pantalla cuando le decimos ingresar. En esta ventana se matriculan en el sistema todos los cambios que se hacen en la asignación de los elementos de dotación. Para que las novedades queden debidamente diligenciadas complete: Empleado: Es un código que permite identificar al empleado que tendrá la novedad y después automáticamente muestra el nombre, la dependencia y la clase del empleado. Tipo de Novedad: En esta opción muestra los criterios que determinan la novedad que se va a registrar, al momento de seleccionar este campo se despliega un listado. Los criterios son los siguientes. * Cambio de grupo: Se elige esta opción cuando el motivo de la novedad es el traslado del empleado de una estructura administrativa a otra. AL seleccionar el criterio el sistema le muestra los diferentes grupos como: oficio, ccosto, relación sindical, etc. * Cambio de Talla: Se elige esta opción cuando se cambia el elemento de una talla a otra. Al seleccionar este criterio el sistema le muestra los elementos que tiene el empleado dispone solo se debe seleccionar el que se va a cambiar. * Cambio por S.O: Esto indica que hay un cambio por salud ocupacional, es decir que el elemento afecta la salud del empleado y es necesario reemplazarlo por otro. Este criterio muestra los elementos que anteriormente fueron registrados como de protección o ambos. * Cambio por deterioro: Como su nombre lo indica es cuando un elemento sufre un desgaste y hay que cambiarlo por otro. Cuando se maneja inventarios el sistema al registrar el cambio verifica si hay artículos disponibles, en caso de que los haya se registra la novedad con normalidad, si al contrario no hay existencias el sistema muestra un mensaje indicando la inexistencia y no deja matricular el cambio. * Adelanto: Cuando un empleado sufre la pérdida de algún artículo de su dotación puede pedir un elemento del siguiente periodo. * Sentencia: Este cambio indica que por una sentencia judicial determina que dotación se le asigna al empleado. Inicia el: En esta opción se indica la fecha en la que comienza a regir la novedad. Motivo de la Novedad: Se debe explicar las razones por las cuales se hace la novedad. Valor Anterior: Al seleccionar el tipo de novedad ya sea talla, grupo, elemento etc, el sistema le muestra automáticamente el código de dicho criterio y eso es lo que se conoce como valor anterior. Nuevo Valor: Se debe insertar el código que reemplazará al valor anterior ejemplo: se desea cambiar la talla de un elemento y el empleado tiene registrada una talla 40, se hace la novedad especificando que la nueva talla para ese señor es 38 lo cual esa talla corresponde al nuevo valor. Al registrar la novedad el sistema verifica que el nuevo código corresponda a un criterio ya existente. Documento Soporte: Al oprimir el botón de consulta muestra un documento que expresa las razones y quien autoriza de la novedad. Funcionario que autoriza: Es el código del funcionario que autoriza la novedad. 2.2 LIQUIDACION DE DOTACIÓN Este es un informe que muestra que elementos han sido generados pero no entregados, junto con su valor. Después de elegir el destino del informe es decir, pantalla, impresora, etc, aparece una ventana Proceso de liquidación y en ella se selecciona el empleado a quien se le hará el control de entrega de dotación. 2.3 MANEJO DE ENTREGAS 2.3.1 ASIGNACIÓN GLOBAL DE ELEMENTOS Ruta: Modulo dotación Empleados \ Transacciones \ Manejo de Entregas \ Asignación Global de Elementos. Basados en la definición de elementos por estructura hecha anteriormente, la opción de Asignación global de Elementos muestra una ventana que le permite revisar los empleados que tienen derecho a dotación y que no poseen elementos asignados aún. Para tal fin en la ventana debe ingresar los siguientes datos: Estructura: Elementos de Dotación: Después de ingresar los parámetros requeridos con el botón Procesar el sistema busca dentro de los empleados a aquellos que pertenezcan a la estructura y determinar si tiene asignados los elementos que están dentro del rango, en caso contrario automáticamente realiza la asignación a aquellos empleados que no se le han asignado ningún elemento de dotación. 2.3.2 GENERACION DE ENTREGAS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Transacciones \ Manejo de Entregas \ Generación de Entregas \ Forma de entrega: Por empleado. En esta ventana Usted decide como entregará los elementos a los empleados de la empresa, para lo cual existen 2 formas: - Por Empleado - Por Elemento - Por Empleado: Con esta opción Usted tendrá una ventana en la cual realizará, para un empleado que seleccione, una entrega de cualquier elemento; independiente de si los tiene asignados o no. - Por Elemento: Con esta opción Usted tendrá una ventana en la cual realizará una generación automática de entregas de elementos. Para ello es importante fijarse en la manera como se ha realizado previamente las asignaciones. 2.3.2.1 ENTREGAS DE ELEMENTOS POR EMPLEADO Ruta: Modulo Dotación de Empleados \ Transacciones \ Manejo de Entregas \ Generación de entregas \ Definición: Por empleado. En esta ventana Usted podrá consultar o modificar las diferentes entregas de elementos de protección personal que realiza para cada empleado en la fecha que indica antes de ingresar a la pantalla. También puede hacer entregas manuales o por fuera de la dotación normal. En la lista superior, encontrará todos los empleados de su empresa; y en la lista inferior, todas las entregas que le ha realizado a un empleado que Usted selecciona, a manera de histórico. En esa misma lista tiene las opciones de insertar, modificar o borrar un elemento. El sistema le muestra los elementos generados con un rango de periodo o si desea ver el periodo en el que esta trabajando debe activar la opción de La opción valida las condiciones definidas por el usuario a cada elemento, es decir que mira si tiene derecho a la entrega del elemento y realiza la generación de entrega. Cuando algún elemento no pasa las validaciones, muestra un debug con las inconsistencias (que puede ser por inexistencia de inventarios o que no tenga derecho) . Recuerde: esta generación se realiza individualmente, es decir, empleado por empleado. El botón permite imprimir el recibo de entrega para el empleado seleccionado. - REGISTRO DE ENTREGA POR EMPLEADO Ruta: Modulo Dotación de Empleado \ Transacciones \ Manejo de Entregas \ Generación de Entregas \ Definición: Por Empleado \ Elementos \ Insertar. Por esta opción se genera el registro de los elementos de dotación que van a ser entregados al empleado seleccionado en la tabla de registro. Empleado: Muestra el nombre del empleado seleccionado y a quien se le va entregar el elemento a registrar. Elemento: Al dar click en la pestaña trae a la pantalla la ventana con el listado de los elementos registrados el cual debe seleccionar el que va a entregar. Cantidad Entregada: Es el numero de artículos que se entregan del elemento seleccionado. Además de lo anterior puede insertar la talla, fecha de entrega y observaciones en caso de que las hubiera. 2.3.2.2 ENTREGAS POR ELEMENTOS Ruta: Modulo Dotación de empleados \ Transacciones \ Manejo de Entregas \ Generación de Entregas \ Definición: Por Elemento. En esta ventana se Generan, Consultan y/o Modifican las entregas de dotación realizadas, y se pueden deshacer las dotaciones a los empleados teniendo en cuenta si la clase de dotación tiene estructura administrativa o no. Elemento: Se debe seleccionar el elemento Desde y Hasta dependiendo de la entrega que se quiere generar, consultar o extraer. Periodo: Se debe seleccionar el periodo o el rango de fechas que comprende la entrega del Elemento de dotación. Para crear un periodo de entrega debe dar clic en la pestaña e insertar el calendario introduciendo el código, el año, donde inicia y termina el periodo y el estado ( Abierto o Cerrado ). Fecha de la Entrega: Se debe Seleccionar la fecha en la que se entregara la dotación. Verificar Retiros: El sistema verifica a aquellos empleados que fueron retirados en el periodo para generales dotación si cumplen con las condiciones para la entrega. Después de llenar estos datos se activa el botón si no se ha generado la entrega del periodo seleccionado, aparece una ventana mostrando los elementos que se van a generar y puede seleccionar la opción según a sus necesidades. * VER MANEJO DE INVENTARIOS - CONTROL DE ENTREGAS DE DOTACIÓN Rutas: Modulo Dotación de Empleados \Transacciones \Manejo de Entregas \Generación de Entregas \ Definición: Por elemento \Generación del Periodo. En esta ventana se listan las generaciones por cada clase de dotación y se deben marcar las que se deseen generar dando un clic sobre el registro el campo procesar cambia a 1 indicando que este es el registro a generar. Cambia el campo procesar por cero en todos los registros marcados. Cambia el campo procesar en todos los registros marcados con uno a cero y viceversa. Procesa todos los registros marcados con uno. Al procesar los registros el sistema le crea un informe con el listado de los empleados y la cantidad de los elementos que serán entregados. Procesa todos los elementos marcados o no marcado. < Extraer> Elimina la entrega de los elementos por estructura que fueron seleccionados. Después de generar la entrega de dotación se activa las siguientes opciones - CONSULTA Y\O MODIFICACIONES En esta ventana se genera, se consultan y se asigna la Dotación a los empleados de forma manual teniendo en cuenta si la clase de dotación tiene estructura administrativa o no. - Registro de Historia de Entregas Ruta: Modulo Dotación \ Transacciones \Manejo de Entregas \Generación de entregas \ Definición: Por elemento \Consulta y/o Modificación \ Insertar. Clase de Dotación: Se debe seleccionar la clase de dotación a la cual asignara la entrega si la clase de dotación es por estructura administrativa el sistema automaticamente nuestra el nombre de la estructura y el código de esta, además si la clase de dotación al registrarla se le digito el costo unitario el sistema lo nuestra en esta ventana. De la Entrega Fecha Inicial: Se debe seleccionar la fecha en la cual inicia el rango de la entrega. Fecha Final: Se debe seleccionar la fecha en la cual finaliza el rango o periodo de la entrega. Fecha de Entrega: Se debe seleccionar la fecha en la cual se entregara la dotación. Nro: En este campo el sistema muestra automaticamente el numero de entrega para llevar un control de las entregas de cada clase de dotación. - INFORMES DE ENTREGAS Ruta: Modulo Dotación de Empleados \Transacciones \Manejo de Entregas /Generación de Entregas /Definición: Por Elemento /Informes de entregas. En esta ventana se pueden general los informes de Dotación por centros de costo, Dotación por Oficio, Dotación personal retirado y recibos de dotación. Para la generación de estos informes primero se debe seleccionar la clase de dotación (Desde y Hasta). Muestra los informes de entrega por: - Centro de Costos: Para la generación del informe por centro de costo se deben de llenar los siguientes campos: Centros de Costo (Desde - Hasta): Se debe seleccionar los centros de costos que se desean para visualizar en el informe. Empleado (Desde - Hasta): Se debe seleccionar los empleados que se desean para que salgan en el informe. Elemento (Desde - Hasta): El sistema automáticamente muestra por defecto los elementos de dotación que se seleccionaron. Tipo: Es como desea que le muestre el informe y puede ser detallado o resumido - Por Oficios: Para la generación del informe por oficio centro de costo se deben de llenar los siguientes campos: Oficio (Desde - Hasta): Se debe seleccionar los oficios que se desean para que salgan en el informe. Centros de Costo (Desde - Hasta): Se debe seleccionar los centros de costos que se desean para que salgan en el informe. Empleado (Desde - Hasta): Se debe seleccionar los empleados que se desean para que salgan en el informe. Elemento (Desde - Hasta): El sistema automáticamente muestra por defecto los elementos de dotación que se seleccionaron. - Por Personal Retirado: Para la generación del informe de personal retirado se deben de llenar los siguientes campos: Empleado (Desde - Hasta): Se debe seleccionar los empleados que se desean para que salgan en el informe. Elemento (Desde - Hasta): El sistema automáticamente muestra por defecto los elementos de dotación que se seleccionaron. Centro de Costo (Desde - Hasta) : Se debe seleccionar los centros de costos que se desean para que salgan en el informe. - Recibos: Para la generación del informe de los comprobantes de dotación se deben de llenar los siguientes campos: Centros de Costo (Desde - Hasta): Se debe seleccionar los centros de costos que se desean para procesar en el informe. Empleado (Desde - Hasta) : Se debe seleccionar los empleados que se desean procesar en el informe. Elemento (Desde - Hasta): El sistema automáticamente muestra por defecto los elementos de dotación que se seleccionaron. Tipo de Recibo: Pueden ser de dos tipos. - Original: Cuando se imprime por primera vez el recibo y este mueve el inventario en caso de que se maneje. - Copia: Puede ser un recibo de respaldo y no mueve inventarios. Formato: Es el tipo de colilla o recibo que será entregado al empleado. Pueden ser de dos tipos: - Normal: Es un formato estándar y lo trae por defecto el sistema. - Personalizado: Depende de las necesidades de la empresa. Para tener este tipo de formato se debe crear una política especifica para recibo requerido, además se debe crear la siguiente variable de usuario: Nombre de la Variable: MLDT:FormatoV Descripción: Política de Formato de Volante de Entrega. Dato: Es el nombre de la política. En caso de estar en blanco el sistema asignará la colilla estándar. NOTA: Hasta que no se procese el recibo, el sistema no da el elemento como recibido. MANEJO DE INVENTARIOS Si se encuentra configurado la variable Mldt:Mnjinv en el valor S el sistema descuenta de la existencia de los artículos ( debe tener instalado el Modulo de Inventarios de Midasoft), la cantidad entregada o rechazará la entrega, si no hay existencias de los artículos. El descuento se pueda dar en la generación de entrega del recibo de acuerdo a la variable de usuario. - EXTRACCIÓN TOTAL Para ejecutar esta opción debe existir un control de entregas y trata de borrar la entrega. 2.3.3 CIERRE DE ENTREGAS Ruta: Modulo dotación Empleados \ Transacciones \ Manejo de Entregas \ Cierre de Entregas. En esta ventana se listan las entregas de elementos generadas desde el último cierre, con las fechas en que se han efectuado. Usted debe marcar aquellas entregas para las que desee hacer el cierre dando un click sobre uno de los registros que aparece en la lista. Cuando haga click en un registro de la lista, el campo procesar cambia a 1 indicando que este es el registro que se desea cerrar. También puede hacer click en los siguientes botones: Cambia el campo procesar por cero en todos los registros marcados. Cambia el campo procesar en todos los registros marcados, con 1 si es 0, y viceversa. Procesa todos los registros marcados con el número 1. Procesa todos los registros que están en la lista, así se encuentren marcados o no marcados. 3. CONSULTAS 3.1 ENTREGAS POR PERIODOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Consultas \ Entregas por Periodos. Esta opción nos permite visualizar y verificar los elementos que han sido entregados a los empleados en los rangos de fechas inicial y final de los períodos definidos cuando se registró el movimiento de elementos. La pantalla muestra en la lista de arriba, los elementos entregados; y en la lista inferior, los empleados a los cuales se les entregó. 3.2 DEFINICION DOTACIÓN POR EMPLEADOS Ruta: Modulo Dotación Empleado \ Consultas \ Definición Dotación por Elemento. Esta ventana permite consultar según los elementos de dotación a que empleados fueron entregados. Ejemplo: Tenemos seleccionado Bota de caucho Alta Negra, en las subpantallas por estructura y por empleado, aparecerá a quienes fueron asignados dichos elementos de dotación. 3.3 HISTORIA ENTREGA POR EMPLEADOS Ruta: Modulo Dotación empleados \ Consultas \ Historias entregas por empleado. Esta ventana permite visualizar un histórico de entregas de elementos para cada empleado. En la lista superior Usted se ubica en el empleado para el cual desea ver el histórico, e inmediatamente se mostrará: - En la lista inferior izquierda, los elementos que se le han definido al empleado que Usted tiene seleccionado. - En la lista inferior derecha, las entregas que se le han realizado por cada elemento asignado en la lista inferior izquierda. 3.4 EXISTENCIAS POR ELEMENTO Ruta: Modulo Dotación empleados \ Consultas \ EXISTENCIAS POR ELEMENTO. Esta ventana nos permite generar un informe (listado) de elementos con que cuenta la empresa, cada uno con su existencia inicial registrada, las entregas que se han realizado, y el saldo de existencia final resultante. Tenemos la posibilidad de clasificar el informe según la manera en que se entrega cada elemento. Para clasificarlo seleccione: Elemento: Debe seleccionar un rango de elementos que desea observar ( Desde - Hasta. Tipo de Asignación: Aquí se indica si se desea mirar los elementos que se entregan de forma Manual, Automática, o Todos para mirar ambos casos. 4. INFORMES 4.1 INFORME DE ELEMENTOS DE DOTACIÓN Ruta: Modulo Dotación Personal \ Informes \ Informe Elementos de Dotación. Esta opción nos permite generar un informe (listado) de elementos con que cuenta la empresa, con la posibilidad de clasificarlo según la manera en que se entrega cada uno de ellos. Para clasificarlo seleccione: Elemento: Debe seleccionar un rango de elementos que desea observar ( Desde - Hasta). Tipo de Asignación: Aquí se indica si se desea mirar los elementos que se entregan de forma Manual, Automática, o Todos para mirar ambos casos. 4.2 INFORME DE EXISTENCIAS DE ELEMENTOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Informes \ Informes de Existencias de Elementos de Dotación. Esta opción nos permite generar un informe (listado) de elementos con que cuenta la empresa, cada uno con su existencia inicial registrada, las entregas que se han realizado, y el saldo de existencia final resultante. Tenemos la posibilidad de clasificar el informe según la manera en que se entrega cada elemento. Para clasificarlo seleccione: Elemento: Debe seleccionar un rango de elementos que desea observar (Desde - Hasta). Tipo de Asignación: Aquí se indica si se desea mirar los elementos que se entregan de forma Manual, Automática, o Todos para mirar ambos casos. 4.3 IMPRESIÓN DE FICHA TÉCNICA Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Informes \ Impresión de Ficha Técnica. En esta ventana Usted puede seleccionar un elemento para el cual desea visualizar/imprimir su ficha técnica. También puede seleccionar una plantilla en especial definida para ese elemento, o todas las que tenga definidas. Usted debe realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccione el elemento para el cual desea obtener la ficha técnica. Para ello, escriba el código del elemento en el cuadro de texto Elemento: o bien, con click en el botón que aparece al lado derecho de éste, que lo lleva a una pantalla donde puede escogerlo. 2. En la lista que aparece en la pantalla (lista de plantillas definidas para el elemento que Usted ha seleccionado), seleccione cuál o cuales son las que desea visualizar/imprimir en la ficha. NOTA: Recuerde que en esta lista no aparecerá absolutamente nada, si primero no se han definido plantillas para el elemento que Usted seleccione. Para seleccionar una plantilla, sólo haga click sobre una de las que aparece en la lista. Cuando haga click en un registro de la lista, el campo procesar cambia a 1 indicando que esta es una de las plantillas, para el elemento seleccionado, que desea visualizar/imprimir. 3. Haga click en cualquiera de los siguientes botones, según lo que haya seleccionado y según su necesidad: Cambia el campo procesar por (0) en todas las plantillas de la lista marcadas con (1). Cambia el campo procesar en todas las plantillas de la lista, marcadas, con (1) si es (0), y viceversa. Procesa todas las plantillas de la lista marcadas con el número (1). Procesa todas las plantillas que están en la lista, así se encuentren marcadas o no marcadas. 4.4 INFORMES DE EQUIPOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Informes \ Informe de Equipos Esta opción nos permite generar un informe de los equipos que posee la empresa para la operación de sus empleados. Para este informe Usted debe indicar lo siguiente: Clasificación del Informe: Se debe seleccionar la opción por la cual se desea clasificar el informe (Estado, Sexo o Ninguno). Estado ó Sexo: Esta opción se activa dependiendo de la opción que selecciono en la clasificación del informe. Se debe seleccionar un rango, Desde y Hasta. Disponibilidad: Se activa la opción de acuerdo a lo que desea ver, es decir, si desea visualizar los equipos con disponibilidad, los no disponibles o si los desea ver todos. 4.5 INFORMES DE ENTREGA \ DEFINICIÓN POR ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS Ruta: Modulo Dotación Empleado \ Informes \ Informe Entregas - Definición. Esta ventana permite generar informes por estructura administrativa, ya sea de entregas realizadas o de asignaciones definidas de elementos. Usted debe especificar: Estructura: Aquí se selecciona la estructura administrativa para la cual desea ver el informe, y más abajo, se especifica el rango a visualizar de la estructura escogida ( Desde - Hasta ). Salto de página por rompimiento: Marque esta casilla para visualizar en una página diferente cada código del rango de estructura administrativa seleccionado. Tipo: Aquí es donde se especifica el tipo de informe que se desea visualizar. Existen 2 opciones: - De entregas - De Definición 4.6 INFORMES DE DEFINICIÓN ( ASIGNACIÓN ) DE ELEMENTOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Informes \ Informes de definición (Asignación). Esta opción permite generar informes de elementos que se han asignado a los empleados de la empresa. Usted puede especificar si desea "Salto de Página por Rompimiento?", lo cual significa imprimir la información de cada elemento en una página aparte. Puede especificar además, si desea incluir los elementos asignados al personal que ya fué retirado de la empresa. Se pueden obtener ya sea, Generales o Clasificados. Informes Generales: Aquí se especifica un Rango de Elementos, Desde - Hasta. Informes Clasificados: Se puede clasificar el informe según: No(sin clasificación), departamento, área, nomina, centro de costo, oficio, ubicación, grupo, subgrupo. Todo esto definido dentro de un rango. 4.7 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Seleccionar Bodega. Procedimiento: ERLC1_WINSLCBDG Bodega: Lugar para guardar, guarecer o almacenar cosas, mercancías, alimentos, etc. En esta ventana se elige el tipo de bodega a la que el usuario desea ingresar. Selección: Al abrir este campo nos mostrara las diferentes opciones de bodega, solo hay que Señalar una, darle clic, y posteriormente seleccionar. Si en la empresa hay varias bodegas, estas se enumeraran consecutivamente para llevar un orden y así poder escoger la que se necesite en el momento. Luego de seleccionar la bodega le damos aceptar a la ventana, y automáticamente nos va a ingresar al sistema de inventarios o compras respectivamente. 4.8 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Transacciones \ Movimientos de Inventarios. Este informe lista todos los movimientos de inventarios realizados en un lapso de tiempo y por los tipos de transacciones existentes. Primero que todo debe seleccionarse el periodo en el cual se va a realizar o se realizo dicha transacción para verificar si aquellos datos se encuentran correctamente. Para realizar dicho informe llene lo siguiente: Salto de página por rompimiento: se marca este campo cuando se desea que el informe empiece en cada una de las páginas. La información filtrada por periodo, es decir cada vez que se imprima el movimiento de artículos, de un periodo empiece en una página totalmente nueva. Periodo * Desde: indicar el periodo inicial del cual se va a listar el informe del movimiento de inventario de artículos, puede seleccionarse de la pantalla del periodo de inventario llamada con el botón de selección. * Hasta : indicar el periodo final del cual se va a listar el movimiento de inventario , este puede seleccionarlo Por transacción?: se marca en el caso de que el informe se realice por cada tipo de transacción . En caso afirmativo llene: Transacción: * Desde: la cual quiere que inicie la transacción * Hasta: donde debe finalizar esta. PASOS PARA REALIZAR LOS MOVIMIENTOS DEL INVENTARIO En la parte superior en la pestaña del registro de control de movimiento de inventario. Debe: 1. Llenar los calendarios de inventario que se encuentra en registro /calendario de inventario o herramienta/ calendario de inventario. 2. Registrar las transacciones dependiendo del tipo de entrada y salidas 3. Registrar los proveedores que se encuentra en registro/proveedores. Ejemplo Transacción: esta pueden ser de entrada y salida (EN) Fecha de transacción: (28.03.2001) Documento: se escribe el número de documento (5210) Proveedores: este campo muestra el número del nit de la compañía (2505932) En la parte inferior en artículos: Inserte Cronología: este muestra la hora, minuto y segundo en que se realizó la transacción. Ejemplo (15.17.42) Articulo: se selecciona este, dependiendo del artículo que se necesita en la transacción que se realizó. Este corresponde a un número (77013100152) Cantidad: es un valor que se digita en número, este aumenta o disminuye dependiendo de la transacción (100.00i0) Total: es un valor numérico que se digita (15.000.00) Unidades comerciales: estas se seleccionan y es un factor representativo de la unidad (unid) 4.9 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Transacciones \ Balance Artículo. 1. Seleccionar el periodo: en que se realiza el inventario 2. Dar clic en realizar balanceo: aquí se debe de especificar el dispositivo en que quiera que aparezca el informe de balanceo, este puede ser por: pantalla, impresora, en un archivo, metafile, disco. 3. por ultimo: dar clic en aceptar. 4.10 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Consultas \ General. 4.11 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Consulta \ Por bodega. 4.12 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Consulta \ Catalogo de Artículos. En esta ventana consultamos los artículos que son utilizados por la empresa y de las cuales se lleva un inventario contabilizado 4.13 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Consultas \ Transacciones. Se puede seleccionar: si es una salida o si es una entrada para el sistema de inventarios, pues esto me ayuda a llevar un orden en mi contabilización y que luego no me descuadre en el informe de inventario final. 4.14 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Informes \ Consumo de Artículos. Salto de pagina por rompimiento?: Si elegimos esta opción queremos decir que va a cambiar de pagina por movimiento o por agrupación, como en este caso. Agrupación: Se elige el tipo de agrupación que necesitamos en este informe. Periodo Desde: Se elige la fecha en la que se desea que inicie el informe. Hasta: Se elige la fecha en la que se desea que finalicen dicho informe. 4.15 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Informes \ Movimientos de Inventarios \ Clasificados. 4.16 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Informes \ Movimientos de Inventarios \ de Diario. 4.17 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Informes \ Existencia y Costos de Artículos. Fecha: Se elige el periodo de la consulta. Desde: Se elige desde donde se desea que comience la consulta. Hasta: Se elige hasta donde se desea que finalice la consulta. Bodega: Se elige la bodega de la cual requiero esta información. Desde: Se elige desde que bodega quiero dicha consulta. Hasta: Se elige hasta que bodega quiero dicha consulta. Articulo: Se elige el artículo que vamos a consultar. Desde: Se elige desde que articulo quiero dicha consulta. Hasta: Se elige hasta que articulo quiero dicha consulta. 4.18 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Informes \ Control de Artículos. Salto de pagina por rompimiento?: Se elige esta opción si desea que la pagina cambie cada vez que genere un tema distinto. Tipo de control: Se elige dependiendo del control que se quiera para este informe. Presentación: Se elige como desea la presentación del informe. Pueden ser : por bodega o por articulo. Fecha Desde: Se elige desde cual periodo se desea que comience el informe. Hasta: Se elige desde cual periodo se desea que finalice el informe. Bodega Desde: Se elige desde cual bodega se desea que comience el informe. Hasta: Se elige desde cual bodega se desea que finalice el informe. Articulo Desde: Se elige desde cual artículo se desea que comience el informe. Hasta: Se elige desde cual artículo se desea que finalice el informe. 4.19 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Informes \ Catalogo de Bodegas. Tipo de informe: Se elige el tipo de informe que necesita en el momento. Puede ser : resumido o detallado. Clasificación: Se elige el tipo de clasificación que se necesita para este informe. Puede ser: código, descripción, ubicación y comprobante. Seleccionar campos: Si elegimos esta opción nos van a aparecer otros campos: Bodegas: Se eligen las bodegas según requiera el informe. Desde: Se escoge la bodega desde la cual se requiere el informe. Hasta: Se escoge la bodega hasta la cual se requiere dicho informe. 4.20 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Informes \ Catálogos de Artículos. Salto de pagina por rompimiento?: Si elegimos esta opción quiere decir que la pagina cambiara cada vez que cambie de documentos. Tipo de informe: Se elige el tipo de informe que queramos. Pueden ser: resumido o detallado. Tipo de datos: Se elige el tipo de datos que deseamos ver en este informe. Pueden ser: generales, ubicación, precios por lista o precios por artículo. 4.21 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Informes \ Catálogos de proveedores. Salto de pagina por rompimiento?: Cuando este se elige, quiere decir que me va a imprimir una hoja por cada tercero, pero si este no fue elegido me imprimirá los terceros varios en una hoja. Tipo de informe: se digita la clase de informes que solicitamos. Este puede ser: resumido o detallado. Indicar clasificación: Después de haber seleccionado la clasificación o tema para realizar el informe, debo hacer click en este botón para poder indicarlo. Continuar con informe: Después de haberlo indicado debemos hacer click en este otro botón para poder terminar el informe. En esta ventana encontramos todos los terceros con los que tenemos contacto diariamente, estos terceros pueden ser: proveedores, usuarios, empleados, empleadores, corporaciones financieras, empresas prestadoras de servicios etc. Este informe permite conocer el listado de todos los terceros creados con los diferentes datos requeridos en el orden que se desee, este informe le da la opción de que escoja el orden que solicite de cada uno de los campos que manejen los terceros. Este informe también posee propiedades que le permiten al usuario ver los datos detallados o resumidos, y sus datos pueden ser clasificados según los siguientes campos: 1 Ciudad. 2 Clase. 3 Nit. 4 Razón social. 5 Representante legal. 6 Tercero. La forma como actúa esta clasificación se explica en el numeral 8.4. Cuando se desea obtener el informe en forma resumida este muestra al usuario los siguientes datos: 7 Tercero (Código) 8 Nit del registro. 9 Razón social. 10 Representante. 11 Ciudad. Cuando se desea obtener el informe en forma detallada este muestra al usuario los anteriores datos adicionando a estos en cada registro el detalle de los siguientes campos: 12 Dirección 13 Teléfono 14 Fax 15 Clase 16 Fecha de inscripción 17 Fecha de vencimiento 18 Fecha de renovación 4.22 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Tablas de Referencia \ Calendarios de Inventario. La primera ventana te sale cuando haces click la primera vez y si de seas es coger un periodo especifico seleccionas el botón de seleccionar periodo y se activan los botones de periodo (desde, hasta) lo seleccionas y te saca el periodo que de seas seleccionar. Después de seleccionar te muestra unan nueva ventana que te dice que si lo quieres imprimir o guardar como un archivo, pantalla, disco, exportar, email y meta file. 4.23 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Tablas de Referencia \ Existencia y Costos de Artículos. Te informa sobre la existencia en la bodega y la ubicación en la que se encuentran. En la parte de clasificación también podemos escoger la opción sea de "código o descripción" 4.24 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Tablas de Referencia \ Unidades Comerciales. Te informa sobre la existencia el nombre del producto a entregar, la talla y la cantidad. En la parte de clasificación también podemos escoger la opción sea de "código o por descripción" 4.25 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Registro \ Calendario de Inventarios. Tenemos que elaborar todo el calendario para la entrega de la dotación le decimos en el botón insertar y me aparece la nueva ventana "REGISTRO DE CALENDARIO DE INVENTARIOS" - Código de la Compañía: esta viene por defecto con el código de la compañía. - Código de la Bodega: esta viene por defecto con el código de la bodega. - Años: se le digita el años que vamos a crear. - Mes: en este campo escogemos el mes del 01 hasta el 12. - Descripción: en esta parte se especifica o se escribe para ver de donde va. - Fecha de Inicio: se escoge la primera fecha desde donde empieza. - Fecha Final: se escoge la fecha hasta donde va. 4.26 SISTEMA DE INVENTARIOS Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Registro \ Artículos. Esta ventana muestra los artículos existentes de la compañía y los puedes ubicar por artículos o por descripción. Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Registro \ Artículos \ Insertar. Esta tabla se llena por otro lado que es mucho más fácil de llenar pero esta es la tabla como es te puede manejar mucha información pero para el caso de dotación no es necesario. Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Registro \ Clase de Artículos. La clase de artículo se puede manejar pero no es necesario para este caso. Pero si le damos ingresarse llena las casillas . Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Registro \ Estantes. Por estantes lo podemos manejar por la clase de empleados que existan para que cada estante tenga solo lo relacionado con cada sección o grupo de trabajo. Al decir insertar aparece una ventana que solo te pide un estante y una descripción en estos campos podemos ingresar un código y una descripción. Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Registro \ Unidades de Bodega. Esta ventana es muy importante por que en esta se van a manejar las diferentes tallas de los artículos que existan el la bodega. La ventana esta dividida en dos partes que cada una tienen insertar, cambiar y borrar con las cuales las puedo utilizar para visualizar los que hago en la ventana. Al hacer click en insertar de la parte "Por Unidades" me solicita un código y una descripción. Al hacer click en insertar de la parte "Unidades de Comerciales" me solicita un código que va ser unidad comercial, una descripción y un factor que para el caso va ser de uno (1). Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Registro \ Unidades de Empaque. Esta ventana lo que va indicar es la forma como se va empacar los artículos de la bodega que se van a dar como dotación a los empleados de la empresa. Claro esta que también maneja los tres botones de importancia que son los de Insertar, Cambiar y Borrar. Con el botón de insertar podemos especificar la unidad de empaque y su descripción de los cambios que van a ingresar. Un ejemplo de esto es decir que unos artículos vienen en caja, otros en bolsas. Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Registro \ Transacciones. Esta ventana es súper importante, se va registrar los tipos de transacciones que se van hacer con los artículos. REGISTRO DE TRANSACCIONESPOR BODEGA Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Registro \ Transacciones \ Insertar. - Transacción: esta siempre llevar 01, 02 ó 03. 01 para el caso de entrada al almacén. 02 para el caso de salida del almacén. 03 para el caso de devolución. Cuando se hace una devolución tenemos que hacer tanto una entrada como una salida por que va afectar. - Descripción: si es 01 entrada a almacén o caso contrario salida o devolución. - Tipo de transacción: se me despliega una ventana y se selecciona el que va hacer. - Naturaleza: se me despliega una ventana y se selecciona el que va hacer. Si es "DB" es suma y si es "CR" es resta. - Prioridad: indica en que orden se procesa las transacciones. Debe ser en orden cronológico, pero en caso de una ambigüedad, se debe procesar primero la entrada y después la salida. - Afectar a: se te despliega una ventanita, si es de entrada afecta ambos lo mismo para la salida por que afecta tanto la cantidad como el costo. - Tipo de costo: se le coloca unitario, claro esta que también se te despliega una ventana para escoger. - Política contable: no se maneja. - Solicita cantidad: esta opción de estar seleccionada para el caso de entrada y salida. - Maneja unidades comerciales: esta opción de estar seleccionada para el caso de entrada y salida. - Maneja proveedor: esta opción de estar seleccionada para el caso de entrada y salida. Pero si es una devolución no debe estar seleccionado por que en la parte de devolución no se maneja el proveedor por que puede haberla recibido por equivocación. Ruta: Modulo Dotación Empleados \ Sistema de Inventarios \ Registro \ Proveedores. Cada persona o empresa a la que le compre tiene que estar registrada aquí ojala especificando el producto que le compro pero lo que más necesito es el NIT y la razón social que es lo que más me interesa de el proveedor. Estas son la que utilizamos en la ventana de inventario. MANUAL DE CAPACITACION MIDASOFT MODULO DE DOTACIÓN MANUAL DE CAPACITACION MIDASOFT MODULO DE DOTACIÓN Página 3 de 3