MÓDULO DE VACACIONES.DOC Midasoft Módulo de Vacaciones permite hacer una proyección real de las vacaciones que debe tomar un empleado de acuerdo a la ley cada año. Además que estás sean modificadas, que se tomen parciales, completas o en dinero. Permite su autorización, emite las cartas de vacaciones. El sistema maneja los saldos acumulados. Es idóneo pues permite controlar el proceso de la salida a disfrutar las vacaciones de los trabajadores de la empresa de forma confiable, manejando además varias fechas en el ingreso de la novedad como fechas de disfrute, fechas reportadas, fecha en que se paga. A. REGISTRO: Antes de efectuar cualquier actividad en este módulo se debe alimentar con esta información: 1. Parámetros de vacaciones: se toma un formato de carta (combinación de correspondencia) que viene muchas veces hecha por defecto. 2. El manejo de los días hábiles es por: - Clase nómina: opción más usual - Por empleado: cuando en una empresa varias los tipos de vacaciones, se debe marcar cuado esto pasa auque sea con solo una excepción. 3. Días no hábiles: Se deben insertar de acuerdo a los tipos de vacaciones que se tengan. - En un lado la clase de vacación y si deja básico pendiente, los periodos, los días de esas vacaciones, el tipo de programación (posible marcar entre tres opciones: Ingreso, últimas vacaciones y fija). - Si tiene prima (4 opciones: no, valor, porcentaje, días) - Se marca días o valor si selecciono algunas de estas opciones e el campo anterior. 4. En el otro lado se deben ingresar uno a uno con calendario los días que no sean hábiles para este tipo de vacación. Allí se especifica si el día es festivo o no, si es dominical etc. Este calendario especial sirve para que el sistema pague las vacaciones y las programe respetando los días no hábiles. B. TRANSACCIONES: 1. Programación anual de vacaciones: Para generar la programación anual de las vacaciones de los empleados en el sistema debe realizar lo siguiente: a. Para el Año: Debe anotarse el año a programar vacaciones de los empleados. b. De Acuerdo a la Fecha de: Es la forma en la cual el sistema programará las fechas de vacaciones, teniendo en cuenta uno de los siguientes parámetros: - Ingreso: Indica que la programación de vacaciones se realiza a partir de la fecha de Antigüedad del Empleado. Ej.: Fecha Antigüedad 15-03-2000, el sistema programará las vacaciones el 15-03-2001 - Últimas Vacaciones: Indica que el sistema realizará la programación a partir de la última fecha programada de vacaciones. Ej.: Fecha Antigüedad 15-03-2000, fecha de última programación 15-04-2001, la nueva programación quedará 15-04-2002. c. Si desea que en dicha programación se tengan en cuenta las ausencias, marque: Correr Fecha por Ausentismo. Este activa las siguientes opciones: - Parámetros de Ausentismo: Se Aplican: Totales - Indican que se toman las ausencias de toda la vida laboral de los empleados. Último Año - Indica que sólo se toman las ausencias del último año laborado. Fuente: Módulo - Toman las ausencias que se encuentran registradas en el módulo de Ausencias y/o Permisos. Acumulados - Busca las ausencias en los acumulados, para esto debe seleccionar la Agrupación que contenga los conceptos que restan al contrato y que afectan dicha programación. d. Si ya posee programación de vacaciones para el año correspondiente y desea obtener la del nuevo personal o nuevos registros (sólo para quienes no estuvieron incluidos en la programación de inicio del año), marque: Programar sólo nuevos Para que el sistema genere dicha programación oprima el botón 2. Personal que sale a vacaciones. a. Vacaciones por empleado: Nota: en esta ventana si al pararnos sobre el registro de un empleado se activaran los botones (Vacaciones completas, Vacaciones parciales y Cancelar Salida) es porque le han sido programadas las vacaciones, si esto no pasa, vuelva a programar las vacaciones para los nuevos ingresos. - Por esta opción puede ingresar por cada uno de los Empleados y realizar una de las siguientes operaciones: Vacaciones Completas: Este botón se oprime cuando el empleado va a disfrutar en tiempo completamente el período de vacaciones programado. Claro que debe registrar allí la fecha real de disfrute de vacaciones, el sistema le traerá por defecto la fecha de regreso teniendo en cuenta los días no hábiles. Además permite grabar las fechas de liquidación si se quiere pagar en otro periodo, y si maneja un periodo especifico de pago. Vacaciones Parciales: Se oprime cuando el empleado posee saldos de algún período de vacaciones y/o sólo desea disfrutar una parte de su período de vacaciones. Debe anotar la fecha real de salida y el número de días a disfrutar, el sistema le traerá por defecto la fecha real de regreso. Además permite grabar las fechas de liquidación si se quiere pagar en otro periodo, y si maneja un periodo especifico de pago. Cancelar salida: Este botón se oprime cuando después de programadas unas vacaciones, por cualquier razón ya no se desean disfrutar, esto vuelve a colocar las programación inicial de las vacaciones y deja al empleado en estado Normal. 3. Colectivas: Seleccionar: Es el tipo de vacaciones colectivas que se desean programar de acuerdo a: Las últimas programadas, Primeras Adeudadas ó de un Año específico. - Marque si verifica o no incapacidades. - Año: Esta opción es activada cuando se ha seleccionado en el tipo de vacaciones de un Año Específico y debe anotar allí el año al cual se le desean realizar las vacaciones colectivas. - Fecha Salida: Es indicar la fecha real de disfrute de vacaciones. Puede seleccionarla de la pantalla calendario. - # de Días: Anotar la cantidad de días que se darán de vacaciones a los empleados. - Indicar Clasificación: Es marcar desde y hasta donde se realizará dicha marcación. Por cualquiera de los más de 16 clasificadores que tiene MIDASOFT (área, departamento, clase de nómina etc.) - Continuar: Al indicar dicha opción, el sistema le traerá la lista de todos los empleados de la sección escogida. - Luego el sistema le mostrará un listado con los empleados clasificados y estos se pueden modificar: ¿Cómo seleccionar el Personal que sale a Vacaciones Colectivas? En esta pantalla se seleccionan los empleados que saldrán a vacaciones y realice las de las siguientes operaciones: Cambiar programación: Después de marcar a un empleado puede modificarle la programación de vacaciones que tiene registrada. Desmarcar: Se utiliza para quitarle la marca a uno o varios empleados. Invertir marcas: Sirve para marcar a los que se encuentra desmarcados y viceversa. Procesar marcado: Sirve para realizar la operación para los empleados que se encuentran seleccionados. Todos: Procesa a todos los empleados que se encuentren en la pantalla. Cancelar salida: Este botón se oprime cuando después de programadas unas vacaciones, por cualquier razón ya no se desean disfrutar, esto vuelve a colocar las programación inicial de las vacaciones y deja al empleado en estado Normal. Para guardar los datos digitados oprima el botón 4. Activación de vacaciones suspendidas: Este proceso sirve para reactivar unas fechas de suspensión de vacaciones ya programadas. Activar vacaciones suspendidas: Cambia el estado 1-Suspensión en ' ', ósea que vuelve a regresar al empleado en el estado inicial de las vacaciones. 5. Vacaciones en dinero: Señale el empleado. Presione Autorizar Vacaciones en dinero: Señale si maneja periodo de pagos y si es así indique cual es. Señale las fechas en dinero en que se pagaran estas: al escribir la fecha inicial y el número de días el sistema calcula la fecha final de forma automática. Para guardar los datos digitados oprima el botón Modificado 6. Modificaciones a la programación: Este sirve para cambiar los estados de vacaciones que posee un empleado. Fechas reales: De salida y regreso. Cambiar estado: Este botón sirve para modificar uno de los estados de vacaciones que tiene el empleado. 1-A vacaciones, 2-En vacaciones, 3-Tomadas, 4-No Cambiar: Este botón realiza el cambio de fechas de salida y regreso programadas de un empleado. 7. Suspensión de vacaciones: Este proceso se utiliza si por alguna razón, se desean interrumpir y/o suspender las vacaciones que se encuentran programadas al empleado. Suspender vacaciones: Al oprimir este botón en las vacaciones que se desean suspender, el sistema le preguntará la nueva fecha de regreso o la fecha en las que debe empezar nuevamente a laborar el empleado. Si esta activado el "suiche" de Suspender cambia el estado de la suspensión de vacaciones, así: Estado 2 - En vacaciones Estado 3 - Tomadas 8. Consolidación: Permite seleccionar un concepto para consolidar las vacaciones. Este a su vez debe tener asignado una política de consolidación. SI marca clasificado le permite hacer filtros y ser más especifico manejando rangos. Escriba la fecha y presione aceptar, 9. Moderación del estado: Para realizar la moderación de los Estados de las Vacaciones de uno o varios Empleados, ingrese por Transacciones | Moderación de Estado y realice allí una de las siguientes operaciones: Desmarcar: Quita la marca a los registros que se encuentran señalados. Invertir marcas: A los registros que se encuentran señalados les quita las marcas y a los que se encontraban sin marcar los señala. Procesar marcados: Realiza el proceso para todos los registros que se encuentren marcados. Todos: Realiza el proceso para todos los registros. Este proceso realiza una rectificación del estado de vacaciones al momento de hacer dicho proceso, en esta pantalla aparecen todos los empleados que se encuentran en estado 1 de vacaciones, colocándolos en el estado que realmente deben de aparecer para el período a moderar. C. CONSULTAS A. Personal a vacaciones: En esta pantalla aparecen todos los empleados que se encuentran es estado '1' - A Vacaciones para el período que se va a liquidar. B. Consulta por departamento: Para realizar la consulta por Departamentos para visualizar al personal que se encuentra en vacaciones, diligencie los datos de la pantalla: Para el año: Anotar el año del cual desea la consulta. Departamento: Seleccione de la Pantalla de Departamentos de la Empresa, el que usted desea realizar la consulta. Al oprimir el botón , el sistema desplegará dicha consulta; donde usted puede ver a todos los empleados que están en estado '1 - A Vacaciones' por un departamento especifico de la empresa. C. Personal en vacaciones: En esta pantalla aparecen todos los empleados de la Empresa que se encuentran en estado '2 - En Vacaciones'. D. Saldos de vacaciones: En esta pantalla se visualizan a los empleados de la Empresa con los respectivos saldos por períodos de causación de las mismas. El Saldo Total esta dado en días... por lo tanto en la parte inferior de ésta pantalla aparece el total de días de vacaciones adeudadas al empleado. E. Pendientes General: Esta opción nos muestra las vacaciones pendientes que tiene el empleado a la fecha y su respectiva fecha de programación. F. Vacaciones por periodo: muestra al empleado que tenga vacaciones en uno determinado. D. INFORMES 1. Generales: En la pantalla aparecen los Informes de Vacaciones, para lo cual se debe indicar: Año: Indique el año del cual desea listar el informe. Clasificado por: Seleccione entre las opciones por la cual se desea filtrar el informe, entre las siguientes: Departamento, Nómina, Empleado, Nómina Dpto, CCosto, Nómina CCosto. Desde - Hasta: Se seleccionará de acuerdo a la clasificación realizada en el paso anterior, indicando así para cada caso desde el primer hasta el último departamento, desde la primera hasta la última nómina y así sucesivamente. Informe de: Esta opción indica la clase de informe que se listará, así: Personal A Vacaciones, Programación, Saldos o pendientes. Para guardar los datos digitados oprima el botón Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla 2. Clasificados: Allí se pueden filtrar toda la información del módulo de vacaciones, así: a. Año: Indique el año del cual desea listar el informe. b. Salto de Página por Clasificación?: Esta opción se oprime cuando se desea que se inicie en una nueva página con la clasificación indicada. Es decir, que si se clasificó por Área se empezará una página por cada área que exista en la Empresa. c. Informe de: Allí se seleccionará que clase de informe a clasificar, entre las siguientes opciones: Personal a Vacaciones, Programación, Saldos, Personal en Vacaciones y Personal en Regreso, éste último se debe indicar DEL .. AL .., indicando las fechas desde y hasta donde se desee listar el personal que estará de regreso para este rango de fechas. d. Para los saldos Consolidados: Una fecha para consolidar y se escoge el concepto de consolidación. e. Indicar forma de Clasificación: Esta forma indica todas las posibles combinaciones y filtrados que se le pueden realizar a dichos informes. Generalmente estos filtros se refieren a los datos mínimos que posee el empleado dentro de la nómina, tales como: Área, Departamento, Clase de Nómina, Centro de Costo, Grupo, Subgrupo, etc... f. Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe, oprima el botón y liste en la pantalla. ALGO ADICIONAL PARA VERIFICAR LA MATRICULA DE LAS VACACIONES Cómo verificar que está mal matriculados o mal registrados los períodos de vacaciones de un empleado? Para verificar que se encuentran mal matriculados o mal registrados los períodos de vacaciones de un empleado, existe un control para el estado que se encuentra y se puede ver por: Configuración | Historia de Vacaciones Tomadas | En la columna de Vigencia. ¿En qué consiste?: En controlar las vacaciones a partir de la fecha de ingreso del empleado en la Compañía. Iniciando el derecho de las mismas un año después y si hay otras vacaciones que aparecen con el mensaje: "CONTRATO ANTERIOR" es porque están registradas con fecha previa a la fecha de ingreso real del empleado. Además si aparece un período de vacaciones con las fechas Programadas y las fechas de Reales no; y se desea sacar al empleado a vacaciones y le muestra un sólo período, cuando en realidad tiene más períodos programados, entonces esto le indicará que se encuentran mal registradas las vacaciones de ese empleado. Para arreglar esto se debe cambiar en la Historia del empleado las fechas programadas de vacaciones en el renglón donde aparece "Contrato Anterior", por la programación del año siguiente que es el año al cual tiene derecho a sus vacaciones.