MANUAL DEL MÓDULO DE LIQUIDACIÓN DE TIEMPOS Módulo de la aplicación MIDASOFT, que toma como base la asistencia de los empleados a la jornada de trabajo y produce la liquidación en horas. El objetivo del módulo es realizar toda la liquidación en horas de un empleado en un período correspondiente de trabajo, en tiempo real. Se liquida en horas todos los conceptos (ordinario, horas extras, recargos, etc.), para luego ser generados a nómina. Todo se liquida en un rango de fechas de turnos configuradas en el calendario de procesos, no se pueden liquidar conceptos en diferentes fechas. Figura 1. Aspectos Generales Vamos a explicar toda la configuración y el manejo de todas las ventanas. Empecemos con el Registro. 1. DIAS DE TURNOS Es necesario generar los días de turnos para el periodo que se desee. Ordinariamente se generan todos los días del año, y se especifica de acuerdo a la clase de días que maneje la empresa, el tipo de día de cada año. Por ejemplo, si el día es normal, dominical, sábado, festivo. 2. CLASES DE DIAS Es necesario configurar las clases de días que se tiene en la empresa y los conceptos de liquidación del día cuando sea compensado, sin compensar y compensatorio. 2.1 COMPENSADO: Es el día de la semana que tiene derecho a descanso por haber trabajado toda la semana. Se pagan por este concepto. 2.2 SIN COMPENSAR: En este campo se configura el concepto que se paga cuando el día de la semana que tiene derecho a descanso por haber trabajado toda la semana lo trabaja pero dan otro día de la semana como compensatorio y pagan este concepto (que es el recargo) mas el concepto básico del día al que tiene derecho. (se paga al 1,75 (recargo +básico) + día libre) 2.3 COMPENSATORIO: Hace el reemplazo del día de descanso trabajado, es decir, si trabaja el domingo y descanso en la semana ese día es compensatorio. 2.4 COMPENSATORIO TOTAL: Es el concepto que se paga cuando se trabaja el día de descanso y no se da compensatorio, se paga este concepto (que es el recargo) mas el concepto básico del día al que tiene derecho. (se paga al 2.75 (recargo +basico)) 3. HORARIO DE TURNOS Figura 2. Es necesario configurar los horarios para que el sistema pueda funcionar correctamente. Si esto no se realiza bien, la liquidación de horas tendrá errores. La gran mayoría de errores en la liquidación corresponden a la configuración de los horarios de turnos. 3.1 PASOS PARA CONFIGURAR LOS HORARIOS DE TURNOS. 3.1.1. Defina cuales horarios tiene en su empresa, definiendo hora inicial, hora final y tolerancia para la entrada al turno correspondiente. Ejemplo: 01 Diurno Hora Inicial: 7:00 a.m. Hora Final: 06:00 p.m. Tolerancia: 10 minutos 02 Nocturno Hora Inicial: 10:00 p.m. Hora Final: 06:00 a.m. Tolerancia: 10 minutos 3.1.2 A cada horario es necesario configurarle los conceptos para las diferentes clases de día, que nos indicará cómo se liquidarán las horas del empleado. 3.2 REGISTRO DE CONCEPTOS POR HORARIO Figura 3. Por esta opción se ingresan al sistema los conceptos y parámetros indicando cómo se debe liquidar cada uno de los Horarios. Horario: La pantalla trae por defecto el horario marcado en la ventana anterior. Clase Día: Escribir la clase de día al que pertenece el horario establecido, puede seleccionarlo de la pantalla Clases de Día. Concepto: Escribir el número del concepto de nómina al cual se le cargan las horas para su respectiva liquidación, puede seleccionarlo de la pantalla Consulta de Conceptos. Horas: Escribir la cantidad de horas Tope a pagar (en cero es ilimitado). Rango de Horas: Escribir la hora inicial y la hora Final que se tendrán en cuenta para liquidar el concepto en esa clase de día. Descuento Alimentación: Escribir la cantidad de horas que se descuentan por alimentación para ese concepto en esa clase de día. Prioridad: Escribir la prioridad de liquidación para esa clase de día. Grupo: Es muy importante Seleccionar el grupo que corresponde al concepto que se va a liquidar. Por ejemplo: si el concepto es ordinario se selecciona ordinario, si es horas extras se selecciona extras. No negociable: Esta opción le indica al sistema si las horas liquidadas por este concepto se pueden negociar. Ejemplo: Mover horas extras diurnas para completar el ordinario. Para grabar los datos, oprima el botón 4. DEFINICION DE ENVIOS Este proceso sirve para asignarle al módulo de la nómina un identificador que le permite a ésta determinar cómo y qué módulo generó o registró a las novedades de nómina; esto con el fin de agilizar en el caso de un mal envío en que módulo se debe hacer la corrección. Para el módulo de liquidación de tiempos el envío es "TU". 5. VARIABLES GENERALES DE USUARIO En esta ventana se Configuran y/o Parametrizan las variables generales de cada Usuario, son aquellas que permiten generar procesos en General, posibilitan que los conceptos y las políticas que determinan como estos sean liquidados, sean adecuados a las necesidades particulares de una compañía. Las variables del módulo de liquidación de tiempos tienen las iniciales "MLTX:". 6. CALENDARIOS DE PROCESOS En esta ventana se configuran los calendarios de proceso que necesita el sistema de nomina MIDASOFT. Es importante en el registro de los calendarios de procesos en la opción TURNOS seleccionar los rangos de fechas en las que se quiere procesar las novedades de turnos, es decir, las fechas en las que se va a liquidar las horas de los empleados. Si el rango de fechas no se selecciona no es posible hacer la programación, autorización ni liquidación de las horas. VENTANAS 1. PROGRAMACION DE TURNOS 1.1 Ruta: Turnos / Transacciones / Programación de Turnos / Por Empleado Figura 4. Esta ventana tiene por objeto la programación de los empleados. Para iniciar el proceso debe escoger el Tipo y Clase de Nómina correspondientes, haciendo clic en el botón de selección << ... >> a la derecha del campo Clase. Una vez elegida la nómina, seleccione el período en el que va a trabajar (generalmente es el primero de la lista, ya que el sistema le muestra sólo los periodos abiertos), haciendo clic en el botón de selección << ... >> a la derecha del campo Periodo; con esto el sistema le permite visualizar: Los empleados de la nómina seleccionada (lista superior). Aquí puede apreciar información básica de los empleados, tal como: el nombre, el estado, el teléfono, etc. Si desea mas información del empleado, oprima el botón << Datos a Consultar >> en la parte inferior de la lista. Si desea buscar un empleado en particular, haga clic en el botón << Buscar Empleado >>, llene los criterios de búsqueda y pulse OK. Para deshacer la búsqueda, oprima de nuevo el botón y seleccione la opción Todos. 1.2 Los Indicadores de Horas por día y Horas Programadas A la derecha de la lista de empleados se visualiza los siguientes indicadores: Acum Dia: Le muestra el total de horas que lleva programados para el día escogido. Horas por período: Este le indica las horas que debe laborar el empleado en el periodo, descontando los dominicales y festivos. Horas programadas: Le indica el número total de horas programadas en el periodo seleccionado. Este total no toma en cuenta los descuentos por alimentación. El registro de Asistencia (lista inferior izquierda). Esta información proviene del control de asistencia. Y posee la siguiente información: Empleado: Código del empleado a programar. Fecha: fecha de asistencia. Es: Me indica el día de la semana. Los días marcados como festivos se ven en rojo. Entrada / Salida: Corresponde a la fecha y hora de entrada y salida. Con base a estas horas, se liquidará. Horario: Este campo me define la forma como se liquidarán las horas del empleado este día. Si no tiene lleno este campo, para los días en que la actividad es 1 (Normal) el sistema no le permitirá liquidar el empleado, por lo cual en estos casos este campo aparece sombreado de amarillo. Del Compensado: En esta opción selecciono el tipo de día, si es: compensado, sin compensar o compensatorio. El sistema por defecto me trae la descripción. Luego selecciono la clase de día, si es festivo, dominical, normal, etc. Estructura: Los campos a continuación corresponden a la estructura administrativa a la que se le cargará el valor de las horas liquidadas; por defecto será la misma estructura del empleado. 1.3 Para programar un Empleado Insertar un día: 1.3.1. Pulse el botón Insertar. 1.3.2. Diligencie la fecha que desea programar en formato dd/mm/aaaaa o pulse el botón de selección de fecha a la derecha del campo, haciendo clic en la fecha a elegir. 1.3.3. Escriba la fecha y hora de entrada y salida. 1.3.4. Escoja el horario con el que lo va a programar. En caso de no escribir anteriormente la fecha y hora de entrada y salida, el sistema le dará las horas de entrada y de salida del horario, escogido, pero usted lo podrá modificar. 1.3.5. Selecciono el tipo de día, si es: compensado, sin compensar o compensatorio. El sistema por defecto me trae la descripción. Luego selecciono el tipo de día, si es festivo, dominical, normal, etc. 1.3.6. Llene los datos de la estructura administrativa. Centro de costos, sección, proyecto, etc. 1.3.7 Pulse ENTER para grabar los datos o CANCELAR para salir sin guardar. Insertar Global: Me inserta automáticamente todos los días del periodo y solamente se modifica la fecha y hora de entrada/salida y el horario. Diligencie para cada día los mismos pasos anteriores para insertar un día desde el punto 1.3.2 1.4 Ruta: Turnos / Transacciones / Programación de Turnos / Por día Figura 5. Esta ventana tiene por objeto realizar la programación de los empleados para una fecha determinada. Al igual que en la programación por empleado se inicia el proceso escogiendo el Tipo y Clase de Nómina correspondientes, haciendo clic en el botón de selección << ... >> a la derecha del campo Clase. Una vez elegida la nómina, seleccione el período en el que va a trabajar (generalmente es el primero de la lista, ya que el sistema le muestra sólo los periodos abiertos), haciendo clic en el botón de selección << ... >> a la derecha del campo Periodo. Selecciono la fecha que quiero programar haciendo clic en el botón de selección << ... >> a la derecha del campo Fecha. Empiezo a realizar la programación de los empleados, para ello, repito los pasos 1.3.1 hasta el 1.3.7. El sistema me ubica dentro de la ventana para seleccionar el empleado. Al seleccionar el empleado, en la parte superior se visualiza información básica, tal como: el nombre, dirección, el teléfono, etc. Si desea mas información del empleado, oprima el botón << Datos a Consultar >> en la parte inferior de la lista. Si desea buscar programación para un empleado en particular, haga clic en el botón << Buscar Programación >>, llene los criterios de búsqueda y pulse OK. Para deshacer la búsqueda, oprima de nuevo el botón y seleccione la opción Todos. 2. AUTORIZACION DE TURNOS 2.1 Ruta: Turnos/ Transacciones / Autorización Figura 6. Esta ventana tiene por objeto Autorizar el pago de acuerdo a la comparación entre la programación (turno teórico) y la asistencia (turno real). Para iniciar el proceso debe escoger el Tipo y Clase de Nómina correspondientes, haciendo clic en el botón de selección << ... >> a la derecha del campo Clase. Una vez elegida la nómina, seleccione el periodo en el cual va a trabajar (generalmente es el primero de la lista, ya que el sistema le muestra solo los periodos abiertos), haciendo clic en el botón de selección << ... >> a la derecha del campo Periodo; Escoja la fecha en la que desea trabajar, haciendo clic en el botón de selección << ... >> a la derecha del campo fecha, con esto el sistema le permite visualizar : Turno Teórico: le permite ver la programación, hecha para el día escogido. Turno Real: le permite visualizar la asistencia real del empleado (la cual proviene de un dispositivo externo de control de asistencia). 2.2. ¿Cómo se autoriza? Seleccione en la lista del Turno Teórico el empleado al que va a autorizar en determinado turno, e inmediatamente verá en la lista Turno Real, la asistencia real del empleado. Para Autorizar, haga clic en el botón que sea pertinente así: 2.2.1. En la ventana Turno Teórico: Oprimes el botón "Cambiar Teórico" o simplemente te ubicas en el registro seleccionado y le das doble clic. El sistema por defecto trae autorizado el turno teórico. Puedes cambiar la opción y no autorizarlo para solamente autorizar el turno real. Además si se desea te permite escribir observaciones. 2.2.2. En la ventana Turno Real: Oprimes el botón "Forma de Pago" o simplemente te ubicas en el registro seleccionado y le das doble clic. Allí cambias el estado a Real para autorizar ya sea la entrada o la salida Real respectiva. El sistema por defecto trae autorizado el turno teórico por lo tanto en el turno real el estado está en Cero. 2.2.3. En la parte superior derecha se observa una Opción que dice Inconsistencias, si se selecciona, sólo me permite visualizar la programación de los turnos teóricos y reales que no estén dentro del rango de la tolerancia que se ha configurado en el horario. Ejemplo: En el horario configure una tolerancia de 10 minutos. Luego se realizó la programación del empleado para una hora de entrada y salida. Efectivamente el empleado cumplió el horario y llegó dentro del rango de los 10 minutos (Información que se llena a partir de un dispositivo externo). En este caso el sistema no permite visualizar el registro porque todo está normal no se ha presentado ninguna inconsistencia. Si este empleado tuviera alguna anomalía en los registros como marcó entrada y no salida o viceversa o no está dentro de la tolerancia el sistema le permite visualizarlo para su respectiva autorización ya sea lo teórico o lo real. 3. LIQUIDACIÓN DE HORAS Ruta: Módulo de liquidación de Tiempos / Turnos / Transacciones / Liquidación de Horas Figura 7. Esta ventana tiene por objeto la liquidación de horas provenientes del control de asistencia, y la generación de novedades de nómina correspondientes. Para iniciar el proceso debe escoger el Tipo y Clase de Nómina correspondientes, haciendo clic en el botón de selección << ... >> a la derecha del campo Clase. Una vez elegida la nómina, seleccione el período en el cual va a trabajar (generalmente es el primero de la lista, ya que el sistema le muestra sólo los periodos abiertos), haciendo clic en el botón de selección << ... >> a la derecha del campo Período; con esto, el sistema le permite visualizar: 3.1 Empleados (Lista Superior) Los Empleados de la nómina seleccionada (Lista superior). Aquí puede apreciar información básica de los empleados, tal como: el estado de liquidación, el nombre, el teléfono, etc. Si desea más información del empleado, oprima el botón << Datos Adicionales >> en la parte inferior de la lista. Si desea buscar un empleado en particular, haga clic en el botón << Buscar Empleado >>, llene los criterios de búsqueda y pulse OK. Para deshacer la búsqueda, oprima de nuevo el botón y seleccione la opción Todos. El primer campo de esta lista me indica el estado de la liquidación de horas del Empleado. Los valores posibles de este campo son: Sin Movimiento: Significa que el empleado no tiene registro de asistencia en el período seleccionado. Sin liquidar: Significa que el empleado, tiene asistencia, pero aún no se han liquidado las horas. Liquidado: Significa que ya se liquidaron las horas, pero aún no se han generado a nómina, por tanto, este empleado, no tendría movimiento liquidado en caso de ejecutar la liquidación del periodo. Generado: Ya se enviaron las novedades a nómina. Este es el último estado. 3.2 Registro de Asistencia (Lista Inferior Izquierda) Esta información proviene del control de asistencia. Y posee la siguiente información: Fecha: Fecha de asistencia. A la izquierda tiene un indicador visual para los días que son festivos. Si el día aparece marcado en Rojo es un Festivo. Día: Me indica el día de la semana. Los días marcados como festivos se ven en Rojo. Entrada / Salida: Corresponde a la fecha y hora de entrada y salida. Con base a estas horas, se liquidará. Total Horas: El sistema le calcula el total de horas laboradas en ese turno. Horario: Este campo me define la forma como se liquidarán las horas del empleado este día. Si no tiene lleno este campo, para los días en que la actividad es 1 (Normal) el sistema no le permitirá liquidar el empleado, por lo que en estos casos este campo aparece sombreado de amarillo. Del Compensado: En esta opción selecciono el tipo de día, si es: compensado, sin compensar o compensatorio. El sistema por defecto me trae la descripción. Luego selecciono la clase de día, si es festivo, dominical, normal, etc. Autoriza: Si no se desea autorizar este turno para ser liquidado se selecciona "No" quedando el estado en 0 y no se liquidará. El sistema por defecto trae todos los turnos autorizados. Origen: Indica al sistema como se generó la programación a liquidar. Si esta vacío quiere decir que el proceso fue normal, se realizó una programación anticipada y es la que se visualiza. Si en esta casilla aparece "Aj" quiere decir que el sistema ajusta ese turno dentro de ese periodo a liquidar para completar todos los días. Observaciones: Escriba aquí cualquier observación pertinente. Actividad: Me indica la actividad realizada por el empleado. Puede tener los siguientes valores: 1 Normal: Indica que el empleado trabajó este día. 2 Descanso: Indica si el empleado descansó este día. 3 Capacitación: Indica que el empleado estuvo este día en una capacitación. 4 Compensatorio: Indica que el día se dará como compensatorio de un festivo laborado. 0 Sin Asistencia: Indica que el empleado no trabajó este día. 3.3 Liquidación de Horas (Lista Inferior derecha) Esta es la información de las horas liquidadas por cada concepto. En los encabezados visualiza, el código del concepto y la descripción corta del mismo (la cual debe ser configurada en el registro de conceptos); si esta última no se ve, vaya a la Configuración de Conceptos e ingrese la descripción corta del concepto, en la opción políticas de la ventana de modificación de conceptos. Para modificar el número de horas a pagar de un concepto, seleccione la celda correspondiente y pulse el botón << Modificar >> o la tecla F2. Para registrar el cambio oprima ENTER y pulse el botón << Guardar >>. IMPORTANTE!!! Si modifica estos valores, afectará el saldo de la cuenta corriente de horas del empleado. 3.3.1 Procedimiento de Liquidación de Horas Para Liquidar las horas del empleado, este debe cumplir los siguientes prerrequisitos: En los días marcados con Actividad 1 (Trabajando), o 4 (Compensatorio) debe tener asignado un Horario. La hora de entrada y salida deben estar diligenciadas. Para liquidar las horas, haga clic en el botón << Liquidar >>. El sistema, al final le mostrará en la lista inferior derecha, el resultado de la liquidación por día. La liquidación la permite realizar Individual, es decir, un solo empleado, o Global, liquidando todos los empleados que tengan programación de horas. 3.3.2 Modificación de Liquidación de Horas Una vez liquidadas las horas, pueden ser modificadas, lo que afectará el saldo de horas pendientes por pagar al empleado. Para editar, ubíquese en la celda del concepto a modificar y pulse el botón << Modificar >> o la tecla F2. Para registrar el cambio oprima ENTER y pulse el botón << Guardar >>. 3.3.3 Generación a Nómina En este proceso, la liquidación de horas del empleado seleccionado se Envía como novedades de nómina, para ser incluidas en la liquidación del periodo. Para Realizar este proceso, pulse el botón << Generar a Nomina >>. Si la variable de usuario mltx:AjusteHrs tiene como datos una M, solo en caso de que el número de horas del concepto de básico (El cual debe estar parametrizado en las variables del sistema) excede el máximo de horas de la quincena (de acuerdo al tipo de nómina del empleado), el sistema no envía novedades por este concepto, ni por el descanso. El sistema, al final le mostrará en la lista inferior derecha, las novedades enviadas. La generación la permite realizar Individual, es decir, un solo empleado, o Global, generando las novedades a nómina de todos los empleados a los que anteriormente se le liquidaron las horas. 3.3.4 Configurar Debug Este botón me permite seguir el proceso de liquidación para un determinado día del periodo que está liquidando. Se visualiza en un archivo texto lo que el sistema está realizando en la liquidación. Se escoge en cual día se desea hacer el seguimiento y se oprime aceptar. Luego volvemos a Liquidar, generando el archivo texto con todo el proceso que se realiza. VARIABLES DEL MODULO DE LIQUIDACIÓN DE TIEMPOS 1 ('mltx:debug',0,'Debug de turnos','Alfanumerica','N') Variable para Activar el Debug (S) o (N) se debe seleccionar el día para generar Para la generación. ('mltx:AjusteHrs',1,'Ajustar vlr hora dia 31-28','Alfanumerica','') Variable para Ajustar valor hora día con Dato en M con respecto al máximo del periodo, esta variable tiene su utilidad cuando se genera a nómina, si está con dato en M busca el máximo de horas configuradas. 2 ('mltx:maxdia',1,'Máximo horas por jornada','Numerica',12) Variable para el máximo de horas por jornada. 3 ('mltx:mnjcia',1,'Maneja diferentes compañias','Alfanumerica','N') Variable si maneja diferentes compañías. 4 ('mltx:alertar',1,'Mostrar mensaje de alerta','Alfanumérica','N') 5 ('mltx:unificaemp',1,'unificar empleados compañías','Alfanumérica','N') 6 ('mltx:liqdirecta',1,'Maneja liquidación directa','Alfanumérica','N') Con dato en S Sólo para liquidar Horas Con dato en N para Programación de Turnos 7 ('mltx:TapaCheklq',0,'Tapar Opción de tipo de Liquidación','Alfanumérica','S') Habilitar la opción al inicio del menú, si es con liquidación directa o a través de una programación teórica. 8 ('mltx:VerificaAutoz',N, no verifica el estado de los días y entra a liquidar, 'S' verifica que los días estén autorizados para poder liquidar. 9 ('Hcp:ctlalimenta' control de alimentación va donde están los conceptos del ordinario salario básico, numérica) 10 ('Hcp:HorasbasCorridas alfanumérica con dato S concepto del ordinario) 11 ('Hcp:RespeteHini: alfanumérica con dato S se deja el campo de horas de los horarios de turno en blanco se agrega al concepto de horas extras y recargos para que las extras genere a partir de la fecha inicial del rango) 12 (Hcp:MnjAlimenta alfanumérica con dato D sirve para quitarle a la hora de salida lo que el descuento de alimentación va en el concepto del salario básico) 13 (Hcp:AjusteBasico alfanumérica dato F va en el concepto de salario básico, es para que ajuste al básico al final 14 (Hcp:CptCompSatorioEQ alfanumérica en dato se digita el código del concepto con el que se va a pagar el compensatorio, funciona como un equivalente en el día compensatorio esto para que no duplique el valor de dicho concepto, cuando el día no sea compensatorio salario básico al día se le debe de agregara un concepto cualquiera en el compensatorio) 15 (HCP:NoSumaOrd: descripción no suma al ordinario alfanumérica con dato S sirve para el concepto que se le pague del ordinario del festivo para que no lo duplique se configura en el concepto del dominical) 16 HCP:TpToleranciaE, descripción: Tolerancia a la entrada, con dato en M sirve para que si el empleado entra antes de la hora inicial registrada en el horario, el sistema le liquide desde la hora inicial registrada en el horario, y si entra después de dicha hora, le liquide desde la hora de entrada. 17 HCP:TpToleranciaS, descripción: Tolerancia a la salida, con dato M o en blanco sirve para que el sistema tome liquide sobre la hora final registrada en el horario solo los empleados que salgan dentro del margen de la tolerancia, los demás se liquidan sobre la hora real de salida. 18 HCP:HorarioLiq: descripción: Horario con el que se liquida, en el dato se digita el código del horario que tiene la parametrización, es decir, el horario con el que se va a liquidar. TABLAS QUE MANEJA EL MODULO DE LIQUIDACIÓN DE TIEMPOS Las tablas principales que maneja el módulo de liquidación de tiempos son: PTUR: Programación de Turnos PTUD: Detalle de la Programación de Turnos (Liquidación de turnos en caso de que la liquidación sea directa). PTRL: Turno Real del Empleado PTLQ: Liquidación de Turnos HCP : Relación Conceptos / Horarios Otras Tablas: EMP HOR NOM CPR CAD DNT : Dias de Turnos RRU WQBS CNM TNM WDUM DTS TUR VSV CPT CVR VSY NVN WDUM AGC CLD DNH BRR CIU CIA APE INE VAC INC APT GRE ARE DEP DPT ENF HSL ARH CAS