EXPLICACION DE CÓMO SE DILIGENCIA UN FPC.DOC (FORMATO DE PARAMETRIZACION DE CONCEPTOS) LOS FPC DEBEN ENTREGARSE CON TODAS LAS CARACTERÍSTICAS MENCIONADAS EN ESTE DOCUMENTO, DE NO SER ASÍ, SE DEVOLVERÁN SIN REVISAR PARA SU RESPECTIVA CORRECCIÓN. Este documento le explica la forma como se deben de diligenciar cada uno de los FPCs, que se requieren durante el proceso de Implementación. El Formato de parametrización de conceptos (FPC) es un documento que sirve para: 1-. Parametrizar al interior del sistema cada uno de los conceptos a los cuales el sistema deba hacer un tratamiento especial. 2-. Ser un manual que permita al interior de su compañía, un conocimiento claro de cómo se actúa con cada uno de los conceptos de su sistema de Nomina. El documento debe ser elaborado por una persona del cliente, experta en el proceso para el cual se esta requiriendo una parametrización. Una vez generado (FPC) este será evaluado por el consultor de nuestra compañía quien tendrá la potestad de determinar si el documento cumple con los parámetros solicitados. En caso de no serlo se dará al cliente la instrucción necesaria para su corrección. La no elaboración y entrega oportuna de estos ocasionara retrasos en la culminación del proyecto. Por lo tanto se sugiere que se preste el mayor tiempo y dedicación para su elaboración, entre mas detallado y especifico sea su documento mayor eficacia tendrá la implementación. Se determinan como procesos a los cuales hay que elaborar un FPC, para cada concepto que intervengan, los siguientes: - Liquidaciones Periódicas FPC formato de Parametrización - Liquidaciones definitivas FPC formato de Parametrización - Consolidaciones FPC formato de Parametrización - Provisiones FPC formato de Parametrización NOTA: Siempre y cuando usted provisione con consolidaciones. - Contabilización FPC formato de Contabilización - Presupuesto FPC formato de Presupuesto - Retroactivos FPC formato de Parametrización Cada uno de estos procesos, debe tener un FPC diligenciado en el correspondiente documento o formato. Por lo tanto, como puede observar existen 3 tipos de formatos que se deben de diligenciar de acuerdo cada uno con sus especificaciones. Para un concepto, que actué en cada uno de los procesos especificados, se deben de diligenciar cada uno de los formatos en forma separada. Por ejemplo: Si el concepto de Retención en la fuente, se liquida en las periódicas, definitivas y se hace el calculo semestral (consolidación), se deben de diligenciar en los tres formatos. FPC formato de Parametrización Nómina Se debe de cumplir con las siguientes especificaciones: 1. Código del Concepto: Campo Alfanumérico de 4 espacios, Donde se le asigna un código al concepto para reconocerlo y distinguirlo de los demás. Ejemplos: * Numérico: 0001 * Alfanumérico: SA01 2. Descripción: Campo Alfanumérico de 60 espacios, donde se digita el nombre del concepto. Ejemplos: * HORAS ORDINARIAS (INTEGRALES) * SUBSIDIO DE TRANSPORTE * CESANTIAS 3. Política: Espacio exclusivo para SYSOFT Ltda. En este campo, Según la Parametrización del concepto se le asigna una política, la cual va a ser la que permite manejar dicho concepto como la empresa lo requiere. 4. Tipo de Proceso: Escoja uno de la lista indicada. Si indico Periódica debe indicar la periodicidad. Mensual, quincenal, etc. Si existe un concepto que se liquide en más de una periodicidad deberá diligenciar un FPC para cada periodicidad. Ejemplos: * PERIODICA. * DEFINITIVA. 5. Periodicidad ( Si Indico Periódica): En este punto se debe indicar la periodicidad de la nomina. Ejemplos: * Semanal, Quincena, Decadal , Mensual , Catorcenal CONSIDERACIONES DEL PAGO / DEDUCCIONES 6. ¿A quien (es) SI se paga este concepto?: Empleados a quienes Si, se les debe pagar este concepto: Ley 50, Régimen Anterior, Salario Integral, Practicantes, Sena... Ejemplos: * HORAS ORDINARIAS (SALARIO BASICO): LEY 50, Régimen Anterior. * HORAS ORDINARIAS (INTEGRAL): A personal con salario Integral * SUBSIDIO DE TRANSPORTE: A personal que devengue hasta dos salarios mínimos legales y que no se les proporcione transporte * CESANTIAS: Personal Ley 50 7. ¿A quien (es) NO se les paga este concepto?: Si el concepto esta restringido a cierto tipo de empleado: Ley 50, Régimen Anterior, Salario Integral, Practicantes, Sena... Ejemplos: * HORAS ORDINARIAS (INTEGRAL): A personal Ley 50 y Régimen tradicional de cesantías aprendices SENA y pensionados. * SUBSIDIO DE TRANSPORTE: A personal con mas de dos salarios mínimos legales y que se le suministre el transporte. * CESANTIAS: A personal con salario integral, aprendices SENA y Pensionados 8. ¿Cómo se paga este concepto?: Describa en este punto la forma en que se liquida el concepto. Es decir en forma de texto y la formula que aplica. Ejemplos: * HORAS ORDINARIAS (INTEGRAL): Se toma el salario por día del empleado y se multiplica por la periodicidad de la nomina (30,15 o 10 días, dependiendo) Formula = Básico Día * 15 * SUBSIDIO DE TRANSPORTE: Para unas personas se controla el mínimo, para otras personas NO. Se toma el salario por hora y se multiplica por las horas trabajadas en el periodo. Formula = Salario por hora por Horas Trabajadas. * CESANTIAS: Pueden haber dos casos, personas en régimen anterior y personas con régimen actual. Para las persona con régimen anterior se calculan los días trabajados totales, se les resta las ausencias, se calcula el valor de las cesantías como los días trabajado * salario por día. Este salario por día se calcula como salario promedio. En este caso el Salario Promedio se calcula como el ultimo salario básico + subsidio de transporte + mas el promedio de lo devengado de los concepto (lista de conceptos) / 360 días (o el # de días) Formula = (Días Totales Trabajados / 360) * Salario promedio Día. Otra Fórmula Salario Promedio * Total días Trabajados (Debe descontar los días por huelga, sanciones y Licencias no remuneradas) / 365 o 360 días según corresponda. Estás formulas deberán ser desarrolladas en el ejemplo numérico con todas sus especificaciones. 9. ¿Con que Salario se debe Liquidar este concepto?: Indique el tipo de salario con el cual se liquida el concepto Básico actual, Diferencia entre el básico actual y el básico anterior cuando ha tenido aumentos, Salario Promedio. En el caso de salarios promedios o salarios que no se calculen como el ultimo básico UD: Debe dar un ejemplo NUMERICO claro de cómo calcula el salario promedio y tomar la opción de que el promedio sea menor que el básico para que aclare que pasaría en tal caso. Ejemplos: * HORAS ORDINARIAS (INTEGRAL): Con salario Básico * SUBSIDIO DE TRANSPORTE: Básico día. * CESANTIAS: Con Salario Promedio (Debe dar un ejemplo claro de cómo calcula el salario promedio) 10. Si el salario ha cambiado en los últimos tres meses o en la periodicidad que UD. aplique: Esto tiene como objeto determinar que salario se aplica cuando esta eventualidad sucede. Ejemplos: * HORAS ORDINARIAS (INTEGRAL): Si el salario ha cambiado de un periodo a otro se calcula con el Promedio. * SUBSIDIO DE TRANSPORTE: No Aplica * CESANTIAS: Con Básico, pero si ha cambiado en los últimos tres meses se liquida al promedio. 11. Como se calcula el Salario Promedio: Si UD. Dentro de las preguntas anteriores menciono salario promedio en este punto debe escribir la formulación del promedio para su cálculo. Ejemplos: * HORAS ORDINARIAS (INTEGRAL): No Aplica * SUBSIDIO DE TRANSPORTE: No Aplica CESANTIAS: el Salario Promedio se calcula como el ultimo salario básico + subsidio de transporte + mas el promedio de lo devengado de los concepto (lista de conceptos) / 360 días (o el # de días) RESTRICCIÓN DE VACACIONES En este espacio se debe explicar claramente que pasa con cada concepto en los 3 estados de las vacaciones: A la salida, en el disfrute y al regreso. En cuanto al salario básico, en este campo se deben tener también en cuenta lo respondido en la lista de cheque a la pregunta básico pendiente, para especificar que y como se pagarían las horas laboradas y/o salarios pendientes. Ejemplo si en la lista de chequeo seleccionó que no manejara básico pendiente, debe especificar que se pagan las horas laboradas mas las horas del próximo período. Adicional a esto, se debe dar ejemplo numérico. En el caso de las incapacidades se debe aclarar muy bien como lo manejarían, poniendo un ejemplo completo que incluya todos los casos. Si estamos hablando de una deducción (préstamo, ahorros, embargos, etc) aclarar si las deducciones son proporcionales a los días laborados (a la salida y en el regreso), o se le cobra la cuota completa. 12. Que pasa en la Salida a Vacaciones: Ejemplos: * HORAS ORDINARIAS (INTEGRAL): Pago proporcional a las horas ordinarias trabajadas. * SUBSIDIO DE TRANSPORTE: Pago proporcional a las horas ordinarias trabajadas. * CESANTIAS: No Aplica 13. Que pasa en el Disfrute de Vacaciones: Ejemplos: * HORAS ORDINARIAS (INTEGRAL): No hay pago por este concepto. * SUBSIDIO DE TRANSPORTE: No hay pago por este concepto. * CESANTIAS: No Aplica 14. Que pasa en el Regreso de Vacaciones: Ejemplos: * HORAS ORDINARIAS (INTEGRAL): Pago proporcional a las horas ordinarias trabajadas. * SUBSIDIO DE TRANSPORTE: Pago proporcional a las horas ordinarias trabajadas. * CESANTIAS: No Aplica INCAPACIDADES En este espacio se debe especificar que pasa con todos los conceptos cuando se genera una incapacidad, adicional a ello también se deben anexar ejemplos numéricos. 15. Que Pasa: Ejemplos: * ORDINARIO: Se restan las horas a este concepto pues la incapacidad se paga por un concepto aparte, por lo tanto en el ordinario se pagan solo las horas laboradas. * SUBSIDIO DE TRANSPORTE: Se paga proporcional a los días trabajados. * CESANTIAS: No Aplica * RETROACTIVO: Se hace retroactivo de la incapacidad. AUSENCIAS Y/O PERMISOS En este espacio se debe especificar que pasa con todos los conceptos cuando se genera una ausencia y/o permiso, adicional a ello también se deben anexar ejemplos numéricos, aclarando si hay variación cuando es remunerada a cuando no lo es. 16. Que pasa: Ejemplos: * HORAS ORDINARIAS (INTEGRAL): Pago proporcional a las horas ordinarias trabajadas. * SUBSIDIO DE TRANSPORTE: Se le pagan los días laborados, si la ausencia y/o permiso se genera un día que asiste a la empresa (las horas que sean) se le paga este concepto, pero si la ausencia y/o ausentismo es un día completo se le resta a este concepto. * CESANTIAS: Dependiendo de la política de la empresa se descuentan licencias o permisos. CONSIDERACIONES ESPECIALES 17. Existen algunas consideraciones especiales, no tenidos en cuenta en los ítem anteriores EJEMPLOS NUMERICOS 18. Se anexan los Ejemplos numéricos del cálculo del concepto, incluyendo los ejemplos de los cálculos de salario promedio cuando aplique. Este espacio es para dar ejemplos de una liquidación, con periodos concretos y un grafico donde así lo requiera. Elijan un empleado o varios (especificando salario, deducciones, etc) donde puedan aplicar todos los casos posibles, incapacidades, ausencias, vacaciones, horas extras, auxilios, etc... y envíen el ejemplo de como lo liquidarían ustedes manualmente, incluyendo el período en el que se registrarían las novedades y se le pagarían (ejemplo: lo incapacitan en el periodo 1 (1 al 10) pero se ingresan las novedades en el periodo 2 (10 al 20). Todo esto debe ser claro, para saber como parametrizar el sistema y verificar todos los comportamientos que la política debe asumir. Ejemplos: Ejemplo Incapacidades y Ausentismos para el concepto de ordinario: Salario Básico mensual $ 1.200.000 Para la Catorcena del 5 al 18 de Marzo el empleado tiene las siguientes novedades: Incapacidad del 6 al 9 de Marzo, se liquida el Ordinario así: -Horas Laboradas (Ordinario) 10*8=80. -Horas Incapacidad 4*8=32/120. Salario Hora 1.200.000/240=5000. cpt. Ordinario se liquida así: 80*50.000= $ 400.000 Ejemplo Dominical y/o festivo: Si la Ausencia no remunerada es en cualquiera de los días hábiles esta se liquida en la proporcionalidad. Salario Mensual: $ 1.200.000 del 5 al 18 de Marzo. Ausencia del 12 al 14 y es no remunerada, se liquida así: Del 5 al 18 tiene derecho a 2 domingos pero tiene laborado 9 días de ordinario = 72 Horas. La proporción se calcula: Si por 96 horas se pagan 16 horas de domingo 72*2/96=1.5 Ejemplo Subsidio Transporte: Ejemplo Al Básico: Salario Mensual $ 867.400 Valor Subsidio 50.800 Periodo del 5 al 18 de Marzo. Novedades: 2 Días de Incapacidad 13-14 (Fecha). Ausencias 5 Horas 16 (Fecha) Como el salario básico es igual a los 2 S.M.L.V.M se paga así: Días trabajados en la quincena=11 entonces 50.800/30*11= 18.627. Ejemplos Prima: EJEMPLO: SI LABORO 6 MESES (Salario Básico ultimo semestre+ Promedio Horas Extras y Festivas ultimo semestre + Promedio Recargo Nocturno ultimo semestre + Comisiones ultimo semestre)/30 * días a pagar Salario Básico 408.000 Promedio Horas Extras 270.000/6=45.000 Promedio Recargo Nocturno 360.000/6=60.000 Comisiones 7.200.000/6=1.200.000 Base: 1.713.000/30*15=856.500 (o proporcional a los días laborados) FORMULA 1: Salario Básico $ 800.000 1 semestre. Días laborados 181 fecha de aumento: 01.01.07 Horas Extras-Comisiones-Recargo Nocturno del Semestre= $ 500.000. La prima se calcula así: Cambio de salario en los últimos 90 días=NO. El salario Básico Mensual <= 2 S.M.L.V.M=SI. Básico $ 800.00 + $ 50.800 = $ 850.800 + Promedio de H.E-Comisiones-R.N= $ 500.000/181 Días *30 Días=$82.873. Promedio $ 850.800+ $ 82.873= $932.873. Salario Promedio Diario=$ 31.096. Valor Prima: 31.096*181*15/181= $ 466.436,49 Este es el valor de la Prima para este semestre. FORMULA 2: Promedio + Subsidio de Transporte Básico= $ 800.000 Acumulado $ 500.000. Promedio $ 800.000+$ 82.873=$ 882.873. Salario Promedio Diario= $ 29.429,1. Valor Prima: $ 29.429,1*181*15/181=$ 441.436. Este es el Valor de la Prima. FORMULA 3: Cambio salario. Salario Anterior (1 Mayo 2006) $ 750.000, Salario Actual (1 Mayo 2007) $ 800.000. Promedio Salarios. - Días: 31 Enero + 28 Febrero + 31 Marzo + 30 Abril= 120 días con $ 750.000. $750.000/30*120= $ 3.000.000. - Días: 31 Mayo + 30 Junio= 61 días con $800.000. $ 800.000/30*61=$ 1.626.667. Entonces 3.000.000+1.626.667=4.626.667/181*30=766.851+82.863 H.E=849.724+ 50.800 Subsidio de Transporte=900.524=$ 450.261 Valor de la Prima Ejemplos Cesantías: IGUAL AL EJEMPLO DEL FPC DE LA PRIMA, LO QUE VARIAN SON LOS DIAS, ES DECIR, SALARIO PROMEDIO DIA*365 o 360 DIAS* 30/365 o 360 DIAS. PROMEDIO DE TODO EL AÑO SALARIO BASICO + PROMEDIO (AGRUPACION DE CONCEPTOS=HORAS EXTRAS, COMISIONES, RECARGO NOCTURNO)*30/365 o 360 + SUBSIDIO DE TRANSPORTE (SI ESTE TIENE DERECHO) EJEMPLO: ( Salario Básico + Promedio Horas Extras y Festivas del ano que se esta liquidando + Promedio Recargo Nocturno del ano que se esta liquidando + Comisiones)/30 * días a liquidar del Salario Básico 408.000 Promedio Horas Extras 360.000/8=45.000 Promedio Recargo Nocturno 480.000/8=60.000 Comisiones 9.600.000/8=1.200.000 Base: 1.713.000/360*240=1.142.000 La liquidación se realizo el 30 de agosto. Vacaciones: EJEMPLO:( Salario básico + Recargo nocturno )/30 * días a disfrutar Salario básico: 408.000 Promedio recargo del ultimo ano: 720.000/12=60.000 Liquidación: (468.000)/30*15=234.000 Esta persona ingreso el 15 de octubre del 2005 y sale a vacaciones el 30 de octubre de 2006, el promedio del recargo nocturno va de octubre a octubre. Salud: EJEMPLO: Incapacidades. Salario Básico: 1.200.000 días de Incapacidad 5. IBC del mes anterior $ 1.200.000. Cpt1 3 primeros días se pagan al 100%]=120.000. Cpt2 2 días siguientes al 66.67% 80.000*66.67%=53.336. Cpt3 Ajuste 26.664. Definir los conceptos que hacen base de la seguridad social. EJEMPLO: Ausencias Salario Básico 1.200.000 Ausencia no remunerada 4 días. 10 días trabajados= 400.000 y 400.000*4%=16.000 NOTAS: 1-. La buena explicación y ejemplos numéricos que se entreguen son la base para que se pueda parametrizar bien los conceptos requeridos. 2-. Por favor sea bien explicito con lo que se escribe en dichos FPC, pues no solo ayudaran al manejo del sistema, sin que harán parte de su manual de Nomina. 3-. Cada concepto debe llevar un FPC lo mismo que cada compañía, pues no todas manejan los conceptos de la misma manera. 4-. Para el caso de: - Liquidaciones definitivas FPC formato de Parametrización - Consolidaciones FPC formato de Parametrización - Provisiones FPC formato de Parametrización NOTA: Siempre y cuando usted provisiones con consolidaciones. - Retroactivos FPC formato de Parametrización Algunas de las preguntas anteriores no aplican. Por lo tanto basta con indicar NO APLICA.