EXPORTACIÓN DE DISTRIBUCIÓN CONTABLE ______________________________________________________________ DOCUMENTO:EXPORTACIÓN DE DISTRIBUCIÓN CONTABLE.DOC Ruta : Informes Legales/Exportación de Distribución Contable Este proceso se utiliza para la generación contable de la Nómina. Diligencie los campos requeridos. Para poder realizar este proceso Ud. debe cumplir con los siguientes requisitos : 1-.Haber parametrizado todos y cada uno de los conceptos de Nómina. 2-.Haber realizado todos los procesos de contabilización. 3-.Haber definido una política de exportación esto se realiza por Administración/ Políticas/ transacciones/ Políticas Ver documento 3.1-.Esta política debe de tener como archivo primario el MCN. 3.2-.Relacione los campos correspondientes. 3.3-.Si en la definición de la política y/o proceso de exportación, se ha indicado que se hará por medio de un programa externo, Ud debe de chequear Utiliza Dll Externo ?, de lo contrario NO. 4-.Haber diligenciado correctamente los campos de Filtro, Orden y Rompimiento. 4.1-. Estos campos son cruciales para la exportación. y se encuentran almacenados en el InI : MidasMCN.ini , donde se ejecuta el programa. En la parte inferior de la pantalla se encuentra su ruta y nombre. 4.2-.En la variable de Usuario : Tnlg:McnINI Ubicacion del Ini de exportacion Alfanumerica Dato = Por defecto el le coloca .\ Ud puede modificar esta ruta. 4.3-.En el caso de que Ud. desee modificarlos existe un check Actualizar MidasMCN.ini ?, el cual si Ud. diligencia le permitirá el acceso a ellos. Una vez cumplidas las reglas anteriores, podrá realizar el proceso. Esta exportación se puede hacer de variadas formas y su caso será explicado detalladamente en el momento de su capacitación. Existen algunas variable de Usuario que se pueden utilizar para un mejosr condicionamiento de la exportación ha realizar, a continuación se explican : Tnlg:RemoMcnINI, Reemplazar el Ini de exportacion Alfanumerica Dato = N, no permite reemplazarlo S. lo reemplaza. Tnlg:McnINI Ubicacion del Ini de exportacion Alfanumerica Dato = .\ o el que Ud. indique IniPorProceso Si el Ini es por Politica Alfanumerica Dato = N Tnlg:ExpCbanteFil Si filtra la exportacion por comprobante Alfanumerica Dato = S Mllg:NativaMCH Exportacion Nativa Numerica Dato = 1-MIdasoft,2-GregPlain, 3-Diaco En caso de Nativa = 2 Mllg: PMPrefijo, 0,'Prefijo para el consecutivo de CSP','Alfanumérica', '') Mllg:SoloStores,0,'Solo ejecuta los stores','Numerica','1') Mllg:StoreMCP,0,'Store Procedure Interfase MCPH con Otro Sistema','Alfanumérica','SINC_MCP') Mllg:StoreMCPH,0,'Store Procedure Interfase MCPH con Otro Sistema','Alfanumérica','SINC_MCH') Mllg:StoreFCT,0,'Store Procedure Interfase FCT con otro Sistema','Alfanumerica','SINC_FCT') Mllg:StoreFCTI,0,'Store Procedure Interfase FCTI con otro Sistema','Alfanumerica','SINC_FCTI') Mllg:StoredelFCT,0,'Store Procedure para Borra FCT creado en otro Sistema , 'Alfanumerica','BORRA_PM10000') Mllg:StoredelMCP,0,'Store Procedure para Borra MCP creado en otro Sistema','Alfanumerica','BORRA_GL10000') Mllg:StoredelFCTI,0,'Store Procedure para Borra FCTI creado en otro Sistema','Alfanumerica','BORRA_PM10100') Mllg:StoredelMCH',0,'Store Procedure para Borra MCH creado en otro Sistema','Alfanumerica','BORRA_GL10001') Puc:CnsPUC','0','Nombre del Store Procedure para Actualizar CnsPUc GregPlain','Alfanumerica','ACT_PUC') Mllg:CodChequera','0','Codigo de la Chequera Greg Plain','Alfanumerica','BANCAFECT01') Mllg:CodMoneda','0','Codigo de la Moneda Greg Plain','Alfanumerica','2999') Para el caso de Filtrar la exportación por Comprobante con la Variable Tnlg:ExpCbanteFil y en el dato Un Numero de comprobante , Ud. pude además filtrar la exportación para un día especifico. Este caso se utiliza para la exportación de las liquidaciones definitivas, y su operación se realiza de la siguiente manera. 1-.Recuerde que la exportación de las liquidaciones definitivas se hacen para un comprobante. 2-.Para Un período contable 3-.Además se indica una fecha desde y una fecha hasta, rango en el cual se buscan estas liquidaciones, y en el cual no podrá existir ninguna ambigüedad. Es decir debe de ser consecuente y no puede mezclar estas fechas pues lo mas común es que se le dupliquen sus liquidaciones definitivas. 4-.El sistema toma el día de la fecha desde y con el marca la contabilización realizada. 5-. Cree la variable : Mllg:DiaFiltro y fíjela con el comprobante en el dato coloque S. Con esto el sistema sabe que Ud. va ha filtrar la exportación para un dia por ese comprobante. La variable queda de la forma Mllg:DiaFiltroxxxx , donde xxxx es el código del comprobante. 6-.Creada la variable anterior , con Dato = S, le aparece en la ventana el campo : Día Filtro, en el cual Ud. digita el día especifico , 01 02 ... etc, siendo consecuente con lo indicado en el punto 3. COMO CAMBIAR EL SIGNO Y LA NATURALEZA DE UNA CUENTA ? Parametrice la variable de Usuario Mllg:VerSignos con dato = S Esto permite : Ejemplo 1: Cuenta Nit Debito Credito 25200101 xxxxxxxx -193900 25050101 xxxxxxxx -193900 Despues de su evaluacion queda asi : Cuenta Nit Debito Credito 25200101 xxxxxxxx 193900 25050101 xxxxxxxx 193900 En el caso de Nativa 1 Ud debe de crear una política de exportación que contenga los siguientes campos TextoMCH Group,pre(MCPTXT) TIPREG STRING(1) ! 1 COMPROBANTE String(20) ! 2 - 21 DOCUMENTO String(20) ! 22 - 41 ANO String(4) ! 42 - 45 MES String(2) ! 46 - 47 FECHACTABLE String(8) ! 48 - 55 REFERENCIA1 String(20) ! 56 - 75 REFERENCIA2 String(20) ! 76 - 95 DETALLE String(80) ! 96 - 175 UBICACION String(16) ! 176 - 191 CUENTA String(16) ! 192 - 207 IDTERCERO String(20) ! 208 -227 DETALLEMCH String(60) ! 228 -287 VALOR String(20) ! 288 -307! + 10 18/03/2005 SM PARA DIACO CANTIDAD String(10) ! 308 - 317 TIPO String(2) ! 318-319 MONEDA String(4) ! 320-323 TASA String(10) ! 324-333 VALOROTRO String(10) ! 334-343 VALORBASE String(10) ! 344-353 PORCENTAJE String(10) ! 354-363 CPTORETEN String(4) ! 364-367 REFERENCIA2MCH String(20) ! 368-387 REFERENCIA1MCH String(20) ! 388-407 CENTROCOSTO String(20) ! 408-427 AREA String(20) ! 428-447 10/10/2003 LF CAMBIO DE 4 A 20 DEPTO String(20) ! 448-467 10/10/2003 LF CAMBIO DE 4 A 20 GRUPO String(20) ! 468-487 19/18/2004 LF CAMBIO DE 12 A 20 SUBGRUPO String(20) ! 488-507 19/18/2004 LF CAMBIO DE 12 A 20 PRODUCTO String(16) ! 508-523 SECCION String(20) ! 524-543 19/18/2004 LF CAMBIO DE 12 A 20 SUCURSAL String(20) ! 544-563 19/18/2004 LF CAMBIO DE 12 A 20 BANCO_G String(2) ! 564-565 SUCURSAL_G String(2) ! 566-567 CTA_BCO_G String(15) ! 568-582 N_CHEQUE String(16) ! 583-598 19/18/2004 LF CAMBIO DE 20 A 16 PROYECTO STRING(20) ! 599-618 10/10/2003 LF AGREGO NIVEL String(20) ! 619-638 18/01/2004 SM IDSEDE String(5) ! 639-643 18/01/2004 SM CNSPUC String(30) ! 644-673 18/01/2004 SM TIPOTER String(4) ! 674-677 08/10/2004 JAS DIACO CPTORET String(20) ! 678 04/10/2005 SM PARA monarca Elkin filler String(180) ! 678 filler2 String(200) ! 878 filler3 String(1) ! 1078+ 1 = 1079 ! - 10 18/03/2005 SM PARA DIACO END EXPORTACION CONTABLE A GREAT PLAINS Para esta exportación, lo primero que se necesita es tener configurada la variable Mllg:NativaMCH con dato igual a 2. 1. VARIABLES DE USUARIO DEL PROCESO DE EXPORTACIÓN CONTABLE GENERALES Tnlg:ExpMCN Esta variable activa el debug del proceso de exportación (1) Mllg:NativaMCH Exportación Nativa Numerica 1-Midasoft 2-GregPlain 3-CAPTUS Tnlg:REDONDEA Redondeo de cifras Alfanumérica Redondea los valores encontrados en el MCN Mllg:Motor Motor de Base de datos utilizado Alfanumerica -MSSQL = Microsoft SQL server -PERVASIVE= Pervasive -ORACLE PARA NATIVA = 2 Mllg:PMPrefijo Prefijo para el consecutivo de los documentos de CxP Alfanumérica Esta variable se puede leer en la configuración de cuentas por pagar (ver tabla sy00900) Mllg:StoreMCP Store Procedure Interfase MCPH con Otro Sistema Alfanumérica Nombre del store procedure ubicado en la BD de midasoft Mllg:StoreMCPH Alfanumerica Nombre del store procedure ubicado en la BD de midasoft Mllg:StoreFCT Store Procedure Interfase FCT con otro sistema Alfanumérica Nombre del store procedure ubicado en la BD de midasoft Mllg:StoreFCTI Store Procedure Interfase FCTI con otro Sistema Alfanumérica Nombre del store procedure ubicado en la BD de midasoft Mllg:StoredelFCT Store Procedure para Borra FCT creado en otro Sistema Alfanumérica Nombre del store procedure ubicado en la BD de midasoft Mllg:StoredelMCP Store Procedure para Borra MCP creado en otro Sistema Alfanumérica Nombre del store procedure ubicado en la BD de midasoft Mllg:StoredelFCTI Store Procedure para Borra FCTI creado en otro Sistema Alfanumérica Nombre del store procedure ubicado en la BD de midasoft Mllg:StoredelMCH Store Procedure para Borra MCH creado en otro Sistema Alfanumérica Nombre del store procedure ubicado en la BD de midasoft Puc:CnsPUC Nombre del Store Procedure para Actualizar CnsPUc Gre-PlainS Alfanumérica Nombre del store procedure ubicado en la BD de midasoft Mllg:CodChequera Código de la Chequera Great Plains Alfanumérica Este dato se usa en los lotes de cuentas por pagar, lo suministra el área contable Mllg:CodMoneda Código de la Moneda Great Plains Alfanumérica Este es un valor numérico , de la moneda (puede ser 1000 o 1008) , se extrae de la tabla MC00600 Mllg:NombreNBD Código de la Base de Datos Great Plains Alfanumérica Generalmente es el mismo nombre de la base de datos de Great Plains ( Ver tabla SY01500) Mllg:usuarioBD Código de usuario Base de Datos Great Plains Alfanumérica Nombre de usuario con el que se quieren registrar las transacciones ( Ver tabla SY01500) 2.CONFIGURACIÓN MINIMA DEL SISTEMA Antes de Iniciar la contabilización, se deben tener correctamente diligenciadas las siguientes tablas de referencia : PUC : Esta es la tabla de las cuentas contables y debe tener, obviamente además del código de la cuenta, el indicador Maneja Relaciones Activado. Con esto el sistema buscará la equivalencia entre la cuenta en Midasoft y la misma cuenta en el otro sistema. Si la cuenta no existe en el otro sistema o el store_ procedure configurado en la variable Puc:CnsPUC , no funciona o no esta implementado, esto será la primera causa de errores. PUCR: Esta tabla contiene las relaciones entre la cuenta contable y los módulos del sistema externo. Como mínimo debe existir un registro en esta tabla por cada cuenta a exportar. En esta tabla además de diligenciar el campo imputación con el código de la cuenta, debe indicar a que modulo del sistema externo va a exportar el movimiento de esta Cuenta ( escoja solo entre CXP y Contabilidad). DEBE CREAR LA FUNCION DE USUARIO VER_TERCERO ( SI MANEJA SQL 2000 O SUPERIOR ) Se debe verificar en la tabla GCSS (consecutivos del sistema), la existencia del prefijo CNS-FIN-GP. Este debe contener la ultima entrada de diario. Preferiblemente inicie en una secuencia superior. Debe crear manualmente en great plains el primer documento de cuentas por pagar, con el prefijo parametrizado en las variables de usuario. DEBE CREAR LOS STORE PROCEDURE Los siguientes store procedure deben estar creados en la base de datos de MIDASOFT: SINC_MCP SINC_MCH SINC_FCT SINC_FCTI ACT_PUC CONSEC_GL40000 CONSEC_PM400 3.PARÁMETROS A INTRODUCIR POR PANTALLA Si desea exportar solo la contabilización de una nomina particular, marque la casilla exportación por nomina y seleccione el tipo de nomina y el periodo que va a exportar. En el campo comprobante filtro, seleccione el codigo del comprobante del cual va a exportar. En el proceso de exportación seleccione la política de exportación, que configuró previamente. En la opción lotes, debe escribir en los campos Financiero y CXP , los nombres de los lotes de contabilización con los que va a grabar en Great Plains. Asegúrese de escribir los dos nombres para evitar cualquier error de integridad de datos. 4.VALIDACIONES INICIALES Al iniciar la exportación el sistema genera en tablas base, diferentes para Contabilidad y cuentas por pagar, la información a exportar y le aplica a esta información las siguientes validaciones :  Validación de las cuentas : Esta validación revisa todas las cuentas a exportar del comprobante seleccionado, buscándolas en el PUC del sistema contable externo. En caso de No encontrarlo se apreciará el siguiente mensaje : " Índice de la cuenta XXXX no encontrado" y se abortará la exportación.  Validación de terceros :Esta validación revisa la existencia de los terceros de midasoft, en la tabla maestra de terceros PM00200 ,en caso de no encontrarlo, se apreciará el siguiente mensaje : "Id del tercero xxx 'No existe en Maestro de proveedores PM00200 " y se abortará la exportación. 5. RESTRICCIONES A NIVEL DE STORE PROCEDURE Luego de pasadas las validaciones previas, se pasa a la exportación al sistema externo, mediante ejecución de store procedure (recuerde configurar las variables de usuario que definen los nombres de los store). En la pantalla de debug, aparecerá cualquier error de integridad referencial. Con los cual se da por terminada la exportación. Deberá entonces eliminar el lote de transacciones en su sistema contable, extraer el proceso de exportación en Midasoft y reiniciar el proceso una vez se corrijan las inconsistencias. EXPORTACION CONTABLE A STONE Para esta exportación, lo primero que se necesita es tener configurada la variable Mllg:NativaMCH con dato igual a 3. 1. VARIABLES DE USUARIO DEL PROCESO DE EXPORTACIÓN CONTABLE GENERALES Tnlg:ExpMCN Esta variable activa el debug del proceso de exportación (1) Mllg:NativaMCH Exportación Nativa Numerica 1-Midasoft 2-GregPlain 3-CAPTUS Tnlg:REDONDEA Redondeo de cifras Alfanumérica Redondea los valores encontrados en el MCN Mllg:Motor Motor de Base de datos utilizado Alfanumerica -MSSQL = Microsoft SQL server -PERVASIVE= Pervasive -ORACLE PARA NATIVA = 3 Mllg:PMPrefijo Prefijo para el consecutivo de los documentos de CxP Alfanumerica Esta variable se puede leer en la configuración de cuentas por pagar (ver tabla sy00900) Mllg:StoreMCP Store Procedure Interfase MCPH con Otro Sistema Alfanumerica Nombre del store procedure ubicado en la BD de midasoft Mllg:StoreFCT Store Procedure Interfase FCT con otro sistema Alfanumerica Nombre del store procedure ubicado en la BD de midasoft Puc:CnsPUC Nombre del Store Procedure para Actualizar CnsPUc Gre-PlainS Alfanumérica Nombre del store procedure ubicado en la BD de midasoft Mllg:CodChequera Codigo de la Chequera STONE Alfanumerica Este dato se usa en los lotes de cuentas por pagar, lo suministra el area contable Mllg:CodMoneda Codigo de la Moneda Blanda captus Alfanumerica Este es un valor numerico , de la moneda local (pesos) Mllg:CodMoneda2 Codigo de la Moneda duracaptus Alfanumerica Este es un valor numerico , de la moneda extranjera (dolar) Mllg:codtercero' Codigo del tercero general para nomina, por transferencia Alfanumerica Suministrado por el area contable Mllg: CodCodptovta' Codigo de Punto de venta captus Alfanumerica Suministrado por el area contable 2.CONFIGURACIÓN MINIMA DEL SISTEMA Antes de Iniciar la contabilización, se deben tener correctamente diligenciadas las siguientes tablas de referencia : PUC : Esta es la tabla de las cuentas contables y debe tener, obviamente además del código de la cuenta, el indicador Maneja Relaciones Activado. Con esto el sistema buscará la equivalencia entre la cuenta en Midasoft y la misma cuenta en el otro sistema. Si la cuenta no existe en el otro sistema o el store_ procedure configurado en la variable Puc:CnsPUC , no funciona o no esta implementado, esto será la primera causa de errores. PUCR: Esta tabla contiene las relaciones entre la cuenta contable y los módulos del sistema externo. Como minimo debe existir un registro en esta tabla por cada cuenta a exportar. En esta tabla además de diligenciar el campo imputación con el codigo de la cuenta, debe indicar a que modulo del sistema externo va a exportar el movimiento de esta Cuenta ( escoja solo entre CXP y Contabilidad). ERR_EXPORT: esta tabla no esta definida en el sistema debe crearla aparte. 3.PARÁMETROS A INTRODUCIR POR PANTALLA Si desea exportar solo la contabilización de una nomina particular, marque la casilla exportación por nomina y seleccione el tipo de nomina y el periodo que va a exportar. En el campo comprobante filtro, seleccione el codigo del comprobante del cual va a exportar. En el proceso de exportación seleccione la política de exportación, que configuró previamente. 4.VALIDACIONES INICIALES Al iniciar la exportación el sistema genera en tablas base, diferentes para Contabilidad y cuentas por pagar, la información a exportar y le aplica a esta información las siguientes validaciones :  Validación de las cuentas : Esta validación revisa todas las cuentas a exportar del comprobante selcccionado, buscándolas en el PUC del sistema contable externo. En caso de No encontrarlo se apreciará el siguiente mensaje : " Indice de la cuenta XXXX no encontrado" y se abortará la exportación. 5. VALIDACIONES A NIVEL DE STORE PROCEDURE Estas validaciones tienen por objeto garantizar la integridad de los datos y anularán el proceso de exportación. Estas inconsistencias se ven en la pantalla de debug del proceso. A continuación se documentan las validaciones. 5.1 EXPORTACION A CONTABILIDAD error de insercion CN_CAMOV Este error significa que esta rompiendo alguna regla de integridad en la tabla de cabecera del movimiento contable CUENTA NO EXISTE XXX Indica que la cuenta XXXX no esta registrada en las cuentas del sistema contable CN_RCUCC NO EXISTE XXX - YYY Indica que la cuenta XXX que se esta tratando de exportar, maneja centro de costo y no esta relacionada con el centro de costo YYY Error de insercion CN_CUMOV Este error significa que esta rompiendo alguna regla de integridad en la tabla de detalle del movimiento contable * Este código varia de acuerdo a la regla de integridad que se rompa 5.1 EXPORTACION A CUENTAS POR PAGAR No existe consecutivo y/o periodo No se ha creado la configuración basica del periodo en STONE No se pudo actualizar consecutivo para periodos No se ha creado la configuración basica del periodo en STONE No detalle tercero XXX No existe un tercero (o un empleado) de midasoft en la tabla de terceros de STONE Ya existe registro en po_cafa Se esta tratando de contabilizar dos veces el mismo documento Error en la tabla XXX al hacer INSERT Este error significa que esta rompiendo alguna regla de integridad en la tabla XXX Error en actualizacion de FCT El registro de cuentas por pagar no se pudo marcar como exportado 6. RESTRICCIONES A NIVEL DE STORE PROCEDURE Luego de pasadas las validaciones previas, se pasa a la exportación al sistema externo, mediante ejecución de store procedure (recuerde configurar las variables de usuario que definen los nombres de los store). En la pantalla de debug, aparecerá cualquier error de integridad referencial. Con los cual se da por terminada la exportación. Deberá entonces eliminar el lote de transacciones en su sistema contable, extraer el proceso de exportación en Midasoft y reiniciar el proceso una vez se corrijan las inconsistencias. Modificado 03/08/05 JS Modificado 11/08/2005 SIMON MENDEZ TIPS UTILIZADOS EN LA EXPORTACION CONTABLE Caso 1-. Se necesita que el tipo sea : DR para Debitos CR para Creditos Utilice la mascara del PLT D para DEbitos C para Creditos Y el campo con valor por Defecto,Alfanumerico R para el otro componente Caso 2-. Se necesita que el exista una columna para el campo DEBITO y otra para el campo CREDITO. Se debe Parametrizar un la definicion contable un campo XXXXX, y en el campo relacionado se debe seleccionar TIPO y adicionalmente en el campo descripción indique SignoTipo. Ejemplo: Modificado 04/10/2005 SIMON MENDEZ Complementado 03/10/2006 HUGO TABARES GIRALDO Caso 3-. Para la exportación contable Nativa 1, es decir para ERP de Midasoft y que se quiera realizar la reconstrucción de Saldos en forma automatica : Configure la Variable de Usuario Mllg:StoreSAC Store Recostruccion de Saldos Contables Alfanumérica Dato = SP_Reconstruir_Saldos Existen para este proceso tres store procedure: 1-. Deben de ser creados en el motor en el siguiente orden : 1.1-.SPAct_SacMes01 1.2-.SPAct_SacMesMayor01 1.3-.Sp_Reconstruir_Saldos 2-.Estos strores se encuentran en en el directorio MSSQL, para slq server. Modificado 02/11/05 JS Caso 4-. Si necesita que la fecha sea: Por defecto el sistema coloca el formato de fecha AAAMMDD Si necesita que el año sea de dos digitos en la longitud coloca que es de 6 AAMMDD SI la fecha se necesita que sea DDMMAAAA en el nombre del campo coloca fecha Si necesita que el formato de fecha sea DD.MM.AAAA en el nombre del campo coloca FECHA. Si necesita que el formato de fecha sea MM-DD-AAAA en el nombre del campo coloca FECHAM-