¿CUÁLES SON LOS CAMBIOS MÍNIMOS A REALIZAR EN EL SISTEMA DE NOMINA MIDASOFT A COMIENZO DEL AÑO 2008? DOCUMENTO: CAMBIOINICIOAÑO2008.DOC "IMPORTANTE: Antes de realizar los cambios es recomendable realizar una copia de seguridad y/o Backup de los datos antes y después de generar las consolidaciones (Vacaciones, Cesantías, Intereses de Cesantías y Primas), y antes de empezar a liquidar su nuevo periodo de nómina." En el inicio de un nuevo año se registran cambios que la ley decreta para el pago de determinadas obligaciones que tiene la empresa con sus empleados, para esto debe ingresar estos nuevos valores para parametrizar los procesos dentro del Sistema de Nómina MIDASOFT, así: 1. Crear Calendarios (Procesos de Pago de Nómina, Autoliquidación y Contable) Este proceso le permite crear de forma automática los calendarios de pago de nómina, contable y autoliquidación. Se ejecuta por: Módulos de Nómina, Módulo de Asistente de Configuración | Generación | Calendario Anual. a. Seleccione la nomina a generar. b. Numeración de Periodos, Esto indica como generara los periodos, si selecciona Anual los genera 01, 02, 03, 04, 05 etc. hasta terminar el año. Si este se elige Mensual por cada mes arranca en 1 es decir 01, 02, 01, 02 etc. hasta terminar. c. Periodo Inicial, Normalmente se empieza en 01. d. Meses y Periodos Numéricos, Si se activa crea meses y periodos con el cero antepuesto ejemplo; 01, 02, 03..., Se recomienda activar esta opción. e. Periodos cerrados, Esta opción sirve para crear los periodos cerrados. En este caso se recomienda no activar esta opción f. Fechas de Generación, indique la fecha inicial y final del calendario contable, para quincenas, meses, décadas es 1.01.2008 y la final 31.12.2008. *Ver nota g. Calendario Contable y de Autoliquidación, Si se activa el sistema además creara estos calendarios, recuerde que los calendarios contables y de autoliquidación solo son uno y se debe activar con una periodicidad tipo quincenal, mensual o decadal que arrancan del 1 de enero hasta el 31 de diciembre. * Nota: Si se manejan nóminas semanales y/o catorcenales las fechas a registrar son: Fecha Inicial 7.01.2008 y comienza en el periodo 02 y la Fecha Final sería el 28.12.2008. MANUAL MENTE SE DEBE REGISTRAR EL PERIODO 01 Adicionalmente puede colocar de una vez los Condicionadores de Periodo para indicar lo pagos y/o deducciones de los diferentes periodos de pago. Para ejecutar este proceso ingrese por Módulo de Configuración, Tablas de Referencia, Calendarios de Procesos, Cambiar, ubicarse en la ficha Condicionadores y marque con un asterisco (*) el renglón correspondiente. Ej.: Deducciones/ Pagos 1ª Quincena: *, 2ª Quincena: *, etc..... 2. Luego debe cambiar los datos de nuevos salario por: Configuración | Parámetros del Sistema | Variable Generales, se debe cambiar: En General: Se debe cambiar. Salario Mínimo Legal $ 461.500 (porcentaje de incremento 6.409961%) Salario Mínimo de la Empresa, Según la empresa si los hay. Salario Mínimo Convencional, Según convención, pacto y/o sindicato de la empresa si los hay. Tope de Retención en la Fuente, ** Ver nota al final del presente Documento. Porcentaje por Exceso y Rangos para Exceso, ** Ver nota al final del presente Documento En Definición de Variable: Se debe cambiar las variables correspondientes a: Tope para Subsidio de Transporte los 2 Salario Mínimos -> 923.000 (porcentaje de incremento 6.409961%) Tope seguridad social de 25 Salarios Mínimos -> 11.537.500 (461.500 * 25) 3. Configuración | Tablas de Referencia, se debe cambiar: Tabla de Impuestos: Se debe actualizar las tablas Modificado sol y Hugo No. XXX Retención en la Fuente ** Ver nota al final del presente Documento. Valor UVT para el año 2008 es 22054 No. XXX Fondo de solidaridad, se deben digitar los nuevos rangos. Limites Variable 01 Variable 02 Variables 03 Inferior Superior 1,846,000 7,383,999 1,000 500 500 7,384,000 7,845,499 1,200 500 700 7,845,500 8,306,999 1,400 500 900 8,307,000 8,768,499 1,600 500 1,100 8,768,500 9,229,999 1,800 500 1,300 9,230,000 999,999,999 2,000 500 1,500 No. XXX Pensión, se deben digitar los nuevos rangos. Como para el año 2008 existe cambio de porcentaje de aportes a Pensión por el 16% y de los cuales el empleados debe aportar el 4%, debe cambiar dicho porcentaje de aporte del empleado por la siguiente ruta: Módulo de configuración, Tablas de Referencia, Pensión y cambiar el 3,875 por 4,000, así: Limites Variable 01 Variable 02 Variables 03 Inferior Superior 1 999,999,999 4,000 0 0 Calendarios de Procesos: Revisar lo realizado en el punto 1 del presente documento. Días no hábiles por clase de nómina: Debe ingresar uno a uno los días no laborales por cada una de las nóminas que la Compañía maneje. Nota: Si su Compañía maneja más de una nómina con la misma configuración de Días No Hábiles, puede utilizar la siguiente herramienta de duplicación: Módulo de Nomina | Procesos Auxiliares | Duplicar días no Hábiles y complete la información así: Clase de Nómina: Seleccione la Nómina que ya tiene configurados los Días no Hábiles. En la: Seleccione la Nómina a la que quiere hacer la Duplicación. Desde... Hasta... : Seleccione la fecha inicial a la Final que desea duplicar. Clases de Vacaciones: Si su empresa maneja las vacaciones por registro de empleados esta opción le aparece activa y debe configurar también los Días No Hábiles por Clases de Vacaciones. Nota: Por esta opción no hay duplicaciones, lo que indica que tiene que registrar uno a uno los días a cada una de las Clases de Vacaciones. Días no hábiles de Turnos: Si su empresa maneja Modulo de Turnos y maneja calendario propio para este Modulo, debe ingresar también los Días No Hábiles. Calendarios Contables: Revisar lo realizado en el punto 1 del presente documento. Calendarios De Autoliquidación: Revisar lo realizado en el punto 1 del presente documento. 4. Ahora se deben cambiar los nuevos valores dados por ley en los diferentes conceptos así: Configuración | Conceptos, se buscar el concepto correspondiente y se debe cambiar: Subsidio de Transporte: Si en la compañía existe solo un tipo de periodicidad para el pago, Oprima y en Valores por defecto, campo Valor digite el correspondiente al subsidio de transporte proporcional a 55.000 de acuerdo a la periodicidad de la Empresa, es decir, quincenal, catorcenal, decadal, mensual, etc. Si existen varias periodicidades, en las Variables de las Reglas del Negocio, busque las variables Vlr_Sub, y cámbielas por la proporción equivalente a la periodicidad de la nomina multiplicado por 100, Ejemplo si la nomina es quincenal el valor seria 27.500 * 100 = 2750000, Si es mensual el valor seria 55.000 * 100 = 5500000, Si es catorcenal el valor seria 25.667 * 100 = 2566667, Si es decadal el valor seria 18.333 * 100 = 1833333, Si es semanal el valor seria 12.833 * 100 = 1283333 Embargos: En Definición de Variables, a la variable Vlr_2 en el Dato se debe poner el valor del salario mínimo legal vigente (461.500) y el cual es el valor no embargable para dicho concepto, tenga en cuenta la periodicidad del descuento del concepto para registrar el valor (quincenal -> 230.750, catorcenal -> 215.367, decadal -> 153.833, mensual -> 461.500, semanal -> 107.683, etc.). Adicionalmente se deben cambiar los conceptos que tengan configuradas en sus variables los valores del Subsidio de trasporte como base para salarios promedios como los son: Cesantías: Se deben cambiar el Dato de las variables, si se tienen: Pmc:VlrSub, Ldf:VlrSub. (Valor mensual) Primas: Se deben cambiar el Dato de las variables, si se tienen: VlrSub, Pmc:VlrSub, Ldf:VlrSub. (Valor mensual) Vacaciones: Si se maneja Salario Promedio donde se toma el valor del subsidio, se deben cambiar el Dato de las variables, si se tienen: VlrSub, Pmc:VlrSub, Ldf:VlrSub. (Valor mensual) 5. Existen varias formas de efectuar Aumentos Salariales y dependen de la necesidad que cada una de la Empresas requiera: Por Parámetros, De Archivos Texto, Por Oficios, Por Relación Sindical o Por Categorías. Recuerde tener backup de su Base de Datos antes de realizar este tipo de procesos. Cualquiera de estos Aumentos se realizan por el Módulo de Procesos Auxiliares | Aumentos Salariales: Por Parámetros: Este es el más recomendable para hacer los Aumentos del Salario Mínimo y sirve para igualar el salario mínimo legal vigente del año actual para quienes tienen el salario mínimo legal del año anterior, para lo cual debe diligenciar la pantalla de la siguiente forma: -Aumento Salarial: Allí se debe indicar el nuevo salario mínimo legal vigente de forma mensual. Ej.: Para el año 2008 es de 461,500.000000 -Aumento por: Indicar Fijo, el sistema le activa la opción Es Mensual?, la cual debe marcarse ya que como la referencia es un salario Mensual debe indicarle al sistema según la periodicidad de la nómina distribuya el pago periódico. -Fecha de Aumento: La fecha a partir de la cual los empleados tienen el nuevo salario. -Motivo: Indicar el Código del Motivo del aumento salarial. -Tipo Salarial: Indicar Salario para poder hacer el aumento según la referencia que se desee. -Salario Referencia: Indicar el salario mínimo anterior, indicándole al sistema que este tipo de salarios son los que van a realizar el cambio. Ej.: Indicar 433700.00 -Evalúa Salarios Iguales?: Se debe marcar esta opción cuando no se desean hacer aumentos a salarios inferiores a la Referencia, es decir, si sólo si se aumentan en un valor específico. -Clasificación: Indicar si desea filtrar aun más el cambio de salario según las condiciones: Ccostos, áreas, departamento, ubicaciones, grupos, etc.... Oprima el botón "CONFIRMA" para que el sistema realice el proceso. Para realizar los demás Aumentos Salariales POR PARAMETROS, realice: -Aumento Salarial: Porcentaje, se le indica al sistema el valor porcentual de Aumento. Ej.: 6.41 Valor, se le indica al sistema un Valor Fijo de Aumento. Ej.: 27800.000000 -Aumento por: Marque según la opción que necesite: -Porcentaje ó Valor: Indicar la opción a utilizar y la cual afecta el campo Aumento Salarial. -Fecha: Seleccione la fecha de la cual empieza a regir el nuevo aumento salarial y seleccione la fecha (dd,mm,aaaa) en la pantalla Calendario. -Motivo: Seleccione el código del motivo por el cual se va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Motivos de Aumento Salarial, llamada por el Lookup. -Clasificación: Indicar la prioridad de la estructura Administrativa por la cual se va a ejecutar el Aumento. De Archivos Texto Esta opción permite subir los Aumentos Salariales desde Archivos Planos, dicha estructura de importación debe ser la siguiente: CrnEmp String (12) ! carnet del empelado FchCmb String (8) ! AAAAMMDD BscEnt String (10) !10 Enteros (Salario Mensual) BscDec String (2) !2 Decimales Cuando el plano tiene la estructura solicitada por Midasoft, realice el siguiente proceso: -Ubicación / Nombre: Señalar la ruta de acceso de toma de los datos ó seleccione dicho Path con el botón, que lo lleva a la pantalla . -Número de Registros: Digite el número de registros que desea ejecutar para el aumento salarial. -Motivo: Seleccione el código del motivo por el cual se va a realizar el aumento salarial ó seleccione de la pantalla Motivos de Aumento Salarial llamada por el botón. Oprima el botón "Confirmar" muestra la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" y el sistema realiza automáticamente la operación, seleccione en Dispositivo Destino: Impresora, Disco, Pantalla, Meta File Por Oficios Esta opción permite especificar los Aumentos por Cargo y Relaciones Sindicales. -Fecha: Seleccionar la fecha por la cual empieza a regir el nuevo aumento salarial. -Motivo: Seleccionar el código del motivo por el cual se va a realizar el aumento salarial, seleccione el código de la pantalla Motivo de Aumento Salarial. Condicionamientos -Desde: Es el primer rango donde se inicia el cálculo del aumento salarial. -Relación Sindical: Anotar el código de la Relación Sindical a partir de donde se realiza el aumento salarial, seleccione el código de la pantalla Consulta de Relaciones Sindicales. -Oficio: Anotar el código del grupo de oficios de la empresa de donde se realiza el aumento salarial, seleccione el código de la pantalla Consulta de Oficios. -Hasta: Es el rango final donde se termina el cálculo del aumento salarial. -Relación Sindical: Anotar el código de la Relación Sindical a partir de donde se realiza el aumento salarial, seleccione el código de la pantalla Consulta de Relaciones Sindicales. -Oficio: Anotar el código del grupo de oficios de la empresa de donde se realiza el aumento salarial, seleccione el código de la pantalla Consulta de Oficios. -Tipo de Ajuste: Marque una de las siguientes opciones, según el caso: Mímino, Máximo ó No -Verificar Tope de Aumento: Marque una de las siguientes opciones, según el caso: Antes ó Después. Oprima el botón "Confirmar" muestra la pantalla "Seleccionar Destino del Informe" y el sistema realiza automáticamente la operación, seleccione en Dispositivo Destino: Impresora, Disco, Pantalla, Meta File Por Relación Sindical Esta opción permite especificar los Aumentos por Cargo y Relaciones Sindicales, con el fin de actualizar en este mismo proceso los Salarios por Oficios, si su Empresa maneja todo el estudio salarial de los Oficios. -Aumento Salarial: Digitar el porcentaje ó el valor del nuevo aumento salarial. -Aumento por: Marque según la opción que necesite: Porcentaje ó Valor -Fecha: Seleccionar la fecha de la cual empieza a regir el nuevo aumento salarial y seleccione la fecha (dd,mm,aaaa) en la pantalla Calendario. -Motivo: Seleccionar el código del motivo por el cual se va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Motivos de Aumento Salarial. -Actualizar Oficios: Marcar el recuadro si desea que sean actualizados los Salario por Oficios. Condicionamientos -Desde: Los rangos iniciales para parametrizar los aumentos saláriales por relación sindical. -Nómina: Seleccione el consecutivo ó número de la nómina que necesite y seleccione la indicada en la pantalla Consulta Nóminas. -Relación Sindical: Seleccione el código de la Relación Sindical por la cual se le va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Consulta de Relaciones Sindicales. -Oficio: Seleccione el código del oficio de los empleados por la cual se va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Consulta de Oficios. -Hasta: Los rangos finales para parametrizar los aumentos salariales por relación sindical. -Nómina: Seleccione el consecutivo ó número de la nómina que necesite y seleccione la indicada en la pantalla Consulta Nóminas. -Relación Sindical: Seleccione el código de la Relación Sindical por la cual se le va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Consulta de Relaciones Sindicales. -Oficio: Seleccione el código del oficio de los empleados por la cual se va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Consulta de Oficios. Por Categoría Esta opción permite especificar los Aumentos por Con Categorías Salariales, si su Empresa maneja todo el estudio Salarial de los Oficios incluyendo Categorías. -Fecha Aumento: Se selecciona la fecha a partir de la cual se hará efectivo el aumento salarial. -Motivo: Se selecciona la razón por la cual se efectuó el aumento. -Variables de Categoría: Es una clasificación diferente dado a que clasifica por medio de tablas genéricas (Ubicación, Grupos, Subgrupos, Niveles y Labores). -Tabla: El sistema trae por defecto el nombre de la tabla que se seleccionada en al campo máximo y mínimo. -Máximo: Se selecciona la tabla genéricas por la cual se hará el aumento por categoría (Desde). -Mínimo: Se selecciona la tabla genérica por la cual se hará el aumento por categoría (Hasta). -Variables % de Aumentos: Se selecciona la ubicación de los porcentajes de aumentos. -Tabla: El sistema trae por defecto el nombre de la tabla que se seleccionada en al campo variable % y tipo. -Variable %: Se selecciona la variable que posee el % del aumento. Condicionamientos -Categoría: De acuerdo a la tabla seleccionada en variables de categoría el sistema limita a seleccionar dependiendo de dicha clasificación (Desde - Hasta). -Oficio: Se selecciona los cargos a los cuales se les realizara el aumento (Desde - Hasta). -Relación Sindical: Se selecciona la relación por la cual cuales se les realizara el aumento (Desde - Hasta). -Tipo de Ajuste: Se iguala al mínimo o al máximo dependiendo del Salario por Oficio seleccionado. Verificación tope de aumento -Antes: Significa que usted debe listar y verificar los salarios de los empleado antes del aumento. -Después: Muestra un informe sobre como quedan los salarios respecto los anteriores salarios del empleado. -Actualizar Salarios por Oficio: Se selecciona si se desea que el sistema actualice los salarios por oficios automáticamente. Nota: Si desea más detalles de cómo configurar las tablas para Aumentos por Categoría remítase a la ayuda de dicha opción con ALT + F11. 6. Módulo de Vacaciones | Transacciones | Programación Anual de Vacaciones: Se debe realizar la programación para el año que comienza, el cual se realiza por Transacciones | Programación Anual de Vacaciones. No olvidar realizar copia de seguridad del VAC. Ver en la ayuda Programación Anual de Vacaciones con ALT + F11. 7. Módulo de Seguridad Social Registro | Servicios Parámetros, Tope Máximo Salarial: Poner El valor de los 25 salarios mínimos legales vigentes (11.537.500), Por cada Servicio debe cambiar los topes máximos así: Pensión: Tope máximo para Aportes 11.537.500 y en Fondo debe decir en Tipo Calculo Fondo Tabla, la modificada en el punto del presente documento y en el Renglón Aporte indicar 160.00 (16%). Riesgos: Tope máximo para Aportes 11.537.500 Salud: Tope máximo para Aportes 11.537.500 Registro | Calendario, Verificar si lo realizado en el punto 1 del presente documento quedó correcto. Registro | Entidades Administradora cambiar el renglón Salario Mínimo 433,700.00 por 461,500.00 Registro | Entidades Administradoras Servicios y en todos los servicios de Pensión, se debe cambiar el valor del campo Aportes por 160.000 Cambiar tope Máximo por 11.537.500 y en aportes trabajador se coloca 250.00. Para realizar este cambio masivo debe ingresar Seguridad Social / Transacciones / Cambios de Año / Salario Mínimo: Colocamos el salario vigente 461.500, luego invertir marcas y aceptar Salario Reportado: Se utiliza para los salarios de los aprendices o medio tiempo que permanecen siempre estables. Tipo de Salario: Fijo Actualizar Con Valor Fijo: 461500 Aceptar Semifijo: Para salarios que manejan Garantizados Tipo Salario: Semifijo Actualizar Con: Salario Mes 8. Verificar en el Módulo de Prestaciones Sociales por Configuración | Parámetros de Cesantías que la Fecha de Ultima Consolidación diga 31.12.2006 si no se ha generado la consolidación anual del 2006, en el caso contrario dejarla en 31.12.2007. Nota: En el caso de que usted realice pagos de las Cesantías causadas en el año 2007 antes de ser consignadas al 15/02/2008, debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Debe haber pagado los intereses a las cesantías 2. Haber cerrado el periodo de pago de intereses a las Cesantía 3. Realizar el registro manual de las Cesantías a pagar por el Módulo de Prestaciones Sociales, Registro, Registro Manual de Cesantías, estas deben quedar en estado 3 - Pagadas, para que el sistema en el momento de realizar los medios magnéticos a los Fondos no genere este pago. Nota: El sistema realiza el pago a los fondos cuando el valor de la Consolidación menos el Valor de los Datos del Pago de las mismas encuentra diferencia. 9. Módulo de Liquidaciones Definitivas: Ir a cada uno de los conceptos que están configurados para dicho fin (Política de Definitivas LDF) e ingrese por y cambie todas las variables relacionadas con fechas para actualizar nuevamente el proceso para el año 2008. 10. Cálculo Semestral de Retención en la Fuente. Este proceso le indica al sistema el Porcentaje (%) a aplicar por este concepto en la liquidación periódica de la Nómina durante los próximos seis meses. El proceso se ejecuta por el Módulo de Procesos Auxiliares | Retención en la Fuente | Cálculo Semestral de Retención. Recuerde configurar las variables en el concepto de Retención para que este funcione correctamente. Busque más información en la Ayuda de este proceso con ALT + F11. ** NOTA FINAL: Con la Nueva Reforma Tributaria para el año 2008, Sysoft le solicita a cada uno de Ustedes enviar su interpretación con ejemplos del mismo con el fin de realizar las respectivas modificaciones al Software. Si estas no son enviadas por su Compañía a Sysoft, entenderemos que asumen la interpretación que Sysoft realice sobre la Nueva Reforma Tributaria. UVT CONCEPTO VALOR ABSOLUTO APROXIMADO 240 Tope renta exenta del 25% $ 5.293.000 310 Salario máximo beneficio pagos alimentación $ 6.837.000 41 Tope mensual pagos por alimentación $ 904.000 4600 Tope ingresos año 2007 para salud y educación $101.448.000 100 Tope mensual intereses de vivienda $ 2.205.000 TABLA RESUMEN PARA EL AÑO 2008 Salario mínimo mensual $461.500 Salario mínimo diario $ 15.383 Auxilio de transporte mensual $ 55.000 Auxilio de transporte diario $1.833 Salario mínimo integral $ 5.999.500 Componente salarial (461.500 x 10 ) $4.615.000 Factor prestacional mínimo (4.615.000 x 30% ) $1.384.500 Tope para el pago del auxilio de transporte (461.500 x 2 ) $923.000 Tope máximo mensual para el pago de cotizaciones al sistema de seguridad social (461.500 x 25 ) $11.537.500 Valor hora ordinaria (461.500 / 30 / 8 ) $1.923 Valor hora ordinaria con recargo nocturno ($1.923 x 35%) $2.596 Valor hora extra diurna ($1.923 x 25%) $2.404 Valor hora extra nocturna ($1.923 + 75% por trabajo suplementario nocturno, es decir, después de las 10:00 P.M.) $3.365 Valor hora dominical o festiva ordinaria ($1.923 + 75% por festivo laborado ) $3.365 Valor hora dominical o festiva con recargo nocturno ($1.923 + 75% por festivo laborado + 35% por trabajo ordinario, es decir, después de las 10:00 PM) $4.038 Valor hora extra diurna dominical o festiva ($1.923 + 75% por festivo laborado + 25% por trabajo en tiempo suplementario antes de las 10:00 PM) $3.846 Valor hora extra nocturna dominical o festiva ($1.923 + 75% por festivo laborado + 75% por trabajo en tiempo suplementario después de las 10:00 PM) $4.807