DOCUMENTO: CAPACITACION NIVEL I .DOC GLOSARIO Agrupación de Conceptos: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Agrupación de Conceptos. En esta ruta se matriculan CONCEPTOS, que intervienen en la liquidación de procesos Ej: se matriculan los conceptos base para liquidar cesantías Asociaciones de Empleados: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Asociacionesdeempleados. En esta ruta se asocian empleados a conceptos cuya liquidación es fija (novedades fijas) y no maneja saldos Ej: Se asocian empleados a el concepto de Aporte Voluntario que es un descuento periódico Agrupación de Empleados: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Agrupacionesdeempleados. Se utiliza para incluir o excluir a determinados empleados en el pago de algunos conceptos (Definir Pagos). Envió: Los envíos se utilizan en cada uno de los módulos para identificar cual de ellos realizó la generación de las Novedades de Nómina, Identificados con las siguientes siglas: VC - Vacaciones EM - Embargos AP - Ausencias Existen dos clases de Envíos: Los que pertenecen a un módulo y los que son manuales. Cada módulo tiene su identificador de envío o lotes, que se definen por Configuración, Tablas de Referencia y éste debe decir que SI pertenece a módulo y además si tiene alguna política o proceso es porque tiene alguna función especial. Para extraer un envío, cada módulo posee una opción o botón que indica dicho proceso y tenga en cuenta la siguiente advertencia al ser extaídas borran el archivo NVN, entonces se tienen que generar nuevamente. Tablas de Referencia: Son campos donde se registran datos base para el funcionamiento de la nómina: Variable: Es un campo donde se incluye un valor que puede ser comparado y que interviene en un proceso (si se hablara en términos de Excel seria la celda) Variables Generales de Nomina: Ruta : Sistema de Nomina/Configuración/Parámetros del Sistema/ Variable Generales de Nomina Por esta opción se configuran o se le indican al sistema los Datos que se utilizan en los diferentes procesos de nómina. Variables Generales de Usuario: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Variable General de Usuario Las variables constan de 5 campos Nombre de la variable: Es suministrado por el sistema Descripción de la variable: Es suministrado por el sistema Tipo de Variable: Numérica - Alfanumérica Dato: Se asignan dependiendo de lo que se busque que haga el programa Variables del Concepto: Las variables constan de 6 campos Relación: Me permite restringir el concepto, asociarlo a una agrupación de conceptos para el pago Argumento: Dependiendo de la relación me habilita campos para leer agrupaciones, relaciones laborales, sindicales etc Nombre de la variable: Es suministrada por el sistema Tipo de Variable (Numérica - Alfanumérica Dato: Se asigna dependiendo de lo que se busque que haga el programa Por esta opción se habilitan campos y procesos del sistema. Ej: Hay empresas que manejan anticipos y otras no, el proceso de anticipo se genera por novedades y para que funcione se deben habilitar las variables Mlnv:GenAnticipos Mlnv:Anticipos Liq:Anticipos DATO S Variables del trabajador: Se asignan las variables para disminución para retención Política: Es un programa donde intervienen variables para obtener un resultado La política Lq003 se utiliza para conceptos que manejan valores reportados La política Lq012 se utiliza para que el sistema pague conceptos que son manejados como asociación La política Lq002 se utiliza para calcular horas extras y recargos Los conceptos de Retención, Prestaciones, Seguridad Social, Subsidio de transporte, entre otras ya tienen políticas fijas y estas no se pueden utilizar para conceptos que sean parecidos. Condicionador de Periodo: Es una variable que indica la periodicidad de liquidación de un concepto N_Con_Per, en calendarios de procesos cambiar de debe registrar un * 1.1 CONFIGURACIÓN GENERAL DEL SISTEMA Parámetros generales Variables Generales del Sistema General Ruta : Sistema de Nomina/Configuración/Parámetros del Sistema/ Variable Generales de Nomina Por esta opción se configuran o se le indican al sistema los Datos que se utilizan en los diferentes procesos de nómina. Salario Mínimo Legal:. Salario Mínimo Empresa: Salario Mínimo Convencional: Es el valor del salario mínimo mensual pagado por la Empresa a los empleados de acuerdo a una convención o acuerdo de ambas partes. Clase de Día Normal: Es el código del día el cual se establece como normal para laborar en la Empresa, siempre se debe elegir la opción "Normal". Dependiendo de los días normales para laborar en la empresa, se matriculan en la ventana Clases de Días, los días faltantes. Ejemplo: Si el período semanal de determinada empresa es de Lunes a Viernes, este será el día normal, e ingresamos al sistema los días Sábado, Dominical y Festivo. Conceptos para Disminuir Básico: Es el código de la agrupación de conceptos que disminuyen el Concepto del Básico. Esta agrupación afecta el pago de la nómina si la persona se encuentra en incapacidad o ausencia, porque estas novedades afectan el básico si no se carga esta agrupación y una persona esta en incapacidad el sistema suma los días de salario mas los días de incapacidad Parámetros de Vacaciones: Por clase de empleado (Cuando hay empleados que tienen vacaciones particulares, por ejemplo los directivos a los que se les dan 20 días a diferencia de los demás a lo que les dan 15) Como se debe parametrizar una nómina que maneja días de vacaciones distintos por ejemplo: Al personal de planta, se le cuenta y se le paga como vacaciones el dia Sábado En variables generales se debe parametrizar que el pago de vacaciones es por CLASE DE EMPLEADO -En Tablas de referencia - CLASES DE VACACIONES (Se deben crear dos clases de vacaciones, los que tienen como día hábil el Sábado y los que no) y en la parte Superior Derecha de la Tabla, se deben registrar los días del año que se cuentan como vacaciones. Para asignar a cada trabajador la clase de vacaciones que le corresponde se ingresa por registro de Empleados- Cambiar - Datos de la nómina - Campo Calase de vacaciones (Seleccionar la que le corresponde) Parámetros de Salario Integral: Dividido (SI) Se habilita cuando la empresa paga el salario Integral por dos conceptos separados Dividido (NO) Si la empresa no separa el salario, se debe habilitar esta opción, es importante porque la mala parametrización de este campo es una de las causas por las cuales el sistema calcula mal el 70% de las comisiones en los salarios integrales Definición de Variables Ruta : Sistema de Nomina/Configuración/Parámetros del Sistema/ Variable Generales de Nomina Se matriculan en el sistema determinadas variables generales que no se encuentran en la información anteriormente solicitada y que son indispensables para el manejo de pagos de conceptos, rangos, límites, días para promedios, fechas de inicio y finales de procesos, etc. Variables del Sistema: Estas variables estan definidas del 01 al 12, donde deben ir: Descripción: Es el nombre de la variable a matricular. No debe ser mayor de 15 caracteres. Ej: Tope Subs.Trans. Valor: Es el valor dado a la variable. Ej: 520.200 Condicionadores y Variables de Período: Estos condicionadores y variables de períodos estan definidas del 01 al 10, y que condicionan el sólo los períodos de nómina, donde deben ir: Descripción: Es el nombre cómo se distingue la variable a matricular. No debe ser mayor de 12 caracteres. Ej: Prima Legal Valor: En este caso no se colocan valores, ya que sólo se marca o condiciona en el período de procesos de liquidación por Tablas de Referencia | Calendarios de Procesos | y seleccione el calendario y marque con un astérico (*) la descripicón que deseee condicionar. 1.2 TABLAS DE REFERENCIA Nómina Se designa la periodicidad de la nómina Mensual o Quincenal si el calendario es comercial o juliano, se registra el número de horas por periodo y los días, la política de liquidación es la o_Lqd. El sistema me permite crear mas de una nómina en el caso en que ni empresa maneje por Ej, nomina normal y nomina confidencial Calendarios de procesos Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas e Referencia/Calendarios de Proceso. Por esta opción se ingresan todos los Calendarios de Procesos de Nómina en el sistema, los cuales son utilizados en el momento de la Liquidación Periódica, en la Contabilización, en procesos por Fuera de Nómina, procesos especiales de la Empresa, Liquidaciones Definitivas, etc. Los Calendarios de proceso se definen según la periodicidad de la nómina que maneje la empresa; es decir si la empresa maneja 2 nóminas con diferente periodicidad, Quincenal y Semanal, entonces debo ingresar los periodos de un año para cada una, de lo contrario, si maneja la misma periodicidad para las dos nóminas solo se tendrá que ingresar los periodos de un año. Si desea cambiar los calendarios, de nomina, contable y autoliquidación en forma automática, en el modulo de Asistente de Configuración | Generación | Calendario Anual. Seleccione la nomina a generar. Numeración de Periodos, Esto indica como generara los periodos, si selecciona Anual los genera 01, 02, 03, 04, 05 etc, hasta terminar el año. Si este se elige Mensual por cada mes arranca en 1 es decir 01, 02, 01, 02 etc hasta terminar. Periodo Inicial, Normalmente se empieza en 01. Meses y Periodos Numéricos, Si se activa crea meses y periodos con el cero antepuesto ejemplo; 01,02,03...., Se recomienda activar esta opción. Periodos cerrados, Esta opción sirve para crear los periodos cerrados. En este caso se recomienda no activar esta opción Fechas de Generación, indique la fecha inicial y final del calendario contable, para quincenas, meses, décadas es 1.01.2005 y la final 30.12.2005. Calendario Contable y de Autoliquidación, Si se activa el sistema además creara estos calendarios, recuerde que los calendarios contables y de autoliquidación solo son uno y se debe activar con una periodicidad tipo quincenal, mensual o decadal que arrancan del 1 de enero hasta el 30 de diciembre. NOTA: Los calendarios se deben crear con fecha final del 30 si mi calendario es comercial, de lo contrario el sistema genera errores en el momento de contabilizar, generar Autoliquidaciones, liquidaciones definitivas. Envios: Por esta opción se definen todos y cada uno de los identificadores de los Envíos de los Módulos del sistema. Los envíos se utilizan en cada uno de los módulos para identificar que módulo genera las Novedades de Nómina, esto con el fin de agilizar en el cabo de un mal envío en que módulo se debe hacer la corrección. Bancos Sucursales: Para la parametrizacion del banco, se registran los campos de: Banco: que es un código interno Código ACH: suministrado por el banco, y el proceso de nomina lee de este campo para abonar la nomina y la distribuye de acuerdo a la sucursal indicada en el registro de empleados Relacion Laboral: Esta ventana permite el registro de Relaciones Laborales que la empresa Departamentos: Esta opción permite el registro de los departamentos en los cuales esta dividida la empresa, indicados por el código y descripción del departamento Centro de Costos: Esta ventana permite el registro de el número de Ccostos que maneja la empresa. Los Centros de Costo son la Distribución Contable de la Empresa y de acuerdo a los demás procesos implementados por la Compañía. Formas de Pago: Por esta opción se registran en el sistema las diferentes formas de pago que la empresa utiliza para cancelar o cubrir sus obligaciones, si la empresa abona a un empleado en multiples cuentas, se debe crear este tipo de pago y habilitar la opción multiples cuentas Tablas de Impuesto: Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Tabla de Impuesto. En estas tablas se definen todos aquellos parámetros que dependan de un rango, por Ej. : 1-. Topes de salarios para deducciones de Salud , pensión. 2-. Rangos de porcentajes a aplicar para retención en la fuente. 3-. Escalas salariales para presupuesto. 4- Tablas de rangos de vacaciones si existen conceptos que su pago o deducción dependa de la salida y regreso de vacaciones la tabla para el manejo de estos rangos se registra en la tabla de impuesto Su diligenciamiento básico es determinar un limite inferior un limite superior y un valor o porcentaje a aplicar. Tablas de Antigüedad: Procedimiento - Co2:BrwTAG Ruta: Sistema de Nómina/Configuración/Tablas de Referencia/Tablas de Antigüedad. En esta tabla se registran los rangos para las indemnizaciones , se registran los rangos para el manejo de conceptos que operen dependiendo de la antigüedad de la persona en la Compañía, Ej: primas de antigüedad. Días no hábiles por clase de nómina: Se deben incluir los días sábados, Domingos, Festivos y los días 31, debo especificar el campo donde pregunta si es festivo o no Hay que tener presente que estos días afectan el pago de vacaciones, es decir que si para la empresa el día 31 se cuenta y se paga para vacaciones, todos los días hábiles 31 del año, no se deben incluir en esta tabla. Si el día Sábado es un día hábil para vacaciones entonces los sábados no se deben incluir Si yo registro el día 31 como hábil, no me afecta la liquidación de la nómina, el sistema no me va a generar error y pagar 31 días porque el sistema esta controlado con la parametrización del calendario comercial y la nómina de 30 días Si en mi nómina los días Sábados, Domingos y Festivos se pagan como vacaciones debo habilitar la variable de usuario Tnv:MnjDiaVac Dato S Si no se deben pagar como vacaciones y mi regreso debe ser "el sábado" la variable Tnv:MnjDiaVac debe tener el dato en V 1.3 REGISTRO DE EMPLEADOS Campos Relevantes Datos de la Empresa - Subsidio: En esta pantalla se asocia la Caja de Compensación Familiar al Empleado Nivel: Este campo se habilita se puede utilizar si necesito que un concepto me lo pague a unos trabajadores y a otros no, por Ej: Tengo una empresa donde a determinados pensionados no se les descuenta seguridad Social, como existe la condición de a unos si y a otros no; entonces en el Registro de empleados en el campo nivel creo un nivel y lo relaciono a las persona a las que no les voy a descontar salud. En el concepto creo una variable de Origen con dato N que tenga el argumento NV (NIVEL), En las nóminas este campo no esta habilitado, entonces debo ir a Administración - Estructura Administrativa- Insertar( El sistema por defecto me trae referencia centro de costos debo expandir la flecha y buscar el campo que quiero habilitar) Relación Laboral y Relación Sindical : De este campo leen conceptos que tienen restricción en el pago, como por Ej. el subsidio de transporte, que se le paga a los de Ley 50 y a los de Salario Integral no, si el sistema me paga o descuenta un concepto mal una de las posibles causas puede ser: Dentro de la parametrización del concepto existe la variable N_Pag Dato S y el la relación y el Argumento están ligados a la relación laboral si este dato esta mal asignado en el registro de empleados el sistema me liquida mal el concepto. Jornada: Si tengo empleados que laboren medio tiempo la jornada debe ser parcial y el numero de horas por jornada si es quincenal el 60 y si es mensual es 120, de este campo leen la política de calculo de horas extras si el sistema me paga este concepto en un trabajador medio tiempo uno de los campos a revisar es este Procedimiento: En este campo se asigna al trabajador el procedimiento al que pertenece y el % de retención si es procedimiento 2 . Si el valor de retención no coincide un campo a revisar es este. Estado: En el momento de liquidar definitivamente a un trabajador el sistema de actualiza estos campos. Este campo se puede actualizar por el registro de Empleados o por Módulos de nómina/Proceso Auxiliares/Moderación primera liquidación. Es global si es la primera liquidación que hago después de migrar empleados y corro el primer paralelo y me esta pagando días desde la fecha de ingreso. Variables del trabajador En los campos de disminución de vivienda y educación se registran los valores de deducción; si la nómina es quincenal o mensual el valor que se debe registrar siempre es el del mes completo. Novedades Si requiero inactivar a un trabajador sin hacer la liquidación definitiva y requiero que la autoliquidación me asuma el retiro, ingreso por la opción Novedades selecciono el periodo de Autoliquidación que debo afectar y retiro al empleado, el sistema me trae los campos de retiro y fecha de retiro. Este campo no debe ser manipulado de manera desordenada, es decir si retiro a un empleado por esta opción no debo reingresarlo y retirarlo de manera indiscriminada, porque el sistema me guarda la novedad para seguridad y en el momento de correr Autoliquidación se me pueden presentar errores en los días de liquidación y en las bases. Datos complementarios múltiples retiros o por registro de seguridad social novedades. Estado, Si esta en R el trabajador se encuentra inactivo, para la liquidación de nomina Primera Liquidación: La Primera Liquidación si esta en 1 me liquida los periodos completos si es quincenal o mensual y proporcionales a las fechas de ingreso. Si esta en blanco el sistema me liquida desde la fecha de ingreso del trabajador, lo que quiere decir que si debo pagar el salario de un trabajador que ingreso el mes anterior al que estoy liquidando el trabajador debe estar en Estado en blanco. Datos Complementarios 1.3.1 HISTORIA SALARIAL: En las nóminas que manejan flexible el tipo de salario es Flexible, se debe diligenciar el campo del % de desalarización y el plus y llamar la agrupación matriculada en la plantilla de beneficios En las nóminas de salario normal se selecciona el tipo de nómina normal, cuando se carga el dato del salario primero se diligencia el campo del salario por periodo y el sistema automáticamente carga el valor por hora. Si hay un cambio de salario este se debe hacer insertando el nuevo salario, no cambiando el actual, porque de lo contrario el sistema no guardara el histórico de salario. Si la nomina paga en dólares, el valor que se registra en esta plantilla es en dólares y se activa la opción de otra moneda en el campo moneda se selecciona dólar y la política es la LQH01. 1.3.2 SEGURIDAD SOCIAL: En esta pantalla se deben registrar las entidades de Salud, Pensión, y ARP a las que el trabajador se encuentran afiliado. Traslado entre entidades: Esta novedad debe ser registrada posteriormente a el pago de la prenomina. Procedimiento: Selecciono el periodo de Autoliquidación en que debo registrar la novedad, oprimo e el botón de traslado - Selecciono la fecha a partir de la cual se va a efectuar el traslado. El sistema inmediatamente cabía el registro a la entidad a la que se hace el traslado ej: Se hace el traslado de Famisanar a Coomeva el sistema cambia el registro a Coomeva; es por esta razón que las novedades de traslado e deben hacer después de haber pagado la nómina porque de lo contrario el sistema en la prenomina hace el descuento por cometa y no por famisanar. Si estoy ingresando a un empleado el registro de Seguridad Social debo matricular la entidad no insertar el dato, porque de lo contrario la autoliquidación no me sume el ingreso. Para que en la Autoliquidación me liquide el valor de la UPC Debo ingresar a Registro de Empleados- Datos Complementarios - Seguridad - En el registro de la EPS en el campo de Upc registro el mismo valor que esta matriculado en la Asociación y es el valor que mensualmente aporta el trabajador a la EPS CUESTIONARIO 1. Cuales conceptos se deben incluir en la agrupación que resta al básico (RTBA) y para que se utiliza __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2. Que implicaciones tiene el no diligenciar el campo de Relación Laboral? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. Que Datos son los mas importante y necesarios en el registro del empleado? Diga por lo menos 5 datos. __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4. En la ventana de registro de parámetros del sistema, los parámetros de Vacaciones en que casos se deben manejar por Clase de Nomina o por Empleado? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5. En que ruta se registra el valor del Tope Máximo para la Retención en la Fuente? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6. Para las nominas que maneja HCO como se debe parametrizar el os parámetros del Salario Integral (Marque con una X) a. Dividido (SI) b. Dividido (NO) 7. En que ruta se registra el valor los dos (2) y los veinticinco (25) salarios mínimos . __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 9. En donde se matriculan los envíos a) En tablas de referencia b) Configuración - Parámetros generales - Asignación de envíos c) Variable generales 10. Explique con sus palabras que entiende por Política ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 11. Para que sirven los condicionadores de periodo y como se activan __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 12. Que información se carga en las tablas de impuesto __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 13. Cual es el procedimiento para inactivar a un trabajador sin hacer la liquidación definitiva. ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 14. Porque razón las novedades de traslados de seguridad social se deben grabar después de haber pagado nómina. ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 15. El valor matriculado en las variables del trabajador debe ser a) Mensual b) Quincenal 16. En que estado se debe encontrar una persona que ingresa en el mes anterior y se le debe liquidar el periodo actual y el anterior. a) Blanco b) Estado 1 Preguntas _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Nombre ___________________________ ¿COMO DESACTIVAR TEMPORALMENTE A UN EMPLEDO DE LA NOMINA? 1. Marque el empleado que desea retirar temporalmente, luego oprima el botón: Cambiar; Otra opción seria Marcar el empleado y oprimir el botón: Datos complementarios y busque allí datos del empleado, cualquiera de estas dos opciones lo llevara a la pantalla Registro del empleado. Luego oprima el botón datos del pago. En esta pantalla encontrara en la parte inferior derecha el Estado del empleado dentro de la nomina. Para activarlo temporalmente de la nomina Oprima los Botones CTR+F10 y en la pantalla posterior oprima YES; Ubíquese en el recuadro Estado y digite "R", Para indicar que el empleado esta retirado temporalmente de la nomina. Luego se hace el proceso normal de retiro de empleados por la opción de Novedades el empleado marcado. Para ingresarlo nuevamente a la nomina, siga el proceso anterior y en la opción Estado, dejar el recuadro en blanco. ¿COMO SE RETIRA UN EMPLEADO DE LA NOMINA QUE ESTA MAL MATRICULADO? Este caso solo debe ser utilizado con un empleado que no se le ha realizado ningún proceso de nomina, en caso de ser registrado y no haberlo ingresado realmente a su empresa. Para efectuar dicha operación realice los siguientes pasos: Ingrese por el modulo de Procesos Auxiliares/Depuraciones/De Empleados Seleccione el numero de identificación con el que quedo registrado en la nomina Luego oprima el botón: Depurar Al realizar esta operación, el empleado queda borrado de la base de datos y no hay forma de recuperar ninguno de ellos. MÓDULOS: Configuración General del Sistema - Tablas de Referencia - Registro de empleados - Historia Salarial - Matricula de Seguridad Social Fecha: Miércoles 12/01/05 Jornada: Mañana (X) Tarde (X) Lugar: Sede Human Capital Hora de Inicio: 7:00 a.m. y 4:00 p.m. Hora Finalización: 9:00 a.m. y 6:00 p.m. Próxima Capacitación: 13/01/05